日本時間2023年10月3日からデフォルトになった新しい管理者インサイト。（製品アップデート情報）
今回の変更点で、Boxの管理者が知っておいた方が良いと感じた変更点をまとめてみました。
〇管理者インサイトとは
管理者インサイトとは、組織におけるBoxの使用状況や展開に関するデータを 一ケ所で確認出来る管理者用ダッシュボードです。管理コンソールを開くと左の一番上に「インサイト」と書かれているやつですね。
Bussinessプラン以上において、管理者 または [新規レポートの実行および既存レポートへのアクセスを行う] 権限 が有効になっている共同管理者 が使用可能です。
効果的に活用することで、管理業務の効率化に役立ちます。
〇何が変わったか
今回の変更点で私が特に使えそうだと思った変更について紹介します。
外観のカスタマイズ機能
管理者インサイトは、「グラフ」と「カード」というパーツから構成されています。
これらのパーツの表示／非表示、位置の設定を自由に変更できるようになりました。
右上の設定ボタン（歯車マーク）から設定可能です。
また、各パーツの右上にマウスを持っていくとカードを掴むことが出来、ドラッグ＆ドロップでカードの順序を入れ替えることが出来るようになっています。
ちょっとした変更ですが、自分流にカスタマイズすることで、繰り返し作業の効率的化に役立つ のではないでしょうか。
オープンリンクの確認と、所有者への一括通知機能
皆さんは、自社のテナントから発行されている共有リンクがどのような状態にあるか、一目で把握したいと思ったことはありませんか？
今回新しく追加された「共有リンク」グラフは、以下の２つの情報を表示してくれます。
- アクセスレベル毎にファイルの個数を表示
- 有効期限を迎えるファイルの共有リンク
注意：うっかりフィルタがかかったままになっていると、想定した情報が表示されてないケースがあるので、グラフの右上「フィルタ」から、右ペインに表示される内容を確認しておくと良いでしょう。
このグラフ、フィルタをある程度絞り込んで一覧を表示すると右下に出て来る「所有者に通知」というリンクから、ファイルの所有者に対して通知メールの自動送信が出来るんです。
これって、
公開リンクを持っている所有者に対して、リンクの棚卸を要求 したり、
有効期限の近い共有リンクの所有者に、その旨をお知らせ する
っていうような用途にべんりですよね。
通知機能が少し分かりにくいところにあるので、具体的な手順の一例をまとめてみました。
送付される通知のサンプル：
その他の新機能
これ以外にも、今回のアップデートで追加されたタイルを以下に紹介します。詳細は関連のリンク先を参照してください。
補足：レポートをダウンロードの機能
例えば共有リンクのファイル一覧のURLにアクセスしたい場合など、各グラフの詳細データへアクセスしたいケースってありますよね。
そんな時は、各グラフ／カードのパネル右上にある「レポートをダウンロード」ボタンからレポートの出力が可能です。
これは、通常のレポート機能を呼び出すイメージになっていて、レポートの保存先は "すべてのファイル > Box Reports > Box Insights" です。
実際にレポートが出力されるまでに少し時間が必要なので、実行ステータスを確認したい方は、管理コンソールの「レポート」－「レポートステータス」タブから確認してください。