証明書発行の自動化システムをSharePointなどを用いて作ったときの話。申請受付、精査中、完了というように業務のステータスごとにビュー(リストの表示形式)を分けて、担当者がそれぞれのステータスの案件を確認できるようにした。
何に困ったのか
ここで地味にハマったのがビューの並び順。SharePointはビューの一覧をデフォルトで五十音順、というかテキストのソート順に並べる。業務フローの順番とビュー名の文字コード順が一致するとは限らないので、担当者が画面を開くたびに「あれ、次はどのビューを見ればいいんだっけ」となっていた。
やったことは単純で、ビュー名の先頭に数字をつけただけ。
1_申請受付
2_受理後
3_決裁待ち
4_完了
これだけで、ビューの切り替えメニューが業務フローの順番そのままに並ぶようになった。数字だけだと味気ないので、アンダースコアで区切って本来のビュー名を続けている。
ビュー名の変更方法
やり方はシンプル。対象のリストやライブラリを開き、画面右上のビュー切り替えのドロップダウンから該当ビューを選び、「現在の表示を編集」でビュー名を書き換えるだけ。既存のビューをそのままリネームできるので、フィルターや列の設定をやり直す必要はない。
桁数はどうするか
自分が作ったシステムは4ステータスで完結したので、1から4までの数字で足りた。ただ、これが10個以上のビューになる場合は要注意。文字列としてソートされるので、"10" が "2" より前に来てしまう可能性がある。心配な場合は 01、02 のようにゼロ埋めしておいた方が安全だと思う。正直このパターンは自分では試していないので、10以上のビューを作る人は一度確認してから運用に乗せてほしい。
見た目は多少犠牲になる
数字がそのままビュー名として表示されるので、ドロップダウンには「1_申請受付」のような表記がそのまま並ぶ。見栄えを気にする人からするとちょっと無骨に見えるかもしれない。ただ、社内向けの業務システムであれば、担当者が迷わず次のアクションに進めることの方が優先度は高いはず。実用性を取った、という判断です。
こんな人に刺さると思う
社内でSharePointを使って申請フローや承認フローを組んでいる人、いわゆる社内DXやシチズンデベロッパー的な立ち位置で業務システムを作っている人には、地味に効く小技だと思う。ビューの並び順ひとつで、使う人のストレスは結構変わる。
こういう小さいポイントを入れるか入れないかで、使用者の顔色も変わるものだったりする。知らんけど。