#バックオフィス特命係（本職は情シス）の悩み。
定期的に社員が集まる会議・イベントを開催する際に、いつも課題になるのが「社員の出欠管理」です。
今まではメールで出欠に対して回答してもらっていたんですが、いかんせん社員が200名を超えてきて、メールを集計するのに限界をきたしてました。
そこで新たに集計しやすい方法としてOffice365の機能の1つである「Microsoft Forms」というアンケートツールを利用してみたので良かった点や苦労した点をシェアします。
#出欠管理の要件
- 回答者情報：名前、メールアドレスなど社員が特定できる
- いくつかの選択肢から選択させる（参加する、途中参加する、不参加）
- 選択肢によって追加質問事項が変更（参加する→どのコースに参加？/不参加→不参加理由）
- 変更管理できる：参加→不参加になった場合などの連絡管理
#実際に運用してみてのTips
##1.回答者情報
これはOffice365ユーザーであれば、Formsの機能として、自動的に回答者の情報・回答時間を取得できるので、わざわざ名前を記入させないで一覧作成が可能で楽になった
また、Excelに回答がどんどんレコードとしてたまるので、一覧化する手間も少ない。
##2.いくつかの選択肢から選択させる
アンケートの基本機能としてラジオボタンやチェックボックスでの回答が可能なので集計の手間は楽
##3.選択肢によって追加質問事項が変更
質問の回答に対して、次の質問をどこするのか分岐設定できるので、ある程度の柔軟性は可能。
ただし、1質問に対して遷移先が1つしか選択できないので、複雑なルートの設計はできない。
##4.変更管理できる
ここはFormsでは管理できないので、1回アンケート回答後の変更は個別にメールで受けていた。
ただ、どこを変更したかが管理しにくく、参加メンバーに対して席割などが決まった後に再度調整が入って大変だった
#まとめ
簡単な出欠管理であればFormsで管理は可能だが、変更が多く発生するような場合は他の仕組みを考えたほうが良いだろう。
誰かもっとよい社内イベントの出欠管理ツールのご紹介をお待ちしています。