Teamsの展開は悩みどころ。活用の面は置いといて、管理面でも悩みは尽きない。Teamsの作成を「ガチガチに管理するぞ」ということで申請式にしている組織もあるし、「どんどん活用してね」ってことで自由に作っていいよという組織と、どっちもあると思う。どちらを選ぶかは組織の考え方次第。私は自由に作って、どんどん活用すればいいと思う。
ただ、自由に作っていいよ式だと、困ることが2つある。
１つは、エイリアス。「部署名そのままのチーム名で作ったら、メールの宛先に配布リストと全く同じで困った」とか「一般名詞のエイリアスをTeamsにとられちゃって配布リストに使えなくなった」とかが起こってしまう。
その対策として、接頭辞をつけるルールを強制するのは結構有効。命名規則を強制するようにすれば、表示名にもエイリアスにも強制されるのでTeamsだと一目でわかるようになり、この問題は解消される。というのでMicrosoft Teamsの命名規則、と以前まとめてみた。
もう1つは、使わなくなったTeamsの扱い。作るのはみんな作ってくれるけど、削除なんてなかなかしてくれないし、それこそメンバーから離脱して放置とかも想像できてしまう。
とそんなことを考えて、外部のソリューションしかないかな、と思ってたらこんな気になる投稿が。
たしか一定期間経つと自動的に削除する機能あったような気がするので、特定の数チーム意外はそれを使う代わりに自由に作るのを検討してみてはと思うんですよねー折衷案で消されたくないチームだけ申請制にするとか。
— 目代昌幸 O365 MVP (@mokudai) July 18, 2019
sharepointのサイトやexchangeの配布グループの昔からの議題ですがw
「有効期限を強制する」方法がある！？
そんな方法があるならぜひ使いたい、ということで調べてみたらありました。
Office 365 グループの有効期限ポリシーの構成
https://docs.microsoft.com/ja-jp/azure/active-directory/users-groups-roles/groups-lifecycle#set-group-expiration
というわけで、早速使ってみました。
有効期限ポリシーを設定する
365管理センターではなく、AzureADからGUIで設定できる。
Azure Active Directory→グループ→有効期限から設定できる。
設定しておくと、少し前にチームの所有者に通知され、延長操作すれば延長されるが、放置したら削除される。素敵。
有効期間は、180日か、365日か、カスタム。カスタムの場合は30日以上。
所有者がいないチームの場合の宛先は設定しないとダメっぽい。
対象のチームは、「全てのチーム」「選択したチームだけ」「設定しない」を選べる。
とりあえずは365日で、すべてのチームで試してみる。これでちゃんとユーザーが管理してくれる。削除されても一定期間は復元できるので、オンにするのがおススメ。
名前付けポリシーを設定する
以前は、名前付けポリシーはPowerShellで設定してたけど、GUIでいけるようになっていた。
Azure Active Directory→グループ→名前付けポリシーから設定できる。
プレフィックス、サフィックス、禁止用語もここで設定できる。
プレフィックスはAADの属性からも設定できて、複数を組み合わせることも可能。
接頭辞にTeamsと付けるだけでも区別がつくようになります。あと、管理者が作成する場合は命名規則が適用されないので、それはそれで注意が必要。
まとめ
Teamsは、自由に作れてこそ浸透も活用も進むと思う。この2つだけでユーザーの自由度も、管理の手間も減る。おすすめです。
公式資料に、あれこれまとまってました。こちらもおススメです。
Microsoft Teams 導入ご参考資料
http://download.microsoft.com/download/1/8/1/1817774E-8A90-4D3F-99D4-9DC892356C8F/Microsoft_Teams_DLC.pdf