はじめに
論争の絶えない「ネ申エクセル」「Excel方眼紙」ですが、
色々検討してやっぱり「Excel方眼紙」でマニュアルを作ろうと思いました。
※これは全て「Relax Tools Addin」があったおかげです。
本投稿では詳細な「Relax Tools Addin」の操作を記載していませんが、
ネット上には多くの操作紹介があるのでそちらを参照してください。
「エクセル」＋「Relax Tools Addin」でマニュアルを作る利点
【前提条件】
全ては「Relax Tools Addin」がインストールされていないと始まりません。
「Relax Tools Addin」がないとマニュアル雛形の整地がしにくく、
あっという間に「ネ申エクセル否定派」に潰されてしまいます。。
（１）一般企業の事務作業で標準的な「Microsoft Excel」で
レイアウトを考慮したマニュアル作成ができる。
（２）「Microsoft Excel」の「シート」で「章分け」ができる。
章の差し込みも容易にできる。
（３）「Microsoft Excel」だけではできない「目次」や「章番号」も
「Relax Tools Addin」によって楽々実現できる。
それ以外のアプリやツールを使うことの弊害と思われること
「Microsoft Word」「Microsoft PowerPoint」もっと専門的には「Adobe Photoshop」「Adobe XD」などを使ってマニュアルを作成する手段はありますが、
それらはやはり編集の自由度や専門性から難があると思うのです。
さらには「MarkDown」「LaTeX」などを利用する方法も考えられていますが、
さらに専門性が増し、システム化も必要となってしまい、
会社の全ての部門で簡単にマニュアルを作るツールとしては即応性がいまいちだなと思っていました。
【実践】「エクセル」＋「Relax Tools Addin」でマニュアルを作る
1.エクセルに「Relax Tools Addin」をインストールする。
「Relax Tools Addin」
https://software.opensquare.net/relaxtools/
・これはマニュアル作成に従事する全ての人員にやっていただく必要があります。
しかし、無料のツールです！
2.マニュアルの「テンプレート」を作る。
※A4縦のレイアウトを想定して作っています。
・[Relax Word]-[Excel方眼紙]で全てのセルを方眼紙化する。
・「B列」を「章番号」のセルとして定める。
[Relax Word]-[段落番号追加(+)]や[右インデント(→)]を使うことで自動的に採番できます。
※変に採番されても[Relax Word]の採番ルールに沿って手書き修正もできます。
・「章」「項」「本文」の文字バランスを決める。
※私はエクセルが文字サイズにより勝手にセルを広げてしまうのを避けるために
次のルールを決めました。
最初の章：16ポイント、メイリオ、2行を結合。
次の項： 14ポイント、メイリオ
本文： 11ポイント以下、メイリオ、文字の折り返しには[フィル]-[文字の割付]を
使う。
※あるいはオートシェイプ（枠なし）を使うこと、
と割り切っても良いかもしれません。
・「シート」の「ページレイアウト」は「横：1ページ」「縦：自動」にしておき、
「印刷」は「拡大縮小なし」にして、無理に文章や図表を詰め込まないようにする。
※試しに何文字か書いて[表示]-[改ページプレビュー]で実際の改ページ枠も確認しておくと良いです。
3.「章の執筆」は「テンプレート」の「シートをコピー」し、図表作成はエクセルを使わない。
図表作成はエクセルを使わない。←重要なのはこれです。
このテンプレート化したエクセル上で図表を作ると、せっかくの方眼紙がやがて崩れてしまうのです。
差し込み修正も容易ではありません。
図表作成はどうするかと言うと、
[挿入]-[オブジェクト]で[Microsoft Word文章]を選択し、そのWordオブジェクトの中で図表を作成します。
１ページ以上にわたる図表はこのWordオブジェクトで１ページごとに作成しグループ化して揃えます。
章ごとでシート内の改ページを使ってもいいですし、改めて新しいシートにテンプレートをコピーして続きを書いても良いです。
4.[Relax Word]-[目次の作成]で目次ページに目次を自動生成させる。
・[Relax Word]の採番ルールで、各対象シートに章番号、項番号を生成していればこのように目次も自動生成できます。
・生成後の目次は普通にエクセルの操作で編集ができますので、重複したページ番号などを修正します。
5.先頭に表紙「シート」を作って、マニュアル完成！
以上です。