この記事はSchoo Advent Calender2024の24日目の記事です！
こんにちは！
Schoo新卒エンジニアのたま(@himari_karesaki)です！
今回はSchooのエンジニア組織の勉強会をバージョンアップさせるために頑張ったことと第一回を開催してみた振り返りについて紹介しようと思います！
前提
- 勉強会運営メンバー：（自分を含め）合計3人
- 勉強会参加予定総数：37名
勉強会を盛り上げたい!
Schooでは以前から社内のエンジニア組織内で勉強会が実施されていました。
しかし、時間の経過などによって、運営当初の目的が曖昧になったり、メンバーの勉強会に対するモチベーションが維持できなかったりする課題がありました。
そこで、勉強会を盛り上げるためにも、改めて勉強会の目的やよりSchooにあった効果的な方法について考えるチームを組んで、バージョンアップした勉強会を企画・運営することになりました。
Schooにおける学び合いの文化の必要性
Schooは 「学び」を通じて社会を変革すること を目指しています。
そんな会社のエンジニアの組織だからこそ、より一人一人の「学び」がより促進され、チームを超えたエンジニア同士の学び合いの文化の醸成が不可欠でした。
※ 株式会社Schooについては以下をご覧ください!
そこで、Schooらしいバージョンアップした勉強会では何を大切にしたいのかについて運営メンバーで議論を重ね、大切にすることを以下のように定義しました。
勉強会で大切にしたいこと
- 「学び合い」の雰囲気の醸成のために、参加するメンバーの誰にでも発言の機会(チャンス)がある場であること
- 「学び合う」ことで、普段関わりのないチームのメンバーと質問や感想を通じて相互にコミュニケーションを取れる場であること
- 実務におけるノウハウを定期的に共有する場を設けることで、それぞれのチームやメンバーが持つ実務におけるノウハウの蓄積が、チームにとらわれずできる場であること
- 勉強会における発表や出席自体が負担にならず、興味を持って意欲的に参加できる会であること
- チームを超えたエンジニア組織全員で学び合う雰囲気を作るために、できるだけ多くの人に参加してもらうこと
では、これらの大切にすることは、すんなり決められたのでしょうか？
いいえ、そんなことはありませんでした。
たくさんチームで議論し、勉強会どのように開催するのが最適なのか苦労して模索しました。
【紆余曲折】実はそんなに簡単じゃなかった！
以下では、勉強会が実施される前に直面したいくつかの課題と最終的にどういう方法でバージョンアップするのが最適なのかに至った過程について書いていこうと思います。
課題①目的が曖昧で次のアクションが決められない
勉強会をバージョンアップしようとした当初、勉強会の目的が曖昧になっていたため、何をすればより良い勉強会になるのかわかりませんでした。
そこで、運営チームではまず初めに勉強会の目的の部分から話し合うことになりました。
その結果、
「エンジニア組織全体チームを超えた学び合いの文化を作りたい！」
という部分が運営メンバーで一致し、勉強会の目的を「社内のエンジニア組織のもれなく全員に対して学び合いの文化を醸成していく」ことだという結論に至りました。
この目的が決まったことで、社内のエンジニア全員が関われる形態にすることにこだわる開催形式や、名称を「ナレッジ共有会※」に変更するなど、勉強会を作る具体のアクションをメンバーで練ることができ、目的のすり合わせは大切だな、と感じました。
※「ナレッジ(業務のナレッジ)を共有(双方向で学び合う)する会」であるという会の趣旨が分かりやすいように、「ナレッジ共有会」という名称に変更することになりました(以後、勉強会を「ナレッジ共有会」と呼ぶことにします)。
目的を決めて、達成する手段を考える
課題②「負担感」が出ないようにしたい？
上記でエンジニア組織全員に対して参加を呼びかける一方で、発表の依頼形式を個人にするか、チームにするかで運営チームで議論になりました。
その中の最も大きな視点として、発表の「負担感」をいかに減らすか、というものがありました。
エンジニアメンバーの中には、発表に抵抗感がある人も一定数いるため、そのような人にとっても参加しやすい環境にするためにどのような工夫ができるかがナレッジ共有会を成功させるために不可欠だと考えたためです。
話し合いの結果、以下の点から「チームに発表の順番を割り当てる」ことと発表の時間を以前より短縮することで一定負担感を減らせるのではないかという結論に至りました。
- チームに割り当てることで、チームでの話し合いが促進され、発表の内容を一人で考える負担が減る
- チームで発表者を決めることができるため、発表に抵抗感のある人が初めは他の人の様子も見ながら参加することができる
- 発表の時間を30分から10分に変更することで、発表の準備に対するハードルを下げることができる
色々な人が参加しやすい会にしたい！
課題③どう巻き込むべきか👀
ナレッジ共有会に参加してもらう予定のメンバーには、いろんな立場や考えを持つ人など様々な人がいます。
その人たちをどう巻き込んでいくのか、ちゃんと巻き込むことができるのか課題でした。
運営チームで話し合いながら、どのように進めるとより巻き込んでいけるのか以下の点を工夫しながら進めることになりました。
- リマインドや頭出しをこまめに行うこと
- できるだけ分かりやすいナレッジ共有会に関するドキュメントを作成して、参加者の負荷を下げること
- アンケートでネタを集めて、ネタ探しで困ることがないようにすること
- ナレッジ共有会でファシリテーションをすることでよりナレッジ共有会内でのコミュニケーションを活発化させること
思わず参加したくなるコミュニケーションを。
【結果】第1回ナレッジ共有会開催後レポート
- 発表者
- 3名
- 発表内容
- コードレビューで意識しているところ
- クリップ機能※のシステム仕様について
- 開発ガイドラインを作っている話
- 参加者数
- 34名
- 発言者数
- 9名
※Schooでは、アーカイブ授業でユーザーが授業中に「クリップボタン」を押すとその時間が保存される機能を最近リリースしました
ナレッジ共有会で大切にしたいことは達成できたのか？
- 参加するメンバーの誰にでも発言の機会(チャンス)がある場であったか
-
チャット欄にコメントを寄せてくださった方を優先に、ファシリがどんどん発言してもらえる人を当てて発言してもらうことができた -
100%ファシリからではなく、手上げで発言できる余裕をもう少し作る必要がある
-
- 普段関わりのないチームのメンバーと質問や感想を通じて相互にコミュニケーションを取れる場であったか
-
ファシリで、主に発表者と異なるチームのメンバーからの質問を促すように心がけていたため、普段関わりのないチームのメンバーがコミュニケーションをとるきっかけを作ることができた
-
- それぞれのチームやメンバーが持つ実務におけるノウハウの蓄積がチームにとらわれずできる場であったか
-
元々チーム外に共有する機会のなかった(チーム内に閉じていた)ドキュメントをチーム外のメンバーに共有する機会を得ることで、他のチームのメンバーが知る由もなかった知識を知ることができる場になった
-
- 発表や出席自体が負担にならず、興味を持って意欲的に参加できる会であったか
-
「ああいう場があっても良いよね」という声をいただき、やり方の大筋は間違えていなさそうだと思った
-
負担にならない程度のアンケートをとって、改善に活かすことができるようにする必要がある
-
- エンジニア組織全員で学び合う雰囲気を作るために、できるだけ多くの人に参加してもらうことができたか
-
30名を超える参加を促すことができた
-
Appendix：（個人的）第1回「ナレッジ共有会」の振り返り
<< 良かったこと >>
- ファシリがあえて同じチームのメンバー以外のメンバーに感想や質問をもらううように促したことで、普段関わりのない人たち同士の相互コミュニケーションが生まれた
- →チーム以外の人と参加する勉強会がもたらす潤滑剤のような取り組みへの可能性を感じた
- 普段関わりのないチームのメンバーの発表を聞いて、自分の業務に活かせそうなところを見つけることができた
- 運営をしてみて、大勢の人を巻き込んで何かをやるときに相手が気持ちよく巻き込まれるためのコミュニケーションを意識することができた
- 手順書を作成し、これから誰がやっても同じようにナレッジ共有会を続けられる工夫をすることができた
<< 改善の余地があると感じたこと >>
- 10分で発表と質疑応答をやってもらうのは事前に想定していたよりもかなり時間的余裕が少なかった
→1人の持ち時間を15分にするなど発表の様子を見ながら改善する必要があると感じた - アンケートをとり、運営の継続的な改善に繋げられるようにした方が良いのかもしれないと感じた(ただ、参加者の手間にならないような工夫が必要)
終わりに
プロジェクトを進める上で、チームのメンバーはもとより、新しい施策を人を巻き込んで行うことの大変さを知ることができました。
また、Schooのエンジニアが学びを通した新たなつながりを意識することで、より良い未来のサービスへ繋がっていくのではないかと感じました
これからも引き続き、「学び合いの文化」の醸成のためにナレッジ共有会の運営に取り組んでいきます！
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！
Schooでは一緒に働く仲間を募集しています！