１年間タスク管理を続けてきて感じたこと

今回は個人的にタスク管理を１年間意識して続けてきて良かった点をまとめます！

2024年の4月から社会人２年目になるにあたって、
タスク管理のスキルアップ向上を目標の１つに掲げて、

・ToDo管理
・タスクの優先順位

の2点を意識して取り組んできました。

１年間タスク管理を続けてきて良かったことは、

・業務の効率が上がった
・いつまでに何をやればいいか明確になった
・タスクの優先順位がはっきりした
・自分ですべきタスクと他のメンバーに依頼する内容を整理できた
・タスクの抜け漏れがなくなった
・突発的なタスクにも柔軟に対応できた

などたくさんありました！

具体的にどのようなタスクの管理をしてきたか、
簡単に２つのことを記述していきます！

1.タスク整理

まずタスクの整理については、
私はobsibianの表機能を活用していました

以下のような項目を持った表を作成して、管理していました。
obsibinの表機能は簡単に並び替えができるので便利です！

タスク整理するうえで意識した点は、

1.「タスクが発生したらすぐこの表に追加する」
2.「取り組むべきタスク順に並び替えをする」

ことです。

1を徹底することでタスク漏れを防ぐことができます。
やるべきことあった気がするけど何だったっけ？という現象を無くすことができました！

2に関しては、次の「デイリー作業スケジュール」に繋がるので後述します。

また、タスク整理するうえで、大きいタスクだと、
細かいタスクに分解して記載することも意識していました。

例えば、エラー対応だと、

・エラー対応
→　原因調査
→　原因整理
→　対応
→　レビュー依頼

のような分け方です。

続いては「いつ、なにをするか」を明確にする作業です。

とにかく1で作成したタスク表をもとにして、何時にどのタスクをするかを立てていきます。

ここで大切なのは、とにかく一旦決めることです。

時間を区切ることで、淡々と仕事を進めるのではなく、
その時間までに終わらせようという意識でタスクを進めることができます。

また、
タスクに手を付ける前に、
その日中にどこまでタスクを進めることができそうか目途が立つことと、
毎日継続してスケジュールを作成することで作業工数を見積もる力がつくなどのメリットも！

ただし、仕事をしていると、急遽緊急のタスクが発生する場合もあります。
そういう場合でも、1のタスク表に追加して、優先度を考慮して、都度2のスケジュールを修正する
という流れで解決していきます。

あと1つ、スケジュール作成をするうえで意識したことは、
よく言われる「緊急度が低いけど、重要度の高いタスク」
をタスク表に置いたままにはしないということです。

タスク表だけを作った状態だと、期限の近いタスクを淡々とこなしていくことが多いため、
永遠に後回しになることが多いように感じます。

そこで、そのようなタスクもスケジュールに組み込むことで、
タスク表に置いたままにすることなく時間を確保できました！

この１年間タスク管理を意識的に続けてきて、
複数のタスクを並行して進める場合にも冷静にどのタスクに取り組むべきかが
整理されて、効率よく対応することができるようになりました！

今まではタスクを複数抱えている場合だと、やることが多いというストレスから
タスクを進めることに100%の意識を注ぐことができていなかったように感じます。

実際に手を動かして見ればすぐに終わるケースも多いですし、
とにかく頭をすっきりした状態で何事も取り組むことが大切だと思います！

自分のタスクだけでなく、プロジェクト全体として何を優先すべきかを
考えながらより良い選択をしていけるように今後も励んでいきます。

最後まで読んでいただきありがとうございました！