心当たりありませんか？🐥
- 会議が長い
- まとまらない
- 結論が出ない
- 脱線する
- 意見が出ない
- 本音で話せない
- 雰囲気が悪い
- 目的が不明瞭
- 発言者が偏っている
- ネガティブな発言、否定的な意見が多い
- 事前の準備が不足している
- 無関心な人がいる
- 内職をしている人がいる
- やたらと白熱し過ぎて建設的な議論ではない
- 結論に納得感がない
- 結論がやたらとひっくり返る
「良いMTGを設計し、上手にファシリテーションを実践することで、生産性の高いMTGを実現することが出来る」というのが本時事の趣旨です。
ファシリテーションとは？🦉
人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。 集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働き。
- 外面的なプロセス
- 段取り、進行、プログラムといった、活動の目的を達成するための外面的なプロセス
- 内面的なプロセス
- メンバー1人ひとりの頭や心の中にあるプロセス
- ex)
- 考え方や筋道などの思考的なプロセス
- 感情の動きやメンバー同士の関係性などの心理的なプロセス
- メンバー1人ひとりの頭や心の中にあるプロセス
思考力とコミュニケーション力を組み合わせて、相手の発言を聞くだけではなく、
- 相手をしっかり観察し
- その発言を広げたり
- 掘り下げげたり
- 他の参加者に投げかけたり
などなどしながら議論の流れを作っていく。
MTGの設定からファシリテーションは始まっている🐔
よいMTGを実現するには、事前準備が非常に大切。
事前準備がMTGの成果の8割を占める。
MTGの「Why、What、How」を整理する🚵♀️
- 目的とゴール設定を明確にする（Why）
- アジェンダを作成する（What）
- アジェンダごとのミーティングの進め方を想定する（How）
Why、What、Howの順だと整理しやすい。
参加者を決める🧗♂️
- マスト
- アイデアを出せる人
- 意思決定できる人
- 理想は4~6名
- 人が多いほど、論点や関心どころが飛んだり複雑に絡み合って、整理が困難になる
- 迷ったら呼ばない。あとで議事録を共有
事前にできることは事前に済ませておく🏊🏻♀️
- 事前に詳しい人に調査してもらう
- 事前に全員に意見を書いておいてもらう
- 事前に全員に資料を読んでおいてもらう
→時間確保が難しい参加者もいるので、MTG開始時にその時間を設けても良い
こころがまえ🦄
準備ができたらMTGに臨む。
ただその前に、心構えを把握しておこう。
- １歩引いて全体を見る
- ファシリテーターは基本的に議論には参加しない
- 「全く自分の意見を出してはいけない」ということでは無いが、そのことに固執しない
- 意見を言う場合は、最終的な合意の際に意図的に自分の意見に寄せないように注意する
- 中立の立場
- 多数派・少数派の意見のどちらにも耳を傾け、議論を深めつつまとめ上げる
- 態度ではなく関心に焦点を当てること
大まかな流れ🦎
- 場を作る
- 全体設計を共有する
- 「拡散」；受け止め、引き出す
- 「収束」；かみ合わせ、整理する
- まとめて、分かち合う
- クロージング
- MTG後
1. 場をつくる🐟
アイスブレイク🪂
いきなり本題に入る前にアイスブレイクを挟む方が、参加者の発言が多くなるという研究がある。
- ex)
- 他己紹介
- 最近あった良かったこと
- 後出しジャンケン
心理的安全性の確保🏇
参加者が本音で発言できるようにする。
- ex)
- 「失敗は個人の課題ではなくチームの課題」と宣言する
- 発言内容と評価は関連がないと伝える
- 言いづらい内容の場合は、匿名で意見を出せるシステムを活用する
- ex)
- Slack代弁Bot
- miroでGestログイン
- Googleフォームで匿名アンケート
2. 全体設計を共有する🦘
事前に整理した内容を共有🏌️♂️
- 課題の共有
- アジェンダ
- 時間配分
- 必要に応じて休憩を挟む
- 終了条件
共同意欲の醸成🤺
- タイムキーパーを決める
- 議事録は全員で書く
３.「拡散」；受け止め、引き出す🐏
できるだけたくさんの意見や考えを出し合い、理解と共感を深めながらアイデアを広げて発散させる。
時間を節約したい場合は、付箋などで一斉に意見を出してもらう。
議題と順序⛹🏼♂️
いきなり解決策を話してもまとまらない。
参加者の認識を合わせてスコープを絞った上で意見を集めていく。
- 現状整理
- あるべき姿
- 原因
- 解決策
意識すること🤸♂️
- 発言者の心の底にある本当の思いを引き出す
- 傾聴、応答、観察、質問
- 「話の脱線」や「論点とのズレの発生」に注意
- 本筋からずれてきた場合は、目的を皆で再確認したりなど、適宜軌道修正する
- 発言者が偏らないようにする
- 声が大きい人の引力に意識する
- 一番理解度の低いであろう参加者に話を振る
- 話が分かりにくい場合は都度整理する
- 「この人はいい発言をしているけれど、分かりづらい」というケースは珍しくない
- 「そもそも」という言葉を使うとき、隠れた真意がある可能性がある
4. 「収束」；かみ合わせ、整理する🦫
タイミングを見計らい、次のフェーズへ移行する。
グルーピング、マッピングなどを駆使して個々の意見を分かりやすく整理して、しっかりとかみ合わせていく。
そして議論のテーマと照らし合わせて、議論すべき論点を絞り込む。
具体的なフレームワークなどについてはここでは省略する。
「ビジネスフレームワーク」「思考 整理」等で検索すると色々出ていくるので、様々な手法をケースバイケースで使い分ける。
5. まとめて、分かち合う🌵
結論の方向性が絞れたら、何を基準にして最適な選択肢を選ぶのか、異なる意見をどうやって融合させるのか、決め方を決める。
意思決定手段を決める🏋️
意思決定手段は、以下の手法がある。
- 最終決定者を決めて、その人に委ねる
- 多数決
- その場合は少数派の違和感をきちんと傾聴すること
- 判断基準を決める
ベストはない。課題によって使い分けること。
意見の対立について🤼♂️
意見の対立は避けて通れない。
コンフリクトマネジメントのスキルを用いて適切に対処する。
- 態度ではなく関心に焦点を当てる
- 推察を相手と共有して、認識齟齬を確認する
- 理解を深め、対立と防御反応を減らす
- 全員が各々の正義に従い誠実に取り組んでいると仮定した場合、意見の食い違いは「認識齟齬・ゴールについての解釈の違い」に起因する傾向にある
- 個々の参加者の部分最適に陥らないように意識する
- 議論が紛糾したら、休憩を挟むことを検討しても良い
6. クロージング🍄
- 決定事項を確認
- ネクストアクションを確定する
- MTG自体の振り返り
- その場にいた人からフィードバックをもらう
- 「この議論が充実してたかどうかを5点満点で採点してください」など
7. MTG後🐧
- 議事録整理
- 参加しなかった人が、何を話してどのような結論になったのか後で把握しやすくするために、議事録を整理する
- ネクストアクションで担当者が決まったタスクについて、次のMTGまでに実践されているかどうかを把握する
- MTGの進め方に問題がなかったか振り返り、改善を重ねる
参考文献🪐
素晴らしい資料をありがとうございます🌈