小学校PTAでITコンサルをやってみた

初めに

この記事は何？

小学校の PTA の役員として、PTA 業務の一部をデジタル化（プチDX化）した事例です。

地域のITコンサルの一環として、参考になれば幸いです。

黎明期

PTA 内の問題点をヒアリング

PTA メンバーより

• データをUSBで管理している　＝＞紛失が怖い。。
• 配布する書類が多い　＝＞印刷業務が大変だ！

私

• じゃあ Google ドライブで管理して、配布も電子媒体で送信しよう！

1年後

普及活動から1年が経過したが
ほぼ普及しなかった。

検討

聞き込み調査

なぜ普及しなかったのか？ をヒアリング。

PTA メンバーからの意見

• そもそも、Google ドライブの使い方が分からない
• 電子媒体での一括送信は、大人の事情があって対応できない

意見を掘り下げてみた

Google ドライブの使い方が分からない 件

• そもそもUIの操作が分からない
  • ファイルはどうやって登録するの？
  • スプレッドシートやドキュメントの使い方が分からない
  • フォームの作り方が分からない
• 権限が複雑
  • 閲覧とか編集とかよく分からない
  • 保護者に資料を見せるにはどうしたらいいの？

電子媒体での一括送信は、大人の事情があって対応できない 件

• 一括送信は大人の事情で廃案
• LINE Works の活用も考えたが、進んでいない
  • 無償プランだと100人限定　＝＞課金はいろいろ承認をもらう必要がある
  • 保護者に LINE Works アプリを入れてもらい、かつ登録してもらう必要がある
  • 転出、退会、卒業した場合の対応が必要　＝＞入学年度ごとにチャットを分ける、という案もあった

考え直し

• 電子媒体での一括送信は、大人の事情や承認周りが大変
  • これは代替案に落とし込む（次項で説明します）
• Google ドライブなどの使い方が分からない
  • これを何とかする
  • 課題を一つずつ潰していこう！

対策実行

代替案から実施

電子媒体での一括送信はできない。
ならば...

印刷はQRコード一枚だけにして、
資料自体はQRコードから読み込んでもらおう！

QRコードを利用できない人向けに、特別対応も添える。

• URLをそのまま併記する
  • フォントサイズを大きくする
  • フォームなら短縮 URL にして、保護者の入力コストを減らす
• 学校評議員の方には、今まで通り印刷で対応する
  • 多くても10件程度なので負荷ではない

中間成果

• 印刷コスト削減
  • 今までは、3,4枚 × 児童数 なので、2,000枚を超えることもあった
  • 今は 1枚 × 児童数 で済む
  • 数百枚単位で削減できた
• 拘束時間の削減
  • 今までは、n枚印刷して、さらにホチキス止めしていた　＝＞3時間以上かかっていた
  • 今は 1時間以内で 終わる

そもそもUIの操作が分からない 件の解消

ファイルはどうやって登録するの？

• 初めのうちは格納を代行
• そのうち慣れてきて、普通に操作できる人が増えた

スプレッドシートやドキュメントの使い方が分からない

• Excel、Wordとも互換性があるので、手元PCで作成したものを上げてもらった
  • ただし、完全な互換性ではないため、資料のズレが起きた
  • とりあえず、印刷と公開ができればOKだったので、
    この辺りは許容範囲
• 慣れている人には、スプレッドシートなどの操作方法をレクチャー
  • 直接 UI で編集できる人もいた

フォームの作り方が分からない

• これも最初は代行
• フォームはアンケートや募集でよく使うので、一番需要があった
  • 相談回数も多かった
• フォームの作り方を現地でレクチャーしたりして、作れる人を増やした

権限が複雑

• 大事な部分なので、会議で時間を割いて全体周知した
  • 特に「インターネットに公開 にはしないでね」という点
  • フォームの権限については、編集者と回答者で権限が違う理由を説明
    • 保護者への公開＝編集者の権限 と勘違いする人が多かった
• PTA メンバーの編集権限は、担当領域のフォルダごとに付与
  • 誤操作防止、かつ権限はく奪時に管理しやすいように
  • 全フォルダの閲覧権限は、PTA メンバー全員に付与（資料共有のため）
• QRコードなどで参照する保護者共有資料については、
  例外的に「インターネット共有フォルダ」を用意
  • 期限の過ぎたものは、会議などで確認して削除
• 権限の棚卸し
  • 利用者と担当領域を表で管理
  • 1年ごとに離任者の権限のはく奪、新任者の権限付与を実施

成果のまとめ

• USB 管理の撤廃　＝＞Google ドライブにデータを移行
• 印刷コストの削減　＝＞数百枚単位での削減
• 現地拘束時間の削減　＝＞オンラインで自宅からも作業可能に
• アンケートの効率化　＝＞フォームの活用で電子化

追記： Microsoft 365 は使わなかったの？

Excel 利用者が多かったので、候補の一つだった。でも...

まず、Microsoft 365 には Office の互換性が強いというメリットがある。

ローカルPCで Excel や Word を使う人が多数なので、
互換性のある Microsoft 365 の方が、資料のズレなどが起こらない。

しかし、それ以上にデメリットも多かった。

• 無償プランだと容量が少ない
  • Google ドライブの 15G に比べて 5G しかない
  • PTA では写真をよく入れるので、容量は必要
• Microsoft アカウントを持っている人が少ない
  • Google アカウントはほとんどの人が持っていたので、普及しやすかった
• 一般に普及していない
  • Google ドライブでさえ普及に苦労したので、
    Microsoft 365 は普及のハードルがさらに上がる可能性もある
• 引き継ぎ
  • 後進に引き継ぐ際、「Microsoft 365 の管理が可能な人」を探す必要がある
  • PTA は人材不足なので、極めて難しいハードル

なので、Microsoft 365 の活用は保留となった