はじめに
PowerPointで資料を作成する際に気をつけていることがある.見ている相手に「読みたくない」と思わせる要素を減らすことである.内容が良くても,相手の読む気を無くさせては意味がない.自分がPowerPointの資料を作り始めた時,相手の読む気を無くさせる要素を知らなかった.そこで今回は,自分の経験から相手の読む気を無くすスライドの作り方を紹介する.
スクリーンが4:3でスライドが16:9
発表スクリーンのアスペクト比4:3が多い.その中で16:9のスライドを表示すると画面が小さくなる.最近のPowerPointではデフォルトのアスペクト比が16:9になっているが,自分が発表するであろうスクリーンのアスペクト比に合わせることを気にしたい.
フォントサイズ18未満
後ろの座席に座る人から見えるスクリーンは,スマホのスクリーンよりも小さい.細かい字を表示することは,相手に読ませる気がないのではないかと思わせる効果がある.
長い文章
簡単な文章で言い表せるかもしれないと様々な人が思うであろう表現に対して個人的な意見であるがやはり余計な形容詞や副詞をつけたり主語がながかったりするようななにかよくわからない一文を見かけることがあるかもしれないがそういった文章を見た人に何を伝えたいのか一度はっきりさせてから簡潔な言葉でかけないか考えてほしいといえないことはないというのは冗談である.
偏った位置につく文字
[ すこしずれただけで結構気になる ]
外枠の近くにコンテンツを置く
こちらは,スライドを後で編集する人(自分を含む)を困らせる方法.余白がないと別のスライドに移植が困難となる場合がある.
位置やサイズが不規則
スライドマスターをいじらずに,全体のレイアウトを変更するとこうなる.さらに,整列コマンド,グリッド,ルーラーを使わないことで不規則になる.画像を配置するときに顕著に表れる.
デフォルトの色や図形の効果
発表を聞く人は大抵PowerPointで資料を作成したことがある.楽をするとすぐにわかる.積極的にデフォルトを利用することで,楽にスライドを作ったことがアピールされる.
謎な余白
スライドの妙な部分に余白を作ることで,相手の注意をスライドの内容からそれる.
視線が下から上に向かうスライド
以下の手順1,2,3で作る
3 説明文をスライドの上部に書く
2 矢印を下から上に引く
1 スライドで紹介する概念をスライドの下の部分に書く
図の説明文を図よりも前に載せる
図を見せればすぐにわかる概念も,説明文から先に見せることであたかも難しい概念であるかのような印象になる.
解像度の高い画像を使う
「図の圧縮」の機能を使わずに一眼で撮影した画像をそのまま載せるとこうなる.解像度の高い写真を利用すると動作が重くさせ,スムーズな編集が困難になる.さらにデータを移動に時間と手間がかかる.
WMV以外の動画を使う
WMV以外の形式で動画を入れた場合,別のパソコンで動画が再生できない場合がある.Windowsであれば,WMVは再生できる.興味深いことに,WMVの動画を入れたとしても.「互換性の最適化」コマンドをすることで,WMV以外の形式に勝手に変換し互換性を無くすことができる.互換性の最適化コマンドが互換性を無くなる.スライド内の動画の拡張子に興味がある方は,pptxのファイル名の拡張子名の".pptx"の部分を".zip"に変更しzipを展開することで確認できる.展開したフォルダの中のmediaの中に動画がある.
印刷時のデザインだけ崩壊させる
画面に表示するスライドと,印刷するスライドとのデザインが異なる場合があることを利用したテクニックである.特に,「図の効果」の影などが無視されることがある.白い背景に,白いコンテンツを載せ,それに影をつけた場合には,画面には表示されて印刷した書類には見えないといった不思議な現象が発生する.
まとめ
今回は相手の読む気を無くさせるPowerPointスライドの作り方について紹介した.相手の読む気を無くさせる要因を避けてスライドの作成をしていきたい.