1. 提案依頼書チェックリストとは
提案依頼書（RFP）チェックリストは、RFPの作成と完了に必要なステップ、情報、文書をカタログ化したものです。RFPチェックリストを使用することで、戦略的ソーシングおよび調達マネージャーは、一貫性の向上、リスクの軽減、RFPプロセスの整理が可能になります。
2種類のRFPチェックリスト： 1つはあなた用、もう1つはベンダー用
調達担当者であれば、RFPを作成・管理する際に、包括的で時系列的なToDoリストがどれほど役立つかをご存じでしょう。同様に、ベンダー候補も、RFP文書に含まれる提案書チェックリストが役に立ちます。この外部向けチェックリストは、ベンダーが最終的なRFPのコンプライアンスレビューを行う際に、RFPの要件を段階的に説明するのに役立つものです。
RFPチェックリストは、複雑な書式、回答、文書化要件がある戦略的ソーシングRFPに追加すると、特に役立ちます。実際、ベンダー向けのRFPチェックリストを含めることは、提案書の品質と全体的なコンプライアンスを向上させる簡単な方法です。
この記事では、主に調達実務者のプロセス管理に役立つ社内用RFPチェックリストに焦点を当てます。しかし、以下ではその両方の例を紹介します。
2. 4 RFPチェックリストのメリット
2.1. 一貫性の向上
デジタルトランスフォーメーションによって調達チームの意思決定の方法が変化し続ける中、データはプロセスにとってますます重要になります。RFPのタイムラインから提案書の価格表まで、各ベンダーの回答には何百ものデータポイントが含まれており、一貫性が重要です。一人のチームであれ、大勢のチームであれ、RFPから次のRFPまで同じプロセスを踏むことは、正確で信頼できるデータを収集するために極めて重要です。したがって、プロセスを標準化し、一貫性を確認することは、非常に重要な優先事項です。
2.2. 情報の一元化
RFPソフトウェアを使用してRFPプロセスを一元化していない場合、文書の検索に多くの時間を費やしていることに気づくかもしれません。RFPツールキットと同様に、RFPチェックリストは、重要なテンプレート、ガイド、添付書類、補遺にリンクさせることができます。例えば、チェックリストと要件発見アンケート、RFP採点ガイド、賞状テンプレートなどとのリンクを検討してください。
2.3. リスクを低減
RFPプロセスの多くのステップは、お客様のビジネスを保護するために存在します。ベンダーの多様性に関する質問から、ベンダーのリスク評価まで、正しい情報や質問を誤って省略すると、大きな損害が生じる可能性があります。そのため、RFPチェックリストを使用することで、各リクエストに必要不可欠なポリシーや条項がすべて含まれていることを確認できます。
2.4. 追記事項の削減
RFPが発行された後に、変更が生じることはよくあることです。残念ながら、この場合、プロセスを公正かつ効果的に維持するために、補遺を作成し、ベンダーに発行しなければなりません。RFPチェックリストを使用すれば、最初のRFPにすべての内容が含まれていることを確認できるため、発行しなければならない補遺の数を減らすことができます。
▼「RFP」についてもっと知りたい方はこちらの記事もご参照ください。
https://miichisoft.com/what-is-rfp-easy-to-understand-explanation-of-requirements-andsamples/
Website: https://miichisoft.com/