伝えたいこと
SlackやTeamsなどチャットにて、とある結果のアウトプットを上司や同僚に出すときは、次の４つを抑えましょう。
- 長文にならないこと
- 結論を書いて理由を書く
- 絵文字やアイコンは多用しない
- 参考リンクはチャットには載せない
※ なお、筆者の経験に基づいており、アウトプット先の組織・チーム・人物によって影響が異なります。
へー、そんなことも考えてチャットするんだ! というTipsとして読んでいただけると幸いです。
背景
新型コロナウイルスによる影響および働き方改革の推進によって、2020年よりリモートワークが一気に推進しました。
会議はZoomなどによるWeb会議に変わり、組織内でのやりとりもメールから気軽なチャットにシフトした方々も多いのではないでしょうか。
自己紹介がてら、筆者は2013年ごろよりチャットを使っており、リモートワークもはや5年目になりました。
気軽に上司・同僚・はたまた取引先と連絡ができるチャットは便利ですし、現在のチャットツールは画像や添付ファイルを送信することも容易にできます。一方で、いわゆるチャットもTPOを分けて書き方を変えると伝わりやすいです。
目的
何か上司や同僚またはクライアントから依頼された調査に対する結果、または自分でプロアクティブにインプットしてきたものを周知したい結果をチャットで伝えるときに、より効果的に伝わる＆伝えるためには何をすればいいか？
ケース
誰かから依頼されたケースと自分で拾ってきたものを周知したいケースでは、みなさんお察しの通り大きく状況が異なります。
上司の人柄や同僚との関係性、自分の社内での立ち位置など、考慮すべき事項によって枕詞やクッション言葉は必要ですが、本記事は両方のケースでそつなく効果的に平均点を超えるにはどうすればいいかの一例です。
一番業務で役立つ、上司に依頼されたケースを例にします。
「〇〇さん、今朝ニュースになってたXXについて我が社で取り入れられそうかを調べて欲しい」
しくじる可能性が高いチャット例
XXとは2019年からあったみたいですが、〇〇時に〇〇ができる新技術です。詳しくはこのリンクが参考になりました。 
hxxps://xxxxxxxxx.xxx.xxx/yyyyyyy/zzzzzzz/g?gggggggg
そのためにはライブラリ△△が必要で、△△を利用すると現在利用しているLLは利用できなくなります。
過去同じような技術でAAやBBがありましたが、どちらもいまは人気がなさそうです。
この技術はAAの基礎でも使われている△△に基づいており、△△を拡張した類似のものとして以下のサービスがありました。
hxxps://1xxxxxxxxx.xxx.xxx/yyyyyyy/zzzzzzz/g?gggggggg_example1
hxxps://2xxxxxxxxx.xxx.xxx/yyyyyyy/zzzzzzz/g?gggggggg_example2
hxxps://3xxxxxxxxx.xxx.xxx/yyyyyyy/zzzzzzz/g?gggggggg_example3
これらと比較すると優位性として
- XX自体の導入価格が安い
- 運用のための学習コストが低い
が挙げられると思います。
メリットとデメリットとがありますが、どうしましょう
一見、比較検討までしてまとめられているようにみえますが、いろいろツッコミどころが満載ですね。
たとえば
[❌]まずXXとは何かについて歴史も含め語ってしまう
[❌]ネガティブなところを先に書いてしまう
[❌]調査が一通り完了したのかまだ途中かが読み取りにくい
[❌]類似比較を先走って実施してしまい、どれの特徴について書いているのかがわかりにくい
[❌]リンクが多くバナーも生成され、長文に見えやすい
うまくいく可能性が高いチャット例
XXについての調査結果をお伝えします。
我が社にXXを導入すると、現状よりコスト削減できるメリットがあります。
XXの導入価格および運用コストが安いからです。
運用コストではこの技術は日本語ドキュメントが豊富で、既存技術との類似も多いため、学習コストが低いことが予想されます。
一方デメリットとして、XXを利用するとLLが利用できなくなります。
以上です。よろしくお願いいたします。
考察
うまくいくケースの特徴
- ヘッダー、フッターとの間に一行を開けて本文がどこからどこまでかをよりわかりやすくなる工夫をしています。
- 文字数はおよそ150文字です。たまたまTwitterの140文字と近いです。
- 特に感情を入れずに冷静に評価しているように感じられます。もしかすると同僚などに出すと感情が薄いやつだなと思われるかもしれませんがここ内容が伝わることを優先しています。
- 一旦調査が完了したことを明示しています。
- 参考リンクについては読むかわからないので貼ってないです。ここが結構ポイントで、親切心で昔はよく貼ってしまってましたが、参考リンク頂戴といわれるまでは書かないように心がけてます。結果のアウトプットは自分用のメモとは別と心がけてます。
- 今回はXXが類似サービスより優っているので、結果にはXXのみについて記載しています。
おそらくは、このあと上司からは「LL」の担当部署と調整できないか話してきてと言われるか、上司が話をしに動くでしょう。
アウトプットが次のアクションに繋がりやすい形になりました。
もしかすると調査結果の詳細版をWikiやWordなどにドキュメンテーションしてくれとお願いされるかもしれません。
類似サービスや参考リンクなどはそのときに書けばよいのかと思います。
事前に詳細版をWikiなどにまとめることもできますが、XXがボツったときに徒労に終わります。
XXが絶対に次に進む自信がないときは段階を踏む方が賢明かもしれません。
結論
SlackやTeamsなどチャットにて、とある結果のアウトプットを上司や同僚に出すときは、次の４つを抑えましょう。
- 長文にならないこと
- 結論を書いて理由を書く
- 絵文字やアイコンは多用しない
- 参考リンクはチャットには載せない
参考
以上です。ご一読ありがとうございました。
チャットにて結果のアウトプットを書くときの参考にと思い書きました。休憩中のお茶請けにでもなれば幸いです。