うちってなんでそんなやり方してるんだっけ？
って思うことありませんか？営業プロセスとか、受発注プロセスとか、オフィス内にはいろんなプロセスがありますが
は？めんどくせえ
みたいなことって沢山あるじゃないですか。意味不明なステップが多すぎとか、同じような工程を他の部門の人がやっているとか、せっかく頑張って早く対応してもその先進まないとか。
なんでそんなやり方？
と思っても、昔からそうやってるからというだけで、何も変わらない。だって、誰も何とかしようって言い出さないから。
工場のプロセスなら、極限まで現場のみんなが研究して洗練させるのに、ホワイトワーカーのプロセスっていつまでたっても変わらないし、変えられない。なんででしょうね。
プロセス改善最初の第一歩
オフィスのプロセスを見直して、定期的に最適化していこう！と思い立ったら最初にやるべきことは、
現状把握
です。Blueworks Live というプロセス可視化の SaaS が 30日無料で使えるので、試してみました
https://www.blueworkslive.com/sLogin.html
ハンズオン（使い方）資料は IBM のコミュニティサイトにおいてあります
ハンズオンをやってみた感想
簡単でいい感じのツールです。エク〇ルとかでプロセスを書き出して、メールで共有みたいな苦行をするより、専用のツールのほうが気が利いているかと。
- 現状のアクションを思いつく限りほおりこんで、登場人物を定義してあげると、アクション同士をつないでくれて、プロセスとして一目で見ることができる
- みんなで共有できて操作が簡単。版管理ができるから、昔書いたプロセスに戻すのもクリック一つでできる。
- アクションにコストとか時間を定義できて、どこが重たいプロセスかチェックできる
こんなチャートを直接簡単に作れます。
（画像は借り物です。日本語使えるので安心してください）
ハンズオンの補足
ハンズオン資料だけみても若干理解しづらい部分もあるので、補足していきます。
お試しアカウントの登録について
ハンズオン資料には書かれていますが、お試しアカウントは代表者１名が登録をし、その後利用したい方の名前を登録する形で行います。個別の登録は不要です。
この登録方法の場合、スペースに招待されたメンバー全員のスペースが表示されるため、スペースの名前にご自身の名前を追記しておくとわかりやすくなります。
用語
| 名前 | 解説 |
|---|---|
| スペース | 管理のための場所。EclipseやVSCode でいうところのプロジェクト |
| プロセスブループリント | プロセスを具現化する場所。スペース内に作成する。ディスカバリマップやプロセスダイアグラムを含む |
| ディスカバリーマップ | 頭の中にあるステップをとりあえず放り込む場所。ステップの順番は気にしない |
| プロセスダイアグラム | ディスカバリーマップで入れたプロセスの並び替えや、人のアサインなどを行う場所 |
| マイルストーン | プロセスの一番大きな枠組み。プロセスダイアグラムの上部に表示される |
| アクティビティ | マイルストーンの中に含まれる詳細ステップ。アクティビティ同士が接続されることにより、プロセスを記述する |
| スイムレーン | 特定の人やロボットが実施するアクティビティの一連の流れ。プロセスダイアグラムの左側から右側に流れる線で区切られた箱 |
| 排他ゲートウェイ | 条件分岐のこと。ひし形のアイコンで表示される |
| Process App | blueworks live での作業に関する承認機能 |
ディスカバリマップでのキーボードによる操作
| 操作 | 説明 |
|---|---|
| カーソル上下 | マイルストーンやアクティビティの選択の移動 |
| [Enter] | マイルストーンやアクティビティの新規作成 |
| [tab] または [Shift]+[tab] | マイルストーンやアクティビティのインデント・アウトデント |
| [Ctrl]+[z] | 元に戻す |
| ボックスのクリック | マイルストーンやアクティビティの選択 |
| ボックスのダブルクリック | マイルストーンやアクティビティの詳細編集 |
| ボックス内の名前のクリック | マイルストーンやアクティビティの名前変更 |
| 右クリック+アクティビティのコピー | アクティビティのコピー |
| 右クリック+コピーしたアクティビティの挿入 | アクティビティのペースト |
| [shift]+[del] | マイルストーンやアクティビティの削除 |
操作上のヒント
全般
- 迷子になったら、[ライブラリ] - [スペース]に移動して、作成したスペースを選択する
- スペースの作成時に名前に作成日を入れておくか、デフォルトで作成されているスペースを消しておく
プロセスダイアグラム
-
プロセスの順番は、ディスカバリーマップに入力させた順番に [1.1][1.2][2.1][2.2]... という風に採番されて、その順番に並びます
-
プロセスの順番を確認するには、右上の番号付けをクリックします。
-
プロセスの順番を変える
プロセスダイアグラム上では、”プロセスの場所を変える”操作と”プロセスの順番を変える”操作が似ているので、迷うことがあります。それぞれ操作は以下の通りです。 -
プロセスの位置を変える
灰色の線が出る位置にプロセスをドロップする
結果（プロセスの順番は変わらず、アクティビティの配置位置のみ変わります）
-
アクティビティの順番を変える
矢印上（矢印の色が変わります）にプロセスをドロップする。
A-3 が 1.2 になり、A-2 が 1.3 になっています
なお、番号付のカスタマイズ設定で番号付けを直接編集することもできますが、番号だけ変更してもプロセスの順序は変わらないようです。基本的には自動採番が楽なので、理由がない限りは自動採番でいいと思います。
-
サブプロセスを作る
以下のような操作で、プロセスを入れ子にしてサブプロセスを作ることができます。- ディスカバリマップでアクティビティをもう一段階インデントさせる
- プロセスダイアグラムでアクティビティのボックスに他のアクティビティをドロップ
サブプロセスは点線で表示され、プロセスダイアグラム上で[+][-]マークをクリックすることで展開・縮小ができます
展開
縮小
サブプロセスを多用すると見づらくなるだけではなく、ほかのプロセスとの粒度合わせで悩むことになる気はするので、多用するくらいなら別のブループリントとして分離してもいいと思います。
ちなみに、サブプロセスのサブプロセスもつくることもできます。
-
サブプロセスを消す
以下の方法でサブプロセスを削除できます- ディスカバリマップでサブプロセスをアウトデントする
- プロセスダイアグラムでサブプロセスの外側にドラッグ＆ドロップする
- しくじってサブプロセスを作ってしまったというときには、[ctrl][z]で戻すのが手っ取り早い
-
排他ゲートウェイ/排他ゲートウェイの条件の削除方法
排他ゲートウェイ、または排他ゲートウェイの選択肢の文字列を一度左クリックしてから、右クリックして[削除]
-
編集モードの切り替え
右上の[編集の終了][編集]のボタンをクリック
スナップショットは編集モードのときのみ実行できます
-
スナップショットの取り方
編集モード時にスナップショットのアイコンをクリックします。スナップショットの名前を編集後[Enter]キーを押します。(OK ボタンはありません。[Enter]を打鍵しましょう)