【Power Apps】ExcelとSharePointリストを連携してデータ表示をする方法

はじめに

Power Appsを使い始めたら、まず最初にやりたいことといえばデータ連携だと思います
たとえば、普段ExcelやSharePointリストで管理している以下のような情報を、そのままアプリ上で扱うことが可能になります。

• 在庫一覧
• タスク管理表
• 顧客リスト
• 社員名簿

データをPower Appsの画面に表示したり、更新することにより業務効率化や簡易的なシステム化をスムーズに実現できます
本記事ではExcelとSharePointリストをPower Appsへ接続する手順について解説します。

この記事はTDCソフト株式会社Advent Calendarの17日目です。

Excelとのデータ連携

今回用意したデータはMicrosoft Copilotに「商品名がリンゴとかの商品管理のエクセルを作りたい。」って言ったらサンプルデータを用意してくれました。とっても便利

①Excelのデータ準備

1：テーブルの作成

データの連携したい範囲を選択、挿入から「テーブル」を選択
✅をつけると先頭行をそのままテーブルの見出しにしてくれます

2：テーブル名の設定

「テーブルデザイン」から任意のテーブル名を設定
このテーブル名は後程Power Appsとのデータ連携時に選択するため、一目で用途がわかるものにするのがおすすめです。

3：Excelファイルのアップロード

SharePointのドキュメントから「作成またはアップロードからファイルのアップロード」を選択
直接ドラック＆ドロップでも可能です。

②Power Appsへのデータ連携

ここからPower Appsの画面での作業になります。

1：データの追加

Excel Onlineを選択し、Excelファイルの保存場所をからPower Appsで利用する事前に作成したテーブル（本記事では「商品管理」）を選択

識別子（キー列）を指定しますが、データ内に一意の値が存在する場合はその列（今回はID）を選択すれば問題ありません。

もし一意の値を持つ列が存在しない場合は「一意の列を追加」ボタンを選択することで、Power Appsが自動的にユニークIDを採番してくれます。

Point
識別子の自動生成を選択する場合、複数テーブルを横並びに作成すると自動生成される ID 列が正しく挿入されずエラーになることがあります

2：データ連携の確認

データの欄に連携したいテーブル名が表示されていればOK

③表示

今回は垂直ギャラリー内にデータを表示させます

1：データの挿入

ヘッダー部の挿入かコンテナ内の＋から垂直ギャラリーを選択、先ほどデータ連携したデータ(商品管理)を選択

2：レイアウトの変更

ギャラリー内にアイテムを配置して直接編集することも可能なため、必要に応じて文字や配置を調整できます。

今回は画像がないため「タイトルとサブタイトル」を選択しました。

3：表示するデータ

ThisItem.<列名>を入力することで設定ができます。

• 商品名 → ThisItem.商品名
• カテゴリー → ThisItem.カテゴリー

データ表示完了！

SharePointリストとのデータ連携

①SharePointリストのデータ準備

1：リストの新規作成

SharePointでPower Appsと連携するためのリストを作成します。新規からリストを選択し、任意のリスト名をつけます。

2：カラムの追加

必要な項目をカラムとしてリストに追加していきます。
列の追加から任意のデータ型（1行テキスト、日付と時刻、選択肢、等）を選択して作成します。

Point
この記事の本題ではありませんが、Power Automateのフローでカラム名を直接参照する際に内部列名が重要になります。

最初から日本語名で作成すると、列名と直接関係のないfield1、field2などの分かりにくい内部列名が割り当てられ、フロー側で扱いにくくなるため、一度英語でカラムを作成したあと日本語に編集しています。

IDは、SharePointリストが標準で提供している自動採番の「ID」を利用するため、新たにカラム追加はしていません。

3：アイテムの追加

SharePointリストにデータを登録する場合は、画面上部の 「新しいアイテムを追加」から入力フォームを開き、各フィールドに値を設定できます。

また、添付ファイルを追加することも可能で、ファイル添付ボタンをクリックすると画像・PDF・Excelファイルなどをアップロードできます。

4：列の表示 / 非表示・順番入れ替え

リストの表示内容は「列の追加」＞「列の表示と非表示を切り替える」から表示させたい列を選択することができます。
各列はドラックして入れ替えることが可能なため、簡単に修正可能です。

②SharePointリストのデータ連携＆表示

ここからはExcelの方で紹介した手順②、③とほぼ同じ手順でデータを連携できます

• 変更点
  • 「データの追加」から「Excel OnlineSharePoint」ではなく「SharePoint」を選択
  • カテゴリーなど選択肢の表示をする際は「ThisItem.カテゴリー」ではなく「ThisItem.カテゴリー.Value」を指定

Point
SharePoint の選択肢列は、文字列ではなくValueを含むレコード形式でPower Appsに渡されます。
そのため表示するときは、文字列部分だけを取り出す必要があり、ThisItem.列名.Value と記述します。

まとめ

今回の記事では、ExcelとSharePointリストをPower Appsに連携し、アプリ上でデータを表示するための基本的な手順を紹介しました。

データ連携後どんなことができるのか気になる方は以下の記事もご覧ください