大学時代に所属していた吹奏楽部で、見つけ出した課題をITで解決していった事例2つ目です。
1つ目はこちら。
見つけた課題
私の所属していた吹奏楽部では、年に数回定期演奏会をやっていました。
そこでアンケートを取っていたのですが、集計方法がなんと手作業でやっていたようでした。
「ようでした」というのは、自分はその手作業集計に実際に参加していないからなのですが、、手作業でやっているっぽい光景は見たことがあります。流石にグラフ等はオフィスソフトで作成していましたが、元データは見たことが無かったです。
解決方法
単純にExcelを使用して集計することにしました。
ざっくり手順は以下の通りです。
- アンケート1枚に対し1行でデータを入力していく
- 別シートにCOUNTIFなどの関数を用いて集計表を作成
- それぞれのデータ特性にあったグラフを作成し、Wordで報告書作成
正直、めちゃくちゃ普通だと思います。
ただ皆さん(特に文学部とかの文系の方)、思い出してください。大学時代にExcelってまともに使うことってあったでしょうか？
自分は統計関係の授業を取ったりした時以外必要無かったです。
つまり、文系大学生のExcelスキルってそんなもんなのです。
ここで、元データのExcelファイルと報告書のWordファイルだけ引き継いでいったら、確実に手作業に戻っていくことでしょう。
そこで手順1、2の部分はマニュアルを作成することにしました。そしてマニュアルを使用して後輩に説明し、一緒に集計作業をしました。
無事にIT化したアンケート集計作業を引き継げたわけです。
これで手作業アンケート集計問題は解決しました！
おわり
今回はマニュアルを作成して引き継ぐところまで、無事やり遂げることができました。
この作業をしていた係内での話だったので、できたのだと思います。
おまけ
ちょろっと話にもありましたが、自分は統計関係の講義を取っていました。そこでこの演奏会のアンケートを使用してレポートを書いたりもしました。
テーマは「お客様の属性によって、聞きたい曲のジャンルが違うのかどうか」ということです。(曲のジャンルというのは、がっつり吹奏楽曲！なのか、JPOPなのか、みたいなことです。)
これはExcelで集計するようにしなかったらできないことです。
手作業集計をしていた時は、恐らく設問ごとの集計しかしていなかったと思いますので。。
データ分析の観点からしても、作業をIT化していくのが必須だったのだと思いました。