Google Drive内のデータを検索してコピーしたデータを任意のフォルダに置くGAS

事務業務をしていると
「たくさんのファイルを添付して申請しなきゃいけない」のような事象によく見舞われ
探しているファイルは特定の場所にあったり、なかったり、、、
そのファイルを集めるのが大変という困り事がありました

この困り事を少し解決してくれたGASのスクリプトを紹介します

機能紹介

特定の文字列でGoogleDrive内を検索
ヒットした１件目のファイルをコピーして指定のフォルダ内に置く
検索対象は複数個指定可能
ファイルの重複は無視する

補足

実際の運用状況が、検索対象であるファイルはファイル名に重複なしのIDが振ってあり
検索文字列をIDにすることで、希望のファイルがコピーされてきました。

すべての職場が↑の状況とも限らないのでこの点だけ留意して参考にしてください。

全体のコード

LIST_SHEET_FILE_ID = '(検索文字列が記載されたシートID)';
LIST_SHEET_NAME = '(検索文字列が記載されたシート名)';
FOLDER_SHEET_NAME = '(保存先のフォルダURLが記載されたシート名)';
FOLDER_URL_CELL = '(保存先のフォルダURLが記載されたセル番号)'
// FOLDER_URL= '(保存先のフォルダURL)'

// 実行関数
function myFunction() {
  // ファイルの置き先のフォルダIDを取得
  const targetFolderId = getFolderIdByUrl();
  // 検索文字列を取得
  const sheetDataArray = getSheetData();
  // 検索文字列ごとに検索をして、対象フォルダに置く
  for (sheetData of sheetDataArray) {
    copyfile(searchFile(sheetData), targetFolderId);
  }
}

// URLをparseしてID部分を取得
function getFolderIdByUrl() { 
  const url = getTargetFolderUrl();
  try {
    const [regex, match] = url.match(/folders\/(.+)/);
    if (match === '') {
      throw new Error('folder idが取得できませんでした');
    }
    return match;
  } catch(e) {
    console.error('フォルダーIDの取得に失敗しました: ' + e);
  }
}

// シートからフォルダURLを抜いてくる
function getTargetFolderUrl() {
    try {
      const sheet = SpreadsheetApp.openById(LIST_SHEET_FILE_ID).getSheetByName(FOLDER_SHEET_NAME);
      // URLが記載されたセル番号を指定
      return sheet.getRange(FOLDER_URL_CELL).getValue();
      // return FOLDER_URL // シートから取得せずに環境変数から取得しても良さそう
    } catch(e) {
      console.error('シート取得に失敗しました: ' + e);
    }
}

// スプレッドシートから検索文字列一覧の取得
function getSheetData() {
  const rangeValuesArrayList = (() => {
    try {
      const sheet = SpreadsheetApp.openById(LIST_SHEET_FILE_ID).getSheetByName(LIST_SHEET_NAME);
      // A列で書かれた検索文字一覧を取得
      return sheet.getDataRange().getValues();
    } catch(e) {
      console.error('シート取得に失敗しました: ' + e);
    }
  })();

  const dataArray =[];
  for (rangeValueArray of rangeValuesArrayList) {
    if (rangeValueArray[0] === '') {
      break;
    }
    dataArray.push(rangeValueArray[0]);
  }

  return dataArray;
}

function searchFile(title) { // ファイル名をパラメータにしてファイルを取得(1件目)
  const searchParam = `title contains "`+ title + `"`;

  try {
    const searchedFiles = DriveApp.searchFiles(searchParam);
    const file = searchedFiles.next();
    const getFile = DriveApp.getFileById(file.getId());

    Logger.log('ファイル検索に成功しました: '+ getFile);
    
    return getFile;
  } catch(e) {
    console.error('ファイル検索に失敗しました: ' +e);
  }
}

// 渡されたファイルをコピーして指定フォルダに置く
function copyfile(file,tagetFolderId) {
  try {
    const setFolder = DriveApp.getFolderById(tagetFolderId); // コピーファイルの置き先
    const setFile = file.makeCopy(setFolder)
  
    Logger.log('ファイルコピーに成功しました: '+ setFile);
  
    return setFile;
  } catch(e) {
    console.error('ファイルのコピーに失敗しました: ' + e);
  }
}