■ 概要
今回の記事では、議事録をまだ取ったことがない方々や不慣れな方々に向けて
「議事録として充分機能させるために、とにかくここを押さえておけ!」
という要点、ポイントについて説明します。
(企業など所属する組織によってフォーマットがあったり、細かいポイントに違いはあるかもしれませんが、大体どれも今回説明する内容に収束している感じはありますし、これらの項目を押さえておいて注意されるようなことはないかと個人的には思ってます。)
■ 「議事録」で押さえるべきポイント
大枠としてはこの6つの要点です。
① 議題
② 日時、場所
③ 参加者(担当者)
④ 内容
⑤ ネクストアクション
⑥ ※次回開催日
① 議題
その会議の議題(何について議論し、何を決定する会議なのか)の他に、案件名やプロジェクト名も記載しましょう。
② 日時、場所
日時は西暦から。あと例えばオフィスでの会議であればそのオフィスの名称と、会議室の名称も可能であれば記載しておきましょう。
③ 参加者(担当者)
先方、当方含めてその会議に参加した全てのメンバーを記載しましょう。
④ 内容
議論された内容を記載することはもちろんですが、特に決定事項(その会議において決定したこと)を明確に記載することを心がけましょう。
⑤ ネクストアクション
「誰が」「いつまでに」「何をするか」を整理して記載するようにしましょう。これが書けない(決まっていない)場合は、その会議中に確認して記載するところまで実行しましょう。
⑥ ※次回開催日
こちらは決定していれば日時、場所まで記載をしましょう。
■ 最後に (感想)
今回は議事録で抑えるべきポイントについて簡潔に説明しました。しかしこれらの要点の内容部分の書き方などは色々工夫が必要です。どうすれば内容が充実して、かつ見やすい議事録をとることができるか。トライアンドエラーで試行錯誤して、都度アップデートしていく必要があると思います。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。