こんにちは、Fuseです。
コールセンター業務の中でさまざまな問い合わせを受け、時にはその場で回答するだけでなく書類発送などの事務処理も発生します。いろいろなファイルを開いたり入力したり印刷したり…の手間を省くべく、今回 "Power Automate Desktop (PAD)" を使用して
【顧客情報を抽出し、受付票に流し込んでPDFにする】 という作業に挑戦しました。
現在の手順
例えばお客さまから「証明書を発行してほしい」という依頼があった場合、現在は
・Excelにお客さま情報を入力して保存する
・Wordにも同じ情報を入力して保存する
・WordをPDFに変換して保存する
・PDFを印刷する
という手順が必要です。
複数のファイルを開かなくてはいけなかったり、そもそも入力する情報が重複していたりとあまり効率的とは言えません…
そこで、下記のような構成で自動化ができないか？と考えました。
■システム構成
Power Apps
↓
Excel
↓
Power Automate
↓
Wordテンプレート
↓
PDF変換
↓
フォルダ保存
小さなつまずき…
しかし、上記構成で取り組んでみようとしたところ「会社のセキュリティ上の問題で、データ保管場所にしたかったOneDriveやSharePointが使えない」ということが分かったため、構成を見直すことに。
■システム構成その２
Excel入力
↓
Power Automate Desktop 起動
↓
Wordテンプレートへ入力
↓
PDF化
↓
社内共有フォルダ保存
この構成であれば会社のセキュリティ範囲内でできそう！
■Excelに入力したデータを最終的にPDFに出力できるよう、
PADにアクションを入れていきます↓
■実際のアクション内容はこんな感じ↓
結果、出力はできた！が…
PADがうまく回り、上記のようなデータがちゃんとPDFで出力・保存されました！
が、お客さまからのお申し出によっては入力しない（しなくてよい）情報が多々あり、それらの情報が｛｝にくくられて残ってしまうのが鬱陶しいです。
また、受付時間もexcelでは正しく入力しているはずなのに、別の文字列として認識・出力されています。
チームメンバーからの意見
今回作ったツールを見てもらったところ、以下のような意見が出ました。
■まだ従来のデータ入力のほうが楽かも…
→受付票１枚を出力するだけだと確かにあまり作業が楽になってないかも…
送付状、宛名シール、その他関連書類なども一括で出力できれば作業時間の短縮になるはず。
■不具合が出たときに対応するのがFuseさん頼みになりそう
→導入段階で研修を行い、だれでも使える/対応できるようなスタートにするのが重要と認識しました。
■Excelに入力したデータが履歴として残ったほうがいい
→現状は毎回１人のデータを上書きしてPADを回しているので、過去の履歴が残ったほうがよい。要改良。
まだ実用化には大小さまざまな改良が必要…。
今後の改善ポイント
今回の作業でPDFの自動出力までは実現できましたが、実運用を考えるとまだ改善すべき点があります。
① 空欄項目の扱い
現在はデータが未入力の場合、Wordテンプレート内のプレースホルダー（{氏名}など）がそのまま残ってしまいます。そのため、
・未入力項目は空白にする
・行ごと削除する
・条件によって表示/非表示を切り替える
といった処理をPower Automate Desktop側で実装したいと考えています。
② 日付・時刻の書式統一
Excelで入力した日時データが、Word出力時に正しく出力されませんでした。
・Excel側で文字列に変換する
・PAD側で日付フォーマットを指定する
などが必要だとわかりました。
③ 出力帳票の拡張
今回作成したのは受付票のみですが、送付状・宛名ラベル・その他書類も同時出力できるようにPADの処理を追加していきたいと思います。
まとめ
今回、Power Automate Desktopを初めて触りながら業務自動化に挑戦してみました。実際に作ってみると、
・手作業で行っていた転記作業を自動化できる
・PDF出力まで自動で実行できる
・想像以上に簡単な操作でフローを作成できる
という発見がありました。
一方で、
・SharePointやOneDriveなど環境面の制約
・日付フォーマットの変換や空欄項目の扱い
・だれでもできる保守運用方法の検討
など、実運用に向けて考えなければならない課題も多くあることが分かりました。しかし、まずは「業務の一部を自動化できた」という経験自体が大きな収穫だったと思います。今後は出力帳票を増やしながら、より実務で使える仕組みに改善していきたいと思います。
改善できた内容があれば、またこの記事に追記していきます！