前回からの続き
プログラム未経験者のディレクターがきちんと動くプログラムをつくるまでのお話し、第2回目です。
第1回目はコチラ。
現状の課題は下記の通りですが、今回は業務フローを書き出して課題に漏れが無いかの検証について書いてみます。
現状の課題
＜メンバー視点＞
- 勘定科目（○○費とか）に何を記載すれば良いのか項目が分かり辛い
- 日にちを半角スペースで入力するのが面倒くさい
- 月末に領収書をまとめるのが面倒くさい
＜管理者視点＞
- 各メンバーで勘定科目の項目が異なるため入力しなおしが発生する
- 6人分のファイルをいちいち開くのが面倒くさい
まとめるといろいろと面倒くさい事が多いってことですね。
（面倒くさがりはエンジニア向きって聞いた事があります。残念ながら自分は真逆。。）対策
- 勘定科目をプルダウン形式にし、各科目の該当例も表示しておく（管理者の入力しなおしも減る、はず）
- 日にちはカレンダーから選択できる形式にする
- メンバーの記載した各シートを管理者の1枚のシートに反映する
月末の領収書まとめは、、各自でクリアファイルにまとめておきましょう。
交通費は、、グーグルカレンダーにどこに行ったか記載しましょう（事前にね）。
業務フローの見直し
現状のフロー
- 管理者：月末にメンバーに向けSlackで経費精算の告知
- メンバー：レシート探し
- メンバー：各自、経費精算シート(Excel)に記入
- メンバー：Slackで管理者に経費精算シートを送付
- 管理者：経費精算シートを受領しディレクトリに格納×メンバー分
- 管理者：各経費精算シートの項目を確認し記入ミスや不明点があれば差し戻し×メンバー分
- （メンバー：差し戻し内容を修正し再送付※差し戻しがあった場合）
- 管理者：「交通費と立替経費」をそれぞれ計算×メンバー分
- 管理者：↑を給与に反映×メンバー分
管理者の負担が大きいですね。。（いつもありがとうございます）
特に「×メンバー分」という箇所はなんとかしたいところです。
負担を減らせそうな箇所をピックアップ
- 「1.」のSlackでの告知 → 自動化する
- 「4.」経費精算シートを送付 → ツール上でワンクリックで完了させる
- 「5.」各経費精算シートを受領しディレクトリに格納 → 自動化する
- 「6.」差し戻し → ツール上でワンクリックで完了させる
- 「7.」再提出 → ツール上でワンクリックで完了させる
- 「8.」交通費と立替経費の計算 → 自動化する
主にツール上で
「 ワンクリックで完結させる 」
「 自動化させる 」
というのが肝になってきそうです。（自動化って使い方、合ってんのかしら）
改善後の業務フロー
- Slack bot：月末にメンバーに向けSlackで経費精算の告知
- メンバー：レシート探し
- メンバー：各自、経費精算ツールに記入
- メンバー：経費精算ツールで「提出」ボタンを押下
- 経費精算ツール：各経費精算シートを1枚のシートにまとめる、且つ「交通費と立替経費」を計算して表示
- 管理者：各項目を確認し記入ミスや不明点があれば経費精算ツールの「差し戻し」ボタンを押下×メンバー分
- （メンバー：差し戻し内容を修正し「提出」ボタンを押下※差し戻しがあった場合）
- 管理者：「交通費と立替経費」を給与に反映×メンバー分
だいぶ管理者の負担が減ってきましたね。（無理やり感ありますが）
6.の各項目の確認は人間がやるしか無さそうです。
8.の給与に反映はコピペで済みそうなので割愛します。これが100名規模とかになると自動化の対象なんでしょうね。。
課題と対策の再設定
現状の課題
＜メンバー視点＞
- 勘定科目（○○費とか）に何を記載すれば良いのか項目が分かり辛い
- 日にちを半角スペースで入力するのが面倒くさい
- 月末に領収書をまとめるのが面倒くさい
- 経費精算シートの送付＜追加分＞
＜管理者視点＞
- 各メンバーで勘定科目の項目が異なるため入力しなおしが発生する
- 6人分のファイルをいちいち開くのが面倒くさい
- メンバーへの告知＜追加分＞
- 経費精算シートの差し戻し＜追加分＞
- 各経費精算シートの「交通費と立替経費」の計算＜追加分＞
対策
- 勘定科目をプルダウン形式にし、各科目の該当例も表示しておく（管理者の入力しなおしも減る、はず）
- 日にちはカレンダーから選択できる形式にする
- メンバーの記載した各シートを管理者の1枚のシートに反映する
- メンバーへの告知をSlack botで行う＜追加分＞
- 経費精算シートの提出・差し戻しをワンクリックで完結させる＜追加分＞
- 各経費精算シートの「交通費と立替経費」の計算を自動化させる＜追加分＞
課題と対策にそれぞれ追加がありました。
これで抜け漏れは無い、はず。。（一旦、前に進まないと）
メモ
取り急ぎ出来ることを形に。
現状で運用している経費精算シート(Excelですが。。)を修正してみました。
- 勘定科目のリスト化(プルダウン形式)※下の図は各項目を選択後の状態
- 交通費と立替経費の計算
終わりに
次回に向けて
次は実際にどんな画面が必要なのかを書き出してみます。
雑感
第2回目のAdvent Calendarですが、多少書く時間が短くなりました。繰り返しですね、きっと。
早くコードを埋め込んだ記事が書きたいです。（バシっと）
引き続きどうぞ宜しくお願いいたします。