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Quad incAdvent Calendar 2016

Day 11

初めてのプログラミングで社内の経費精算管理ツールをつくってみる(まで)#2

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##前回からの続き

プログラム未経験者のディレクターがきちんと動くプログラムをつくるまでのお話し、第2回目です。
第1回目はコチラ

現状の課題は下記の通りですが、今回は業務フローを書き出して課題に漏れが無いかの検証について書いてみます。

###現状の課題

<メンバー視点>

  • 勘定科目(○○費とか)に何を記載すれば良いのか項目が分かり辛い
  • 日にちを半角スペースで入力するのが面倒くさい
  • 月末に領収書をまとめるのが面倒くさい

<管理者視点>

  • 各メンバーで勘定科目の項目が異なるため入力しなおしが発生する
  • 6人分のファイルをいちいち開くのが面倒くさい

まとめるといろいろと面倒くさい事が多いってことですね。
(面倒くさがりはエンジニア向きって聞いた事があります。残念ながら自分は真逆。。)

###対策

  • 勘定科目をプルダウン形式にし、各科目の該当例も表示しておく(管理者の入力しなおしも減る、はず)
  • 日にちはカレンダーから選択できる形式にする
  • メンバーの記載した各シートを管理者の1枚のシートに反映する

月末の領収書まとめは、、各自でクリアファイルにまとめておきましょう。
交通費は、、グーグルカレンダーにどこに行ったか記載しましょう(事前にね)。

##業務フローの見直し

###現状のフロー


  1. 管理者:月末にメンバーに向けSlackで経費精算の告知
  2. メンバー:レシート探し
  3. メンバー:各自、経費精算シート(Excel)に記入
  4. メンバー:Slackで管理者に経費精算シートを送付
  5. 管理者:経費精算シートを受領しディレクトリに格納×メンバー分
  6. 管理者:各経費精算シートの項目を確認し記入ミスや不明点があれば差し戻し×メンバー分
  7. (メンバー:差し戻し内容を修正し再送付※差し戻しがあった場合)
  8. 管理者:「交通費と立替経費」をそれぞれ計算×メンバー分
  9. 管理者:↑を給与に反映×メンバー分

管理者の負担が大きいですね。。(いつもありがとうございます)
特に「×メンバー分」という箇所はなんとかしたいところです。

###負担を減らせそうな箇所をピックアップ


  • 「1.」のSlackでの告知 → 自動化する
  • 「4.」経費精算シートを送付 → ツール上でワンクリックで完了させる
  • 「5.」各経費精算シートを受領しディレクトリに格納 → 自動化する
  • 「6.」差し戻し → ツール上でワンクリックで完了させる
  • 「7.」再提出 → ツール上でワンクリックで完了させる
  • 「8.」交通費と立替経費の計算 → 自動化する

主にツール上で
ワンクリックで完結させる
自動化させる
というのが肝になってきそうです。(自動化って使い方、合ってんのかしら)

###改善後の業務フロー


  1. Slack bot:月末にメンバーに向けSlackで経費精算の告知
  2. メンバー:レシート探し
  3. メンバー:各自、経費精算ツールに記入
  4. メンバー:経費精算ツールで「提出」ボタンを押下
  5. 経費精算ツール:各経費精算シートを1枚のシートにまとめる、且つ「交通費と立替経費」を計算して表示
  6. 管理者:各項目を確認し記入ミスや不明点があれば経費精算ツールの「差し戻し」ボタンを押下×メンバー分
  7. (メンバー:差し戻し内容を修正し「提出」ボタンを押下※差し戻しがあった場合)
  8. 管理者:「交通費と立替経費」を給与に反映×メンバー分

だいぶ管理者の負担が減ってきましたね。(無理やり感ありますが)
6.の各項目の確認は人間がやるしか無さそうです。
8.の給与に反映はコピペで済みそうなので割愛します。これが100名規模とかになると自動化の対象なんでしょうね。。

##課題と対策の再設定

###現状の課題

<メンバー視点>

  • 勘定科目(○○費とか)に何を記載すれば良いのか項目が分かり辛い
  • 日にちを半角スペースで入力するのが面倒くさい
  • 月末に領収書をまとめるのが面倒くさい
  • 経費精算シートの送付<追加分>

<管理者視点>

  • 各メンバーで勘定科目の項目が異なるため入力しなおしが発生する
  • 6人分のファイルをいちいち開くのが面倒くさい
  • メンバーへの告知<追加分>
  • 経費精算シートの差し戻し<追加分>
  • 各経費精算シートの「交通費と立替経費」の計算<追加分>

###対策

  • 勘定科目をプルダウン形式にし、各科目の該当例も表示しておく(管理者の入力しなおしも減る、はず)
  • 日にちはカレンダーから選択できる形式にする
  • メンバーの記載した各シートを管理者の1枚のシートに反映する
  • メンバーへの告知をSlack botで行う<追加分>
  • 経費精算シートの提出・差し戻しをワンクリックで完結させる<追加分>
  • 各経費精算シートの「交通費と立替経費」の計算を自動化させる<追加分>

課題と対策にそれぞれ追加がありました。
これで抜け漏れは無い、はず。。(一旦、前に進まないと)

###メモ

取り急ぎ出来ることを形に。
現状で運用している経費精算シート(Excelですが。。)を修正してみました。

  • 勘定科目のリスト化(プルダウン形式)※下の図は各項目を選択後の状態
  • 交通費と立替経費の計算

excel.png

##終わりに
###次回に向けて
次は実際にどんな画面が必要なのかを書き出してみます。

###雑感
第2回目のAdvent Calendarですが、多少書く時間が短くなりました。繰り返しですね、きっと。

早くコードを埋め込んだ記事が書きたいです。(バシっと)

引き続きどうぞ宜しくお願いいたします。

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