はじめに

だいぶ前にSharePointで外部の人と共有する設定方法を投稿しました。
SharePointで外部の人とファイルを共有
本稿ではPower Automateで同じことが出来ないか確認した際のメモです。

前の記事では、

特定のサイトのみ外部と共有することが出来る。
特定のファイルのみ外部と共有することが出来、ファイルを共有するための有効期限付きのパスワードを設定することが出来る。

ということが出来ました。
今回は結果から書くと、

特定のサイトのみ外部と共有することが出来る。
特定のファイルのみ外部と共有することが出来る。
パスワードを設定することは出来ない。
共有の期限を設定することが出来ない（他の方法で出来る）。
共有先ではメールでの認証となる。

となりました。以下ではその設定方法を記載していきます。

設定方法

SharePointの設定

前回の記事を参照して外部との共有設定を行ってください。

Power Automate

「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」アクションを使います。「受信者」に外部のアドレスを指定することが出来ます。

設定内容は以下。

サイトのアドレス
- 共有したいファイルがあるSharePointのサイト
リストまたはライブラリ名
- 共有したいファイルがあるリストまたはライブラリ名
ID
- 共有したいファイルのID
- リストまたはライブラリ上のIDのことです。
受信者
- 共有したい人のアドレスを入力。セミコロン区切りで複数アドレス指定可能。
メッセージ
- 任意項目。
- このアクションを実行すると受信者に対してメールが送られますが、そのメールに何かメッセージを追加したい場合に記載します。
- 例：『お世話になっております。ネオシステムの根尾です。お見積書をお送りします。』とか。
受信人への通知
- ここは必ず「はい」。「はい」にしないと受信者にメールが送られません。

共有メール

「受信者」に設定したアドレス宛に以下のメールが送られます（Gmailで表示した場合)。

送信者はPower Automateのフローを作成したユーザのアドレスになります。
メールの「開く」をクリックすると、メーラーによっては以下のようなダイアログが表示される場合があります（下図はGmailの場合）。

次に以下のような画面が表示されます。受信者のアドレスを入力し「次へ」をクリックします。ここで上記の「受信者」に設定していないアドレスを入力すると、エラーとなり、先に進むことは出来ません。

正しいアドレスを入力すると、下図のような画面になります。入力したアドレス宛にコードが記載されたメールが送られるので、そのメールに記載されているコードを入力します。
コードが記載されたメールは送信アドレスが「no-reply@sharepointonline.com」となります。Gmailでは迷惑メールとして判断されていました。

正しいコードを入力するとダウンロード(表示)することが出来ます。

共有を切る

上記のPower Automateのアクションでは共有の期限を設定することが出来ないので、何もしなければ永久にダウンロード出来てしまいます。
共有の解除方法としては、

対象のファイルを削除、または別に移動させる。
Power Automateの「アイテムまたはファイルの共有を停止します」アクションを使用して共有を停止する。

になります。
自動的にするには、共有した日付をどこかで保管(SharePointリストやExcel、Dataverseとか)して、共有後n日経過したファイルを削除または共有を停止させるフローを作成して日次で実行してあげれば良いと思います。

終わりに

この方式で認証(?)を良しとするかは置いといて、Power Automateで出来れば承認フローを走らせたり出来るので、共有先を間違えることは無くすことができるかもしれません。
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