Claude共有メモリ導入前に業務ルールを棚卸しするGAS

Claude の Chat と Cowork をまたいで前提を持てる共有メモリが、8月25日に話題になりました。営業や企画の仕事では便利です。ただ、先にやるべきなのは「何を覚えさせるか」より、古くなったルールを見つける仕組みづくりでした。

見積書の税率、失注理由の分類、案件名の付け方。こういう前提は一度メモリに入ると、会話を閉じても残ります。期限切れのまま残ったルールは、正しい文章を速く作るほど広がります。

そこで、共有メモリに登録する候補を Google スプレッドシートで管理し、見直し期限が14日以内の行だけを別シートへ出す GAS を作りました。API キーは使いません。スプレッドシートだけで動きます。

先に結論

共有メモリ用の台帳には、内容の横に「見直し期限」と「利用状態」を必ず置きます。期限がないルールは、便利なナレッジではなく、いつの間にか残る前提です。

8月25日の共有メモリのニュースを見て、僕も最初は「過去の指示を繰り返さなくて済む」と受け取りました。でも見積もり条件が変わった月に、古い条件まで引き継がれたら困ります。メモリの精度は、文章のうまさより台帳の更新で決まります。ここ地味に効きます。

シートは5列で足ります

まず 業務ルール という名前のシートを作ります。1行目は次の5列です。

ルール名	内容	担当	見直し期限	利用状態
見積書の税率	標準税率を使う	営業企画	2026/08/20	利用中
失注理由の分類	競合・予算・時期に分ける	営業企画	2026/09/01	利用中

利用状態は 利用中 と 廃止 にそろえます。日付は YYYY/MM/DD 形式です。ここを自由入力にすると、来月末 や 9月ごろ が混ざり、スクリプト側で判定できません。

担当が変わったときは、内容だけでなく担当欄も更新します。誰に確認するかが消えると、期限通知は結局放置されます。月初の定例で見れば十分です。

シートの列を、共有メモリの中身ではなく「見直しの台帳」として使います。

コピペで動くGAS

スプレッドシートで「拡張機能」→「Apps Script」を開き、下のコードを貼り付けて保存します。シートを再読み込みすると、メニューに「メモリ台帳」が出ます。

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('メモリ台帳')
    .addItem('期限が近いルールを点検', 'makeMemoryAudit')
    .addToUi();
}

function makeMemoryAudit() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const source = ss.getSheetByName('業務ルール');
  if (!source) {
    throw new Error('「業務ルール」シートが見つかりません。');
  }

  const warnings = collectMemoryWarnings(
    source.getDataRange().getValues(),
    new Date()
  );
  const target = ss.getSheetByName('メモリ点検') || ss.insertSheet('メモリ点検');
  const rows = [
    ['ルール名', '内容', '担当', '見直し期限', '判定'],
    ...warnings.map(row => row.slice(0, 5))
  ];

  target.clearContents();
  target.getRange(1, 1, rows.length, rows[0].length).setValues(rows);
  target.setFrozenRows(1);
}

function collectMemoryWarnings(values, baseDate) {
  const today = toDayNumber(baseDate);

  return values.slice(1).map((row, index) => {
    const deadline = toDayNumber(row[3]);
    if (row[4] !== '利用中' || deadline === null) return null;

    const days = Math.round((deadline - today) / 86400000);
    if (days > 14) return null;

    const status = days < 0
      ? `期限切れ（${Math.abs(days)}日）`
      : `更新まで${days}日`;
    return [row[0], row[1], row[2], dateLabel(row[3]), status, index + 2];
  }).filter(Boolean);
}

function toDayNumber(value) {
  if (Object.prototype.toString.call(value) === '[object Date]' && !isNaN(value)) {
    return Date.UTC(value.getFullYear(), value.getMonth(), value.getDate());
  }
  const match = String(value).match(/^(\d{4})[\/-](\d{1,2})[\/-](\d{1,2})$/);
  if (!match) return null;

  const [year, month, day] = match.slice(1).map(Number);
  const time = Date.UTC(year, month - 1, day);
  const check = new Date(time);
  return check.getUTCFullYear() === year && check.getUTCMonth() === month - 1 && check.getUTCDate() === day
    ? time
    : null;
}

function dateLabel(value) {
  if (Object.prototype.toString.call(value) === '[object Date]') {
    return `${value.getFullYear()}/${String(value.getMonth() + 1).padStart(2, '0')}/${String(value.getDate()).padStart(2, '0')}`;
  }
  return String(value);
}

メモリ点検 には、期限切れと14日以内に見直す行だけが出ます。元の 業務ルール は書き換えません。共有メモリへ貼り直す前に、人がこの一覧を確認する運用です。

日付を文字列のまま比べない理由

ここは少しだけ気をつけどころです。日付を 2026/9/1 と 2026/10/1 の文字列のまま並べると、見た目どおりに比較できないケースがあります。コードでは年月日を UTC の日数に直してから、今日との差を計算しています。

無効な日付も除外します。たとえば 2026/02/30 は入力ミスとして点検表に出しません。空欄や壊れた日付を「期限なし」として通すと、古いルールを見落とすためです。運用では、条件付き書式で空欄を赤くしておくと扱いやすいです。

手元では、2026年8月26日を基準に4件のサンプル行で collectMemoryWarnings を実行しました。利用中 の2件だけが対象になり、8月20日の行は 期限切れ（6日）、9月1日の行は 更新まで6日 になりました。9月30日の行と 廃止 の行は出ません。GAS に貼る前に、この判定部分を Node.js でも同じ入力で動かして確認しています。

途中でシート名を ルール一覧 としていて、実行時に次のエラーが出ました。コードを疑う前に、まずシート名をそろえると直ります。

Error: 「業務ルール」シートが見つかりません。

で、現場でどう使うか

月初に1回だけ点検メニューを押し、出てきた行を担当者に渡します。確認後に更新した内容だけを共有メモリへ反映します。急ぎの提案書づくりで前提を探す時間も減ります。

共有メモリを導入する仕事ほど、古いルールの棚卸しを後回しにしないほうがいいです。情報が残る期間を決める。それだけで、会話に毎回同じ注意書きを足す仕事がかなり減ります。