【セールス×ノーコード】Google Workspace Studioで自分宛「以外」の重要なメールを通知する

はじめに

Qiitaでビジネスを担当している渡邉です！
今回は最近活用し始めたGoogle Workspace Studioについて記事を書いてみようと思います

基本的に私がフロントに立ち、新規顧客や新規案件について取りまとめているのですが、
毎日多くのメールが届く中で、「新規の問い合わせ」や「急ぎの見積もり依頼」をスピーディかつ漏れなく確認したいという課題がありました。

非エンジニアであるため、複雑なプログラミング（Google Apps Scriptなど）を組むのはハードルが高いと感じていましたが、Google Workspaceの新機能であるGoogle Workspace Studioを使用することで、ノーコードでAI（Gemini）を組み込んだ自動化フローを構築できました！

本記事では、構築の手順と、その過程で直面したエラーの調整に関する知見を共有させていただきます！

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自動化フローの全体像

今回作成したフローは、以下の5つのステップで構成されています。

1. 開始条件 (Gmail)：メーリングリスト宛てのメールを受信したとき（送信元は指定しない）
2. 決定 (Geminiによる仕分け)：メールの中身をAIが読み、「新規の問い合わせ」または「見積もり依頼」かを判定する
3. 条件分岐：判定結果が「True（対象である）」の場合のみ、次のステップへ進む
4. Geminiによる要約：メールの「送信元」「件名」「概要」を5秒で把握できるように要約する
5. Google Chatで通知：要約内容と元のメールへのURLを自身のチャットに送信する

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具体的な設定手順と直面した課題の解決策

ステップ1：開始条件の設定（Gmail）

ビジネスGのメーリングリストに届くメールをすべてキャッチします。
送信元のアドレスやドメインが事前に不明なケース対応するため、送信元は指定しません。

• アプリ：Gmail
• トリガー：メールの受信時
• フィルタ設定
  • To にメーリングリストのアドレスを入力
  • From は空欄のままにする

ステップ2：Geminiによる仕分け

受信したメールが通知対象（新規の問い合わせ / 見積もり依頼）かどうかをAIに判断してもらいます。

つまづいたポイント：言語サポートのエラー

当初、日本語で「新規案件や見積もり依頼ですか？」とプロンプトを入力したところ、以下のエラーが発生しました。

プロンプトまたはプロンプトが参照するコンテンツが、サポートされていない言語を使用しています。

Google Workspace Studioの一部の決定ブロックでは、プロンプトに日本語を使用するとエラーになる事があるようです。

解決策：プロンプトを英語に書き換える

メール本文自体が日本語であっても、プロンプトを英語にすることでエラーを回避できました。

実際に設定した英語プロンプト

Read the following Japanese email and determine if it requires attention from the assignment manager.

[Decision Rules]
- Output "True" IF the email contains ANY request for a quote, estimate, or pricing (見積もり依頼・金額の確認). This applies to ALL emails, regardless of whether they are completely new or for ongoing projects.
- Output "True" IF the email is a completely new inquiry or project consultation (完全新規のお問い合わせ).
- Output "False" IF the email is merely a routine communication (e.g., draft checks, regular reports, daily advertising operations, newsletters) AND does NOT contain any request for a quote.

[Output Format]
Output only "True" or "False".

ステップ3：条件分岐

ステップ2 of 判定結果が True の場合のみ、次のアクションへ進むように設定します。

つまづいたポイント：次のステップで変数（Step4の出力）が選べない

当初、Chat通知のステップを条件分岐の「枠の外」に配置していたため、ステップ4の要約結果をChat通知の本文内に挿入（参照）できない問題が発生していました・・。

条件が False の場合にも通るルートにChat通知があると、システム側が変数を参照させない仕様になっているためです。

解決策：サブステップ内に配置する

条件分岐の枠内にある「サブステップを追加」から、要約ステップ（ステップ4）とChat通知ステップ（ステップ5）を配置することで、正しく変数を引き継ぐことができるようになりました。

ステップ4：Geminiによる要約

Chatで一目見て内容がわかるよう、Geminiに要約してもらいます。
ここでもエラーを防ぐために英語で指示を出しつつ、出力は日本語になるようフォーマットを指定します。

要約用プロンプト

Read the following Japanese email and summarize it in Japanese so the assignee can understand it in 5 seconds.
You MUST output the result strictly in Japanese using the following format. Do not add any extra text or conversational fillers.

【送信元】 (Extract the sender's company and name from the email signature or context)
【件名】 (Extract the email subject)
【概要】 (Summarize the main points of the email in 3 lines or less)

ステップ5：Google Chatで通知

Google Chatの「メッセージを送信する」アクションを追加します。
※テキストボックス内で 半角の「@」 を入力すると、これまでのステップの変数を呼び出せます。

まとめ

Google Workspace Studioを使用することで、非エンジニアであっても、ノーコードで業務効率化できました！
とはいえ正直まだまだ精度には課題があると感じているのでストレスなく運用するにはもう少し調整が必要そうです・・！