序
SharePoint リスト及びライブラリの「通知（従来のアラート）」は廃止に向かっており、少なくとも新規作成のブロックなど段階的な制限が案内されています。
代替策のひとつとして Power Automate によるフロー作成が挙げられますが、単に通知するだけであれば、SharePoint ルールの活用も視野に入れるとよいかと思います。
本稿では、この SharePoint ルール（Rules）について整理します。対象者は、まずは「通知が届く状態」を早期に回復したい方向けです。
1. SharePoint ルール（Rules）とは
SharePoint リストやライブラリに対して「ルール」を作成し、条件に合致した場合、通知メールを送る等の軽量な自動化を組める機能のことです。
2. ルールの作り方
今回は「リスト」に焦点を絞って作成方法を紹介します。もちろん、普段ファイルを保存する「ライブラリ」にも応用できます。作成は「自動化」タブから行えます。
上の手順で「ルールを作成」をクリックすると、次のウィンドウが表示されます。この時の「アイテム」というのは、リストに保存されている（あるいは、これから保存する）データのことを指しています。
2.1. アイテムが変更されたとき
まずは、リストに保存されているデータに何かしらの変更が加えられた時に実行するアクションを設定してみましょう。設定画面は以下のとおりです（とてもシンプルです）
アイテムが変更されたときに「常に」何かしらのアクションを起こすのか、それとも「条件」を与えるのかのいずれか一方を選択します。既定では「If（条件）」となっており、いずれを選択しても設定できるアクションは次の２つです。
- 次の宛先にメールを送信する
- 値を設定する
上は、仮に「次の宛先にメールを送信する」を設定した場合の画面ですが、更新通知対象の SharePoint リストにユーザー列がある場合、保存されているユーザーに対しても簡単にメールを送信できる点は便利です。色々クリックして操作感を確認すると理解が進みそうです。
2.2. 新しいアイテムが作成されたとき
SharePoint リストに新しくデータが保存された時に起こすアクションを設定できます。今回、例えば「商品マスタ」に新しくデータが入ったとして、その生産数が一定のラインを超えたときにだけ通知したいというケースがあったとします。
その時は「条件」を選択し、対象の列（生産数）を選択した後、具体的な数値を設定することで実現できます。これに関しても、どのような通知を行えるのかを実際にクリックしてみることで理解が進むかと思います。
2.3. アイテムが削除されたとき
SharePoint リストに保存されているデータが削除されたときに起こすアクションを設定します。しかし、この場合は「次の宛先にメールを送信する」というアクションしか存在しない点が他のルールと異なる点です。
2.4. 日付が近付いています
SharePoint リスト内に「日付と時刻」のデータ列が存在しており、その日付よりも前に実行するルールを設定することができます。リマインダーなどの機能実装が見込めます。日付型の列が存在しない場合は、以下の画像のように警告文が表示されてしまい設定できません。
今回は「消費期限」という列を作成し、その３日前にメールを通知するといった設定を行います。なお、設定できるアクションは「メールの送信」のみです。
3. ルールを管理
作成したルールは、変更を加えたりオン・オフを切り替えたりすることも可能です。その場合、以下の手順で画面を操作します。
ルールは、最大で 15 個作成できます。オフにしても 15 個以上を作成できない点に注意が必要です。使用しないルールは削除します。
その使用しないルールについては「利用できるルール」から対象のルールをクリックすることで「ルールの削除」を行えます。少し分かりにくいかもしれませんが、変更と削除は同じ画面から…という仕様です。
4. 結
以上、SharePoint の通知機能廃止に伴う対策の紹介でした。これまで紹介してきた SharePoint ルールで実装できない、より複雑なルールに関しては Power Automate を使用して実装していくことになります。その場合、少々複雑な手順を踏まなければならないことも出てくるかもしれません。委細は以下の記事をご一読ください。