Live Doc Meetingsとは、参加者同士が議事を皆で記録しながらアジェンダに沿って進行させる会議。
百聞一見
リンク: Live Doc Meetings | GitLab
要領
(DeepL翻訳)
- 事前にGoogleドキュメントで議題を作成する（どんな共有ドキュメントサービスでも構わないが、GitLabではGoogle Workspaceを使用している）。
- アジェンダにアクセスできない、というコメントが出ないよう、適切な共有設定がされていることを確認する。アジェンダは参加者全員が編集可能であるべき。
- 会議の招待状でアジェンダをリンクさせる。
- できるだけ会議の前に議題を設定する。
- アジェンダはシンプルであるべき：簡潔で直接的な番号付き、箇条書きのリスト
- 質問は前もって書いてリストアップしておくと、質問の質が高まる傾向。
- 関連するテキストは、関連するリソースにリンクさせ、検索や質問に時間を費やさないようにする。
- 複数の参加者がリアルタイムでメモを取ることが推奨されるため、「メモ」セクションを別に使用するのではなく、議題に沿ってメモを取る。
- **会議で話していないときは、いつでも、メモを取るのを手伝う。**会議開始時の資料にメモ係が記載されていない場合、人々は自己メモを取るべきである。質問をした人が答えに集中できるように、他の人にリアルタイムで答えを書いてもらうことも検討。質問した人は、会話が自分に関係のないことに移ったら、答えを確認できる。
- メモは適切にインデントされ、会話の流れに沿った構造になっていること
- 質問と回答の前に参加者の名前を付け、出所の文脈を示す。
- 質問の順番を守ることで、その場で最も声の大きい人が会話を支配してしまうのを防ぐことができる。
- 質問を書いた人が発言したいかどうかを常に尋ねる。発言しない場合、または発言できない場合は、会議の司会者が代わりに発言する。
- 共有ドキュメントで既に質問され、回答されている場合でも、リスト内の質問を口頭で補足する。質問と回答を聞くことで、全員が考え、回答することができる。また、多くの人はタイピングよりも早く、少ない労力で話すことができるため、質問や答えを口頭で伝えることで、より多くの文脈を知ることができるかもしれない。会議を録音している場合のもう一つの利点は、録音にすべてが含まれていること。
- 非公開の情報が含まれる会議でない限り、ライブで参加できない人と共有するために会議を録画し、最大の透明性とフィードバックの可能性を求めてライブストリーミングを検討することを勧める。
理想的なリモートワークで憧れるGitLab社のHandbookにある手法が元ネタです。
GitLabで学んだ最高の働き方 Developers Summit 2022-02-18
リモートワークのいま学びたい、GitLab Handbookと徹底した文書化への狂気 - Qiita
リモートワークのいま学びたい、GitLab Handbook非同期コミュニケーションのススメ - Qiita
自身の感想
- 喋りに瞬発力がなくてもあらかじめアジェンダが視覚化されていて、会議の進行も視覚で把握できることが良い体験。会議の進捗が把握できる。
- 議事録を終了後すぐ共有できる。非参加者とも次の合意形成が非常にスムーズ。
- 過去議事録に続けて書いていくことでより深まる。
- 1on1でも有効そうなのでまずは自分の関わる会議から広めていきたい。
「会議メモを使用」
これで関係者向けにCalendarとリンクしたメモが生成できるので、編集権限を関わる範囲に付与。ワイガヤしながらメモをとる。
会議が次回に続く場合は、同じファイルに継続して取っていくことで前回の見直しも簡単、とのこと。
ヘルプ: 会議メモ
組み合わせるとさらに楽しい、便利
oViceでMiroとGoogle Docsと
承認も使えそう
その他 そもそも会議とは
一般に議事録には3種類あるといわれる。
レビュー系の議事録
フォーマットあり
仕様書やプログラムコードなどの成果物を読み込んで検証する効力がある
開発プロセスを検証する効力がある
- フォーマットが肝
- 指摘内容 と 対応内容
- 質疑応答内容 と 応答内容
一般議事録
フォーマットなし
誰が言った言わない、一般的な会議のエビデンスという効力がある
メモ
フォーマットなし
効力がない
Live Doc Meetingsは会議のファシリテーション力向上とともに。
「世界で一番やさしい会議の教科書」を読んだので、その要点 - Qiita
Google ドキュメントを会議メモとして使う - メドピア開発者ブログ
以上参考になればさいわいです。