お初にお目にかかります
こんにちは！まぬると申します。
社会人4年目、小売業で売り場とパートさんの管理をしています。
今回は「PowerAutomate」を使って解決へ導けそうな業務課題へアプローチしていこうと思います！
取り組みの背景
先ほど話した通り、主な業務は売場とパートさんの管理ではあるのですが、そのうちの1つに冷ケースの温度管理というのがあります。
うちのお店の売り場冷ケース、バックルームの冷蔵庫、冷凍庫は一部を除き毎時間温度が記録されクラウド上で保存、管理できるようになっています。
毎日11:30,15:30,19:30に売場の課長（課長が休みの際は代行の売り場チーフ）がクラウドのページで冷ケースの温度を見て異常がないか確認し、その毎時間承認するというルールがあり承認業務を行うわけですが・・
その承認を忘れてしまうのです！！！
うちのお店は温度の記録は自動的にクラウドに保存されるのですが、その承認だけは手作業なので忘れてしまうことがあるのです。
承認を忘れないようにアラームをかけるときもありましたが・・
それでも忘れてしまうこともあり皆には困ったものです。 おまえもそうだろ
このままだと冷ケース異常に気づかないで商品をダメにしてしまいお客さんにも迷惑をかけてしまう..
そこでPowerAutomateでなにか解決できないかと思った次第です。
リマインダーメールを送ろう
そこで忘れられないように時間になったら自動でリマインドメールを送るようにしたい！
※イメージ
準備
Microsoft365のwebページからpowerAutomateを選びます。もしくはググる
するとこんな画面が出てくるので、まずはテンプレートをクリック。
いろいろなテンプレートが出てきますが、今回は毎日特定の時間になったらメールを送りたいので検索ワードに「毎日」と打ってみます。
ちょうど良さそうなものがありましたね。これを選びます。
すると、こんな画面が出てきます。これはofficeのサービスを繋げる前に各サービスにサインインが必要です。outlookは使っていたのでこれにはログイン済みとなってチェックマークがついています。
次にこんなフローチャートみたいなものができます。一番上のevery day というところを開くと
こんな画面になるので入力していきます。
間隔は1,頻度は日や時間が選べますが今回は毎日なので1日とします。
タイムゾーンは日本に住んでいるので大阪、札幌、東京を選択。
開始時刻はすぐに始めたいのでこのままにします。
これらの時間にではメールを送りたい時間を選択できます。今回は11:30,15:30.19:30に送りたいのでプルダウンで選択します。
次にSend an email (V2)を開くと
メールを送る宛先、件名、本文を書くところがあるので入力します。
今回、さらにteamsにも同じ内容を送りたいのでSend an email (V2)下のプラスボタンを押すとアクションを追加することができます。
検索窓にteamsと入力すると・・・
「チャットまたはチャネルでメッセージを送信する。」というのがありますので選択。
投稿者は自動でやるので今回フローボットを選択しています。
投稿先はチャネルを選択し、チームとチャネルを投稿したいところへ選択します。
そしてメッセージはさっきと同じ内容を入れます。
出来ましたね！！
さっきやった内容を実際に動かしてみましょう。保存をクリックしてテストをクリック！
すると・・・
なんとかうまくいきました。さっそくフィードバックもらおうと思います。
どうだった？
上司や課長、ほかの部署の方からは「忘れにくくなるのはいいね！」とお褒めの言葉をいただく。ただ今後の課題として対象者全員にメールが行くので課長と今日の当番の人とチェックする人で日ごとで変えられればいいよね。といただきました。
まだまだ道半ば。。これからも業務改善のために勉強していくぞ！！
6/1 取り組みの背景を追記しました。