背景
企業・組織あるいは個人でも、社外の方とお仕事をご一緒する機会は本当に多いと思います。メールやチャットで済む場合もあれば、やっぱりお互いに時間を使って、オンライン/オフライン で会う事がよりよい事もまだまだ多いです。
その中で最大に手間暇のかかる作業が複数人での日程調整。社員3名を入れるだけで、5営業日先でないと辛いのに、社外の方となると更にその苦痛は増します。様々な調査データもあると思いますが。そして、心理的 な面でも、この日程調整の最適化は必須事項と言えるでしょう。
ここでは、私の現在の心の友である FindTime の使い方を書き残します。
FindTime は Microsoft 365 の Outlook のアドインです。
メリット
挙げたらきりがない... メールや Teams Chat / Slack に候補日をつらつらと列挙して、自分や同僚のスケジュールを仮押さえする作業をする事と比較したら😊
- 圧倒的作業時間の短さ。各々が Web UI から、自分の都合を選択するだけ
- 社外の方と使える
- Microsoft 365 を持っていない方でも参加できる。G-Suite など法人用のスケジューラーだけでなく、Outlook.com や Google Calendar といった個人向けスケジューラーでも動く
- 日程調整を開始する人には必要
- 社内の同僚の空き時間を確認できる
- メールの本文がスケジューラーに転記される
- Microsoft Teams Meeting URL が発行される
- 選択すると、自分のスケジュールが仮押さえされる
- これ、通常の日程調整サービスに無いことが多い
- iCalender のダウンロード不要
- 誰が投票したのかを Web UI で確認できる
- Web UI から、まだ投票していない人に催促できる
- メールの To 全員が投票すると、自動的に 1) 全員「はい」を選んだもの 2) そのうち一番直近のもの で確定。仮押さえのスケジュールは自動的に削除される
デメリット
以下、Microsoft 365 のツールなので、しょうがないか、とも思えます。
- Microsoft 365 が無いと、日程調整が始められない
- Web Meeting は、Microsoft Teams しか選択できない
- Teams からは開始できない
- これ、メッチャ欲しいぞーーー社外の方と Teams やっているぞーーー
必要なもの
スケジュール作成者のみ
- Microsoft 365
- Outlook : これは Desktop 版でも Web 版でも良い
Outlook の Desktop 版でインストールが終わると、リボンのメニューに FindTime が表示されます。
FindTimeをインストールする:
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/findtime%E3%82%92%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%82%B9%E3%83%88%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%81%99%E3%82%8B-2501ff38-0a47-4dc5-999f-bcca329f0f63
受信者:
- Web ブラウザーのみ
- HTMLメールを受信出来た方がいいです
「ポーリングのスケジュール」という名称で新型の Outlook に統合予定
洗練されて Outlook に入ってきますね。
まだ日本語版のWebサイトの リンクが英語版サイトになっていますが、徐々にドキュメントも整備されていきます。
会議作成手順
実際にスケジュール作成をしていきます。
1. Outlook よりメール作成
兎にも角にも、メールです。
大事な点は、メールのToとCCが、そのまま必須と任意の区別になっています。ここはメッチャ注意してください。
必須出席者 = To
任意出席者 = CC
ここでは、To に 1名入っています。
2. FindTime のボタンを押して、候補日選択開始
リボンメニューの [FindTime] を押します。
5-6秒程度待つと、画面右側に FindTime のアドイン画面が表示されます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 長さ | デフォルトが30分。ステキですね。 |
| 勤務中 | (オン)。常に残業無し! |
| タイムゾーン | おそらく日本標準時になっていると思いますが。初めて使う際には確認してください |
| 日時選択項目 | ここから、当該時刻を選択します。緑になっている候補日時を複数選んでくださいね |
初めて使う際には、この日付選択が迷うかもしれません。私は当初勘違いしてました。
上の [>] は 月 です。
下の [>] は 週です。
下を使う事が多いんじゃないでしょうか。
候補日を幾つか選択して[次へ]進むと、確認画面になります。
場所が空になっています。Teams Meeting の際には [Microsoft Teams 会議]を入力しましょう。
Teams 会議が不要のオフライン会議などでは、 [Teams 会議] のチェックボックスをオフにします。
それ以外の設定項目は、それぞれの通りです。デフォルトのままでいいと思います。
3. メール送信
最後に [メールに追加] を押します。
そうすると、メールに FindTime への URL が付いたリンクが埋め込まれます。
後は、メールを送信します。
送信後に、ちゃんと自分のスケジューラーに仮登録されていますね!
4. 受信者のビュー
普通のメールが届きます。
ここで受信者が選択すべきことは [日時] の [n 個のオプション] です。
よく一番下の [招待状を作成][FindTime] を押しちゃう方がいます。これは、FindTime の Web サイトに誘導されて、候補日を選択する URL には移動しないです。つまり Microsoft 365 のアカウントを持っていない方にとってみれば、「あれ、使えないじゃん」と勘違いしちゃいがちです。
[日時] をクリックすると、当該日程調整用 の URL に誘導されます。
ここで、自分の名前を選択します。
そうすると、日時選択画面になります。
ご自身のスケジューラーを見ながら、「はい」 か 「いいえ」 を選択してください。「希望する」だと確定にならない事が多いので。
自分の都合を選んだら、[投票]ボタンを押して、確定させます。
全員の投票が完了すると、自分のメールボックスに Microsoft Teams Meeting の URL がついたスケジュールが届きます。
後は、自分のスケジューラーに入れるだけ。
5. 開催者のビュー
開催者は、自分の作成した FindTime のアイテム達を FindTime のサイトにログインして確認できます。一覧確認って便利ですよねー
FindTime のサイト:
https://findtime.microsoft.com/
開催者は [サインイン] からログインします。
ご自分が設定した会議の一覧が見えます。
こんな画面です。
-
[リマインダーを送信]
- これ、メッチャ便利! ちょっと返事がないなーと思ったら、ボタン一発です!
- 受信側のリマインダーのメール例
-
他の人の投票状況
- ここで、お一人お一人が、投票したかどうか、が確認できますね。
6. 全員投票後に
参加者が誰か投票すると、開催者にメールで通知が来ます。
これ便利。どれくらい早く投票してくれたかどうかがわかります。
こちら、投票があったよメールの例。
そして、To の全員が投票が終わると、その旨のメールが届きます。
先のメールと文面が似てますが。
これで、日程調整終わり。
もう一度ですが。
- スケジューラーに登録完了
- 仮の予定の解放
- Microsoft Teams Meeting 設定
対面での場では、Microsoft Teams Meeting は「オフ」にすればいいですし。会議室は、マイクロソフト品川オフィスなどと、入力すればいいですし。
まとめ
FindTime での日程調整ですが。メールの返信の作成時間と合わせても、1件につき、2-3分で終わります。私の場合。
これが無かったら:
- 社内の他の参加者の空き予定を確認
- 社内の参加者の返答待ち
- これが時間かかるんだ... 下手すると2営業日
- これが確定しても「仮」の状態での押さえ
- その後、社内参加者の候補日を文字列でコピペ
- たまに曜日を間違えたりすると「x/x は火曜日でしたよね?」と確認のメールを頂いたり
- お客様からの返答待ち
- 返答後に御礼メール送信
- 社内関係者のスケジュールを「仮」から「確定」に
もう大変。もうもとに戻れません。
Microsoft 365 をご利用の皆さん。社内でも社外でも、今すぐ FindTime で日程調整をラクチンにしましょう!