【ノウハウ】Outlookの対面イベント設定とTeamsの使い分け

はじめに

Outlookで会議の予定を組むとき、対面イベント設定を使うとタイトルに自動で「In-Person」が付く機能をご存知でしょうか？
この機能は、会議が対面での出席を前提としていることを直感的に伝えるために設計されています。
一方、Teamsでは同様の自動表示機能がなく、対面での参加を促すためには手動で情報を追加する必要があります。
ここでは、Outlookの機能とTeamsとの違いについて、具体的な動作やメリットを交えながら解説していきます。

Outlookの対面イベント設定とは？

Outlook（およびOutlook on the web） では、会議作成時に場所入力欄の横にあるスイッチを使って対面イベントをオンにすることができます。

この設定を有効にすると、以下のような効果が得られる。

• In-Person表示の自動付加：
  • 会議出席依頼のメールやカレンダーイベントのタイトルに、In-Personが自動的に追加される
  • 参加者はその会議が対面出席を前提としていることを瞬時に認識できる
• 会議室などのリソース管理との連携：
  • 対面参加が前提となるため、参加者の空き時間だけでなく、会議室やその他のリソースの予約状況も考慮して、最適な会議時間が提案される

こうした機能により、対面会議の予定調整や会議室の利用がよりスムーズに進められるメリットがある。

Teamsとの違い

Teams では、 Outlookのような専用の対面イベント設定は提供されていません。
そのため、対面での参加を促したい場合は以下のような工夫が必要です。

• 自動表示機能の不在：
  • Teamsで会議を作成すると、会議のタイトルに自動でI n-Personのような表示されない
  • すべて手動で情報を入力する必要がある
• 会議詳細への記載：
  • 対面参加を推奨する場合、会議の詳細欄に「対面推奨」や「オフィスでの参加希望」などの文言を明記して、参加者に意図を伝える工夫が必要

この違いは、各ツールが想定する 利用シーンの違い によるもので、 Outlookは従来の対面会議を前提 に、 Teamsはオンラインでのコラボレーションを主眼 に置いているためと言える。

まとめ

Outlookの対面イベント設定は、会議が対面での出席を前提としていることを明確に伝えるための便利な機能です。
自動的にタイトルにI n-Personが追加されることで、参加者は会議の形式を瞬時に把握でき、予定調整やリソース管理が効率化されます。
一方、Teamsでは自動表示機能がないため、対面参加を促すためには会議詳細への明記など、利用者側での工夫が必要です。
各ツールの特性を理解し、状況に合わせた適切な設定や表現を行うことで、より円滑な会議運営を実現できます。