やりたいこと
社内外部のお客さんと MTG することって多いですよね。そんな時には、自分のカレンダーから空き時間を抽出して、候補をリストアップしてメールに書いてお客さんに送って、返信待っている間に候補が他の MTG で埋まっちゃって、その旨メールで連絡して、入れ違いでお客さんからその時間にお願いしますと返信が来てバッティングしたので調整し直して、、みたいなことがありますよね。
上記はだいぶ大げさに書きましたが、日程調整って割と面倒な作業なので少しでも楽にしたいなと思って、各カレンダーの機能で効率化してみます。ユーザが多いであろう、Google カレンダーと Outlook が対象です。
結論
- Google カレンダーなら 予約スケジュール を使う
- Outlook なら スケジュールポーリング を使う
詳細
予約スケジュール (Google カレンダー)
Google カレンダー上で、スケジュールの空き時間を設定することでその空き時間を予約できるようにする機能。自分のカレンダーはもちろん、複数人のカレンダーから空き時間を設定することもできる。
予約スケジュールを作成すると共有リンクが作成されるので、そのリンクをお客さんに送って好きな時間帯を予約してもらえば日程調整完了！予約時に自動で Google Meet のリンクを発行することもできる。
お客さんが Google Workspace を使っていなくても利用できる。
詳しくは公式ドキュメントで。
https://support.google.com/google-workspace-individual/answer/11608416?hl=ja
スケジュールポーリング (Outlook)
Outlook 上で空き時間を設定して日程調整する機能。基本的には Google カレンダーと似ているが、違うのは設定された各空き時間に投票するという点。全参加者からの投票が終わって主催者側で確定できる。
投票待ちの時点では、設定した空き時間は仮予約の形でカレンダーには表示される。Teams 会議で設定すれば自動で発行もしてくれる。個人的に UI がやや分かりにくい印象。
こちらもお客さんが Office365 を使っていなくても利用できる。
ということで
Google カレンダーと Outlook それぞれで外部との日程調整を楽にする方法をまとめてみました。
弊社は Google Workspace を使っているので、Google カレンダーの予約スケジュールを使うことになりますが、Outlook のスケジュール設定も覚えておきたいですね！ (個人的には Google カレンダーの機能の方が好みです🥰)
以上です。