Slackに「リスト機能」が追加され、早2年弱。
タスク管理やチェックリストとして使えて、
「これ便利そう！」と思って試してみた方も多いのではないでしょうか。
私も実際に使ってみました。
ただ、しばらく運用していると
ある問題に気づきます。
「誰も見なくなる」
この記事では、Slackのリスト機能を実際に使ってみて感じた課題と、
それを解決するための自動化のアイデアを紹介します。
Slackのリスト機能とは
Slackのリスト機能は、Slack上でリスト形式の情報を管理できる機能です。
例えば、以下のような用途で使うことができます。
- タスク管理
- チェックリスト
- 進捗管理
- 情報整理
イメージとしては、以下のような形です。
| タスク | 担当 | 期限 | ステータス |
|---|---|---|---|
| 資料作成 | 佐藤 | 4/10 | 未対応 |
| レビュー依頼 | 田中 | 4/12 | 進行中 |
| 会議準備 | 鈴木 | 4/15 | 完了 |
Slack上で簡単に共有できるため、
チームでのタスク管理にも使いやすい機能です。
実際に使うと起きる問題
便利そうに見えるSlackのリストですが、
実際に運用してみると、いくつかの問題が出てきます。
誰も確認しなくなる
最初はみんな見ていますが、
時間が経つと確認されなくなります。
更新を忘れる
ステータスの更新や完了チェックが
後回しになりがちです。
期限切れに気づかない
気づいたら
- 期限が過ぎたタスク
- ステータス未更新のタスク
- 完了しているのか分からないタスク
が増えていきます。
なぜ運用が難しいのか
Slackのリストの特徴は、
「見に行くツール」 であることです。
つまり
- 自分で開く
- 状態を確認する
という使い方になります。
忙しいと、
どうしても「見に行く」という行動が減ってしまいます。
結果として
- 更新されない
- 確認されない
- 放置される
という状態になりがちです。
解決の方向性
そこで考えました。
「見に行く」のではなく、Slackが教えてくれればいいのでは？」
つまり次のような仕組みです。
Slackのリスト
↓
自動チェック
↓
Slackで通知
これができれば
- 期限切れタスク
- 未対応タスク
- 更新されていない項目
を自動で通知できます。
このシリーズで作るもの
このシリーズでは、以下の構成で
Slackのリストの自動チェックツールを作ります。
Slackのリスト
↓
Slack API
↓
Google Apps Script
↓
定期チェック
↓
Slack通知
Slack APIとGoogle Apps Scriptを使って、
リストの状態を定期的にチェックし、
必要に応じてSlackへ通知する仕組みを作ります。
シリーズ構成
このシリーズは全5回で進めていく予定です。
| 回 | 内容 |
|---|---|
| 第1回 | Slackのリストの課題と自動化のアイデア |
| 第2回 | Slack APIでListsの情報を取得する |
| 第3回 | GASでSlackリストを定期チェックする |
| 第4回 | Slackにリマインドを自動投稿する |
| 第5回 | Slackのリストを自動タスク管理ツールにする |
次回予告
次回は
Slack APIを使ってListsの情報を取得する方法
を紹介します。
Google Apps ScriptからSlack APIを呼び出して、
実際にリストデータを取得してみます。
まとめ
Slackのリストはとても便利な機能ですが、
- 確認が必要
- 更新を忘れやすい
- 期限管理が難しい
という運用上の課題もあります。
このシリーズでは
Slack API × GAS を使って
Slackのリストを自動でチェックする仕組み
を作っていきます。
次回は、Slack APIを使ったリスト取得から始めます。