この記事は実践編です。
自動化フロー作成編は前の記事をご覧ください。
実際に動かしてみる
PDFのダウンロードサイトへアクセス
マウスポインタが自動的に設定したリンクをクリックしてくれます。
名前を付けて保存ウィンドウが表示され、
ファイル名も指定したファイル名に指定できています。
問題なくダウンロードできています。
ダウンロードしたファイルを開き、
フルスクリーン化
拡大
ここからテキストを抽出、「NewVar」に○○店様○○機器設置と入力されています。
次に注文書の下半分を表示
ここからテキストを抽出、「Replaced2」に202609と入力されています。
これをもとにファイルのリネーム
最後に指定のフォルダへ移動
最後まで問題なく実行できました。
部署メンバーに使ってもらいました
まずはこの作業を部署内で一番行っている、隣の席の事務スタッフEさんに使ってもらいました。
筆者
「Eさんすみません、いつもやってもらってるA社の押印済み注文書の処理についてなんですが、スキャンからフォルダへの保存って地味に時間かかるっておっしゃってたじゃないですか？実は、そこを自動でパソコンがやってくれる仕組みを作ってみたんですけど、ちょっと使ってみてもらえますか？」
Eさん
「自動でそんなことができるんですか！？ぜひ使わせてください！！」
～～使用後～～
筆者
「まずは、使ってもらった感想を聞いてもいいですか？」
Eさん
「今まで自分が手間だと思ってた部分を代わりにやってくれるので、他の作業に時間を使えそうですね！今見せてもらったのは1件分の注文書でしたけど、10件とか一気にできたりするんですか？？」
筆者
「今回作成したフローだと無理ですね、1件分をスキャンして実行を繰り返す形になります。」
Eさん
「もし複数件分の注文書を一気にスキャンして、一気に仕分けまでできればもっと時間短縮できますね。」
筆者
「そこは私も思ってました。1回1回の実行じゃミスは減るかもですけど、あまり時間短縮につながらないですよね。他に、もっとこうだったらいいなと思う部分はありますか？」
Eさん
「欲を言えば、保存した後は取引先へ注文書をメール送信する作業が待っているので、そこまで自動でやってもらえるといいですね。ただ、最後に確認をしたいので、メール送信ボタンを押す直前までにしてほしいと思いました。」
ふむふむなるほど…！
ファイルを保存した後にも自動化できそうな業務があることに気づけていなかったので、これは興味深い意見です！
次に同僚のDさんにも使ってもらいました。
筆者
「ちょっと今時間ある？押印済み注文書の自動仕分けツールをPADで作ってみたんだけど。」
Dさん
「大丈夫ですよ。見せてください！」
～～使用後～～
筆者
「どうかな？今後の業務に活かせそう？」
Dさん
「ダウンロードから実施してくれるところ、フォルダがなかったら作ってくれるところが痒い所に手が届く感じがしていいと思います！改善は必要かと思いますが、業務にも活かせそうですね！」
筆者
「具体的にどんなところに改善が必要だと思った？」
Dさん
「まず、使用する場面が限定的なところですかね～。一例に対して作成されていますが、例えば他の案件の場合の保存フォルダだったら？他の取引先の注文書だったら？という部分にも対応できれば、起動するツールは1つで済みそうですね」
筆者
「なるほどなるほど、案件としてはこのA社の機器設置のものが圧倒的に多いけど、他の案件も少なくないもんね。他にはある？」
Dさん
「あとはOCRの精度の問題ですが、正確に読み取れないファイルも出てきそうですね。」
筆者
「そうなんだよな～、スキャンする書類の画質が悪いと正確に読み取れないこともあるんだよね～」
予想していた意見もありましたが、自分が気づけていない部分も多々ありました。
Eさん、Dさんありがとうございました！！！
見えてきた課題
前述のフィードバックにて浮き彫りになった課題と考えられる対応策について考えてみます。
複数件を一気に実行することはできない
一気にスキャンをすることで、1つのPDFファイルの中に複数の注文書が入ることになります。ソフト側で書く案件ごとに分割したあと、各ファイルに対して自動化フローを実行することで実現できそうです。
もしくは、スキャンは各案件ごとにスキャンを行い、注文書ごとにダウンロードすることで、複数案件に対応できそうです。ただし、ダウンロードはUI要素を使用しているため、事前に何件の注文書をスキャンしたかを認識させる必要があります。
取引先へのメール送信につなげたい
保存後のファイルをその注文書の取引先へ送るというフローを追加で組むことで実現できそうです。
Power Automate Desktopは、Microsoftのアプリであり、メールソフトであるOutlookとの親和性が高く、専用の多くのアクションが使用できます。
単純なメール送信だけではなく、その他応用にも対応できそうです。
違う案件、違う企業の注文書に対応できない
OCRで抽出する部分を増やし、案件の内容や企業まで認識することができれば、実現できそうです。
もしくは、事前準備として各取引先の書類用のフローを作成しておき、書類の要素である「企業」「書類の種別」「案件名」などを事前にExcelに入力した状態で実行することで、PAD側で最適なフローを実行する仕組みにすることも考えられます。ただしこれには全ての書類に対してのフローを作成する必要があるため、現実的ではありません。
読み込むファイルによって、文字を正確に読み取ることができないことがある
書類の印刷の画質、OCRエンジンの精度によって、切り抜きたい文字が正確に読み取れない場合があるため、指定のフォルダへ移動したら、ファイル名がおかしくなっていないか人間が最終確認をする必要があります。
自分以外の目線が発見する自分の死角
今回の自動化フロー作成から、部署メンバーのフィードバックを受けて、想定していた意見もありましたが、これは予想できなかったという意見があり、他社目線の意見が作成したプロトタイプを改善していくことにとても重要な要素であると実感しました。
逆に、課題と感じる部分が同じであれば、それは他の人も感じるであろう課題であり、改善に向けての重要度が高いものとして認識することもできました。
自分一人では見えなかった「次の一歩」が明確になり、進むべき道を照らす道標（みちしるべ）になってくれたと感じました。
以上で本記事は完結です。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！！
【作成編】を見ていない方はぜひそちらも見てくださいね