はじめに

私がTrelloを使うときに工夫していることを紹介します。
プライベートで利用する際の例を中心に紹介しますが、業務でもおおまかには同じような方法で進めています。

独立した記事内容ですが、データドリブン業務におけるスクラム実践で感じたことにも関連しているので、ご興味があれば併せてどうぞ。

使用環境

アプリも提供されていますが、正直機能が不十分です。
有志が公開している拡張機能を利用するため、Chromeで利用しています。

Chrome拡張機能

Agile SCRUM for Trello boards
主にストーリーポイントによる進捗管理に使用
他にもカテゴリ機能やヘッドセパレーター機能など
Card Color Titles for Trello
タスクのラベル名を表示してくれる
Trello Birds-eye
リスト内のタスクをタスク名だけ表示するようにし、タスク全体を俯瞰できるようにする
(導入してないけど試してみたい) Plus for Trello
タスク工数の予実管理

Power-Up

無料版だと1機能しか使えないみたいなので悩みどころです。
ひとまずプライベートではCard Agingを、業務ではCalendarを使っています。

Card Aging
一定期間更新していないタスクの表示を変化させる
埋もれているタスクを確認するために使用する
Calendar
期日のついたタスクをカレンダー上に表示する
直近済ませなければならないタスクを把握するために使用する
Chrome拡張のNext Up Trelloでもいいが、自分の環境では使えなかったので

運用方法

業務ではスクラムな動き方をしているので、それに沿った管理を実施しています。

リスト

FutureWork
必要な全Todoのリスト
要するにProduct Backlog
Standby
時期を待って実施するタスクリスト
Product Backlogの中でも厳密な期限付きのものは別で把握したいので作成
~~いい感じのリスト名が思いつかなかったから「Standby」にしてるけどセンスが足りない~~
ToDo
スプリントのToDo
Sprint Backlog
Doing
実施中
Done
スプリントの完了
リスト名には期間を明記して、期間が過ぎたらアーカイブする
Pending
保留になったタスク

タスク

タスク名は簡潔に
一目で何をやるか分からないタスクはダメ
自分だけのボードならいいが、ほかの人と共用の場合は注意する
業務では、タスクの詳細説明に必ず「目的」「実施内容」「終了条件」を明確に記述する
Trelloの運用から少し離れるが、上記の内容は計画会議で合意を取る
実施内容が多い場合、必要に応じてチェックリストを使う
チェックリストを使う=タスク量が多いことが多いので、複数タスクへの分解も考慮する
タスクはラベルとカテゴリで分類する
ラベルはTrello標準の機能
カテゴリは、Agile SCRUM for Trello boardsの機能で、タスク名の先頭で大括弧を囲うと色で可視化できる
ラベルで業務の種類を割り当てる
「分析実施」「資料作成」「業務調整」とか
カテゴリで、タスクの優先順位(重要度)を割り当てる
MoSCoW法に応じて、上から順に「Must」「Should」「Could」「Would」で分類
タスク名でソートできるようにしたいので、「01_MUST」「02_SHOULD」などといった感じで連番をつけてやる
カテゴリの粒度は、3段階では荒すぎるので、4~5くらいがベストかなという印象
タスクはストーリーポイントを記入する
　- Agile SCRUM for Trello boardsの機能で進捗が見える化される
　- タスクの進捗が進んでいくのを見ると、何となく気持ちいい
期限をつける
リスト内の「Standby」は仕様上、必ず期限が付いている
「FutureWork」内のタスクには、達成目標の期限がつく
ToDo以降のリストに移動する際に、必ずメンバーをアサインする

現状の課題

ラベルや期限、メンバー、詳細説明など記入項目が多く、GUI操作が多くタスク追加が面倒
ボード上で主担当と副担当の区別がつかないが、メンバーのアサインで主担当がわかるようにしたい
少人数チームでメンバー自身が認識しているので、関係するメンバーは全員アサインする運用にしている
細かい不満はあるが、無料なので、ある程度満足

私のプライベートTrelloボードの例

見せられないやつはアーカイブしてるので、ここに載せているタスク量は少ないですが、がっつり使っています！

右に見切れていますが、運用ルールをリストでまとめています。
こちらも、Agile SCRUM for Trello boardsのヘッドセパレーター機能を活用しています。

参考

Trelloで運用する際のルールとかのメモ
Trelloでプロジェクト管理はこれで完璧！なAgile Scrum Trello Extension
2018年 Trelloを使う時にデフォルトで入れるべきChrome拡張機能【随時更新】
Trello の Chrome 拡張機能導入メモ
タスク管理サービス「Trello」の、ちょっと便利な使い方4選
プロダクトバックログ項目の優先順位の付け方