議事録をお願いするときに気を付けていること

はじめに

議事録の書き方については素晴らしい記事 が既にあるので、

• 他人（主に新人さん）が書いた議事録をチェックするとき
• 議事録取りをお願いするとき

に気を付けていたことを書きます。

事前準備

• 「会議の目的」「議事録を取る目的」を伝える

  • 会議の性質によって求められる議事録の質は変わる
    • （例）社内定例の備忘のためだから、決定事項だけ書いていればいいよ
    • （例）プロジェクト進捗を記録し、お客様への納品物証憑とするから、しっかり書いてね

• 記録方法を伝える

  • 文体：「だ、である調」or「ですます調」

• 議事録フォーマットを渡す

  • （もしあれば）過去の議事録を参考に渡す

• （出席者が事前にわかっている場合）出席者を教える

  • 難読名の方は一発変換できずに手こずる場合があるので、事前に変換辞書登録しておくと◎。

レッツ会議

• 画面共有と議事録取りは別の人に頼む
  • スライド切り替えながらメモを取るのは慣れるまでは大変
• 議事進行者には会議の最初に「議題」、最後に「決定事項」「TODO」を読み上げ・共有するよう頼む
  • 議事録取る側にとってめっちゃありがたい
    

議事録出してもらう

新人さん・プロジェクト参加ほやほやの方には、下記2点をお願いしています。

• 作業時間は「会議と同じ時間」でよい。時間をかけすぎない

  • （例：会議が1時間なら議事録作成時間は1時間）
  • 議事録取りに限らず、新人さんにお願いする事柄は「目安時間」を指示する

• 発言の取捨選択（判断）はしなくてよい

  • 不明部分は「聞いた通りに書く」「印をつける」（赤字、コメントなど）
    • 質問には添削時に答える
  • 議事録にするか悩む内容（雑談、オフレコの話題など）も、とりあえず全部書いてもらう
    • 頑張って書いた内容を「書いちゃダメ」って言われて凹んだ経験があるので…
    • 難しい判断は先輩がやればよい。少しずつ慣れていけばOK！

レッツ添削

• 当たり前ですが、書いてもらった議事録をそのまま提出してはいけません。確認＆必要に応じて添削しましょう。

確認内容

• 会議日時（曜日）、出席者のチェック
  • 日付と出席者名は意外と間違えやすいポイントなので見ておくこと
• 話し言葉をそのまま書いていないかチェック
  • 業界によって許容範囲は異なるが、
  • 話し言葉をそのまま書いていないかチェック（ビジネスらしい書き言葉に変換する）

会議で頻出する話し言葉→書き言葉の変換例

日本語会議では「副詞」に話し言葉が出やすいです。文頭は要チェックですね。

話し言葉	書き言葉
終わらせる	完了させる/ 完遂する
じゃなくて	ではなく
ちゃんと	きちんと
これからも	今後とも
後で	後ほど
さっき	先ほど
すぐに	早急に
ないです	ございません
だけでなく	のみならず
やる	実行する
いろいろな	様々な
ちょっと	少々
いっぱい	多くの
たくさん	多くの
とても	非常に
多分	おそらく
了解です	承知いたしました
させていただきます	いたします