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新人さんに議事録の取り方をレクチャーしたときのメモ

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新人(とくに新卒)だと、軽率に「じゃ、今日の議事録とっといてね」なーんて頼まれたりする。

が、議事録は実はハードル高いミッションのうちの一つだと思う。

個人的に議事録を取るときに気をつけてることを、備忘録がてらまとめてみた。


★ 議事録取りに臨む前に。事前準備編

議事録は難しい仕事だ。

5人を越える人数の会議で、しかも定例会議のようなずっと続いている会議の議事録取りは超やっかいなものと心得るべし。


  • ずっと続いてる過去の議事録あるから、おんなじ感じで取っといたらいいよとか言われる。


    • ワタシは初めてなんだよ!とは絶対言えないあの空気…



  • 今まで議論してきた歴史があるから、何の話をしているのか、その前提が省略されがち。


    • ジャーゴン(独特の業界用語)も超出てくる。

    • 前あったあの件はペンディングになったから とか どうやって議事録に取れと。何の件だよ。



上記のような理由のため、向こうの期待>>>自分が取れる議事録 となりがち。

会社によって/会議によって、議事録のニュアンス(どんな風に取るか?/取るべきか?)が結構違う。

可能なら準備して会議に臨もう。


会議に臨む前の準備ポイント


1 過去の議事録があれば、取り寄せる

フォーマットなんかは悩むよりコピペした方が早し。仕事はラクをしよう


2 自分が議事録を取りやすい方法を考える

つまり、自分がパソコンで打つのが早いのか、スマホで打つのが早いか、

それともノートに書いてあとでPCに起こすのがいいのかを確認する。

慣れないうちや、タイピングに自信が無い場合はノート一択でいいと思う。

頑張ってるアピールになるし、何より学生にとってはおなじみのツールで、文字だけじゃない情報を

フリーフォーマットで書けるのがメリット。

注意すべきは、1で取り寄せた過去の議事録が会話全文を記録するタイプだったら、レコーダーを持ち込むとかが必要になってくると思う上、発言者の名前を、新人のあなたはおそらく覚えきれていない…。

先輩にいつもはどうやって取ってるか聞いておきつつ、「もしかすると取りきれないかもしれないんです><」とエクスキューズを入れておくのも一つの手だと思われる。


3 議事録を取る環境をチェックしておく。

全員が見るPCを操作する係なのか、議事録用に個人PCを借りられるのか、スマホを持ち込んでいいか、それともノートオンリーか?

議事録を取る環境によって、攻略方法は微妙に異なる。

環境
メリット
デメリット

全員が見るPC
リアルタイムに議事録を取っている様子を見せれば、配慮してゆっくりしゃべったり、分からない用語を説明してくれたりする
操作で手一杯になりがち

個人PC
議事録を取ることに集中できる
個人PC≒ノートパソコンなので、タイピングのやりやすさは諦めるレベルなことが多い

スマホ
フリック慣れしていると会話に近いスピードで取れる。予測変換もあるし
会議中にスマホをいじいじするので印象が非常によろしくない

ノート
慣れたツール。文字情報以外も書けるので、ちょっとした図を補足で足したり、自分のメモ(後で調べる、等)を書いておける
スピードが遅い。端的に書きすぎてあとで読み返すとなにこれ?っとなること多々…

いずれにせよ先輩に相談、という形で聞けるとベター。

そのさい、2で考えた、自分の取りやすい方法で取らせてもらえるように、交渉すると良いと思う。


★ そもそも、議事録ってどうして書くの?議事録を書く理由とコツ

議事録は奥深くて、世の中にはポイントを解説しているサイトが結構多くある。

個人的に一番参考になったのは、

Microsoft atLifeの、議事録の達人になろう ~良い会議を開くコツとは?~のコーナー。全6回で読みやすいので、サラッと目を通しやすい。


議事録の果たすべき要件を考えてみると、次の 3 つが挙げられるだろう。

・決定事項が把握できること

・決定に至るまでの経緯が把握できること

・後から証拠として確認できること

(中略)

議事録は会議参加者のみならず「不参加者」にも決定事項や経緯が伝わることが求められるのである。


つまり、その場にいなかった人が読んで、


  • 会議でどんなことが決まったのか?

  • それが決まったのはなぜか?(どんな流れで、決定に至ったのか?)

が分かることと同時に、

あとからその話題でモメたとき、「でもこれこれこういうやりとりをしたから、▲▲にしようって決めたよね?」と言えること

が議事録の役割なのである。


★ レッツトライ、議事録

では実際に、議事録を書いていこう。

おさえておきたい基本的な項目は、以下の通りで良いと思う。

※細かい所は会社や会議によって違うので、過去にならえすべし。


議事録で書く項目


  • 時間、場所、参加者

  • 議題1


    • 議事(話したこと、検討すべきこと、却下されたこと)

    • 決定事項



  • 議題2


    • 議事(話したこと、検討すべきこと、却下されたこと)

    • 決定事項



  • ToDo


    • 誰が何をいつまでにやるか

    • 「何を」しか埋まらない場合があるのはご愛嬌



  • 次回予定

ベースはこれで、過去の議事録や、その会議の雰囲気で書き方を変えます。

あとは社内だけの回覧用か、社外に出すものかによってもフォーマル度合を変えます。

参加者については必ずお客様の会社、自分の会社、の順で書いて、人は目上順に並べる。

議題は「~~について」と書くより、「~~~についての検討」など、何をどうした というのを簡潔に書いてあると

個人的にはポイント高い。

ToDoは議事の中にも出てくると思うが、別項目で分けておくのがベター。

「で、何をやらないといけないんだっけ…」と一々議事録を見返すのは大変なので。


例。難しい…

メモ→修正版→要点版。基本的には、要点版だけで十分ではと思っていますが、ケースバイケース。



  • メモの段階


    5/27 13:00-15:30 場所:弊社オフィス(名古屋場所)

    参加者:▲▲社:B副部長様、A部長様、C様、●●社:X、Y、Z(文責)

    ■B機能について

    B機能について、資料に従いYより~~~、~~~とご説明を行いました。

    B機能のうちスケジュールカレンダーについて協議を行い、色味を変更すべきでは?とB副部長よりご意見をいただきましたが、それだけ色味を変更すると全体のトーンと揃わないのではとA部長のご意見をいただき、じゃあそれで、ということで以前のYの提案通りで合意しました。





  • 修正版


    5/27 13:00-15:30 場所:弊社オフィス(名古屋場所)

    参加者:▲▲社:B副部長様、A部長様 A部長、B副部長、C様、●●社:X、Y、Z(文責)

    B機能について プロジェクトAのB機能概要の検討

    B機能の概要について、資料「1」に従いYより~~~、~~~とご説明を行いました。

    B機能のうちスケジュールカレンダーについては、

    色味を変更すべきでは?とB副部長よりご意見をいただきましたが B様より色味のご変更の要望をいただきましたが、

    それだけ色味を変更すると全体のトーンと揃わないのではと 全体のトーンと揃える方がより重要というA様のご意見から、

    じゃあそれで、ということで以前のYの提案通りで 5/22にお持ちしたYのご提案通りで合意しました。





  • 忙しい人向け版…要点だけ押さえる


    5/27 13:00-15:30(名古屋場所)> ▲▲社:A部長、B副部長、C様、●●社:X、Y、Z(文責)

    ■プロジェクトAのB機能概要の検討

    資料1に従いご説明を行った。B機能内のカレンダーは、全体のトーンと揃えるため色味の変更は行わず、5/22のご提案通りで合意。




「じゃあそういうことで」

「前の通りに」

こういう、フワッとしたワードはきちんと、


  • そういうこと→●●という方針で

  • 前の通りに→5/22の合意通りに

のように置き換えるとぐっと議事録らしくなる。


★ あとは回数あるのみ!&フィードバックをもらおう

なんだかんだ、回数をこなしていくと、議事録を効率的に取る自分なりのスタイルが出来る。

最初はガチガチに書いていても、こなれてくると短時間で、要点を押さえたいい議事録が出来るようになってくる。

そうなってしまえば、他のビジネス文書やメールを書くのもかなりラクになってくるはず。

議事録ってあまり読み返されないものですが、最初のうちは数をこなすことと並行して、

誰かにフィードバックをもらうようにしよう。

第三者が見て分かりやすい議事録を書こうと思ったら、第三者に見てもらうのが一番手っ取り早い。

「議事録を書いたんですが、きちんと書けているか不安で。

 忙しいところすみませんが、今日の会議の内容と違っているところがないか、チェックしてもらえませんか?」

みたいな感じでチェックとコメントをもらうことで、議事録そのものの精度も上がるし、

会議の参加者があなたの議事録によって、会議内容をスッキリと頭の中で整理出来るので、一石二鳥。

ついでに仕事してる感も出せて、一石三鳥。


★ 【超重要!】やりがちなミスだが、議事録は素早く出そう

最後に、重要なポイントを一つ。

これでいいのかな?とか、用語が分からなかった…とかでどうしてもじっくり取り組みがちな議事録だが、

議事録は鮮度が命。

会議が終わった直後にスマシタ顔して出せるレベルで素早く出そう。

なぜなら 人は忘れる生き物だからなのだ…

メモはあなたを裏切り意味不明な単語の羅列になり、

誰の発言かはあやふやになり、

フィードバックをもらおうにも、会議に出てた先輩が「あれっ そうだっけ…」とか言い出した日にはそもそも議事録出すのが危うくなる。

私はよくそれで青くなった。

ので、どうか早めに出すようにこころがけていただければと思います。


★ おわりに

事前準備が出来ていれば、いきなり議事録お願いね、っと言われるよりはるかに気持ちはラクなはず。

タイピングが苦手な人も、あらかじめ先輩や上司に「タイピングが苦手なんです」と一言伝えておくだけで違うので、勇気を出して言ってみよう。

新人のあなたに議事録をお願いするのは、議事録の能力を見込んでいるのではなく、「議事録を取る」という仕事を通じて、会議の内容に参加して欲しいという願いからだ。

(新人だからとくに仕事が無い、という場合もあるが、会議の内容に触れて欲しいという意図は必ず含まれている)

最初は分からない単語も多いかもしれないが、まずはまるっと取ってみて、分からなかった単語をあとから調べておくようにすると、

今後の仕事もスムーズになるし、上司や先輩から「おっ!よく知ってるね!」となることもあるので、メリットが大きい仕事と言える。

私も新人時代から今に至るまで議事録をよく取りますが、最初のはひどいものでした…

が、コツコツ取り続けていると「会議ってどういう流れで進むか?」みたいな根本のところとか、

そもそもその会議で話されていることについて理解が深まるとか、

あとは誰がどういう性格でどんな発言をしがちかみたいな、のちのち根回しに必要になる情報についてよく知ることが出来るようになる。

ある意味議事録を書く人って、会議を掌握できるオイシイポジションなので、ぜひトライしてみるといいと思う。

こわがらずにね!