クリスマスイブですね。ジャーニーマン( @beajourneyman )です。
システムインテグレーターでCOBOLプログラマ、SE、PMなどを経て、現在はWebマーケティング(B2Bオウンドメディア/公式Facebookページ)を担当しています。1年半ほど運用を経験した駆け出しのマーケターです。ひと通り再現性のある成果を出せるようになるまで3年とすると、もう出せる打ち手の幅がまだまだ足りない足りていません。これからも勉強会でインプット、アイデアを具体的なアクションに落として試行錯誤していきます。
こちらは Backlog Advent Calendar 2018 の24日目の記事です。
このエントリーの背景
プロジェクトマネジメントで大事にしていること、それは以下の2つです。
- プロジェクトの"文化"
- プロジェクトのメジャメント
ひとつ目の文化については、以下のエントリーでまとめました。Qiitaの非プログラム言語系の記事としては珍しく、多く方に読んでいただきリアクションがありました。ありがとうございます。
今回は、1年振りにもうひとつの大事にしていること"メジャメント"について、少しお伝えします。
メジャメントって何だ？
普段あまり使わない言葉という方も多数いらっしゃると思います。言葉としてのメジャメントをGoogle検索で調べた結果もお知らせします。トップには以下が出てきますので引用します。
測定。測量。業績などの評価方法についてもいう。
本エントリーは、計測可能であること、をキーワードに読んでいただきたいと思います。計測可能？ そう、IT業界やネット民にとっては馴染みがあり多くの大喜利が展開される「進捗どうですか？w」な話しにも繋がっています。
プロジェクトの成果
成果を決める、プロジェクトのゴールは何なのか？ この問いには明確に答えられる必要があります。成果物という文脈で積み上げるモノではありません。請負開発であればクライアントさん、サービスであればユーザー、お客様のインサイトから導き出したあるべき姿から逆算される"提供する価値"です。
それを言語化し、必要に応じて図解し、合意をとってプロジェクトを始められるかは大きなポイントです。プロジェクトの形態に応じて、役割ごとに"提供する価値"が何か、を上位の枠組みからひとつひとつ噛み砕いていきます。プロジェクトのステークホルダー(関係者)が分かる形でそれを定義することで、全員が具体的にイメージができます。
"提供する価値"は様々です。システムインテグレーター(今だとクラウドインテグレーターも)なら云々システムと関わる成果物一式と請負契約書に書いてあることは多いでしょう。システムインテグレーターが専門家として発注先の事業会社に提供するシステムも、システム請負開発の是非はここでは議論しませんが、"提供する価値"そのモノです。一方、サービスベンダーのエンジニアさんならマイクロサービスとして切り出された機能、フリーランスのライターさんならとある企画の記事、インフルエンサーさんなら案件のインプレッション数やいいね！数でしょうか。
大事なことは、成果である"提供する価値"が関係者の中で合意できている、イメージを共有できていることです。
成果を計測可能に
"メジャメント"で計測する成果が決まりました。では、どうやって計測するのでしょうか？ プロジェクトマネージャはプロジェクトの責任を担っています。正しい判断をするためには、状態を正しく把握できることがとても重要です。ここでは、計測可能にする工夫とイクジットクライテリア(完了条件)について、書きます。
ある成果(上記の"提供する価値"は言葉が大きいのでこの説以降はまた成果に戻します)を出すために、何らかの手段が必要です。1つだったり複数だったり、誰か他の方の前準備が必要だったりと様々です。実際、担当するプロジェクトや案件で毎回同じではなありません。
その時に自分が注意していることが、実際に最低限動くモノを成果として初期にアウトプットすることです。簡単に言うと、検証実験です。成果の種類、取り組む対象、実際に作業をしてくれる方のスキルなど、色々なパラメーターがあり、標準的な作業時間(工数)や品質を正確に把握することは難しいケースも少なくないですが、何度も実施してみて、この検証実験をやるかやらないかで成果の予測精度に大きな違いが出ました。この段階で手段を明確化しプロジェクトの進め方の型を作ってから、作業を進めると全体の進捗度合いが精度高く計測できます。また、同時にその過程を分かりやすく表現し状態をオープンにすること、Backlogなどのサービスは簡単にそれを可能にします。
もう一つが、成果が出た、完了した状態の合意形成です。プロジェクトの特徴のひとつに「有期性」があります。プロジェクトには開始と終了があるということです。タスク(アクティビティ)、フェーズ、カットオーバーとそれぞれの段階ごとに定義します。ありとあらゆるバリエーションがあるので、細かい条件をどうするかは述べませんが、ポイントは関係者で合意形成ができることです。合意形成で、役に立つのが実際に動作する検証実験で生み出した成果であるのは、ご想像の通りです。
大事なことは、状態を把握できるようにする工夫、合意を得てそれをオープンに共有することです。
自由を手に入れよう
完成形が合意できていて、実験を通して実測した計測手法が確立していると、高い精度でプロジェクト全体の進捗度合いが把握できるようになります。これは、言うまでもなく、プロジェクトマネジメントにとってとても重要なことですが、実際にマネジメントそのものが役割(ミッション)でない方にも、とても意味のあることだと考えます。
と言うのも、成果に対してどれだけ進捗しているか分かるのは、プロジェクトだけではなく、フェーズやタスクなどの単位でも把握でき、かつチームや個人の単位でもオープンで把握可能だからです。自分がいつまでに何をしなければいけないのか、それが明らかだと自分も関わるチームもプロジェクトマネージャも色々なことがコントロールしやすくなります。
とても単純な例ですが、今日すべきことが非常に集中できて早い段階で終わったとします。明日すべきことを前倒しでやりきって次の日休む、今後の研鑽のために勉強をする、早めに帰り趣味の時間でリラックスする、知人と呑みに行く、チームの視点で見れば予定通りの進捗(オンスケ)、より範囲を大きく見てもオープンであれば全員が簡単に把握できます。
大事なのは、進捗状況をオープンに共有して、プロジェクト、チーム、メンバー個々人が時間の使い方をコントロールしやすくすることです。
最後に…
これまでつらつらとご紹介してきたプロジェクトで大事な"メジャメント"について、大事なことを改めて整理します。
- "提供する価値"を決めてステークホルダーと合意すること
- オープンに分かりやすく伝える工夫をすること(選定するツールも大事)
- 具体的な状態が誰から見ても把握できる状態にすること
もし、今自分が担当しているタスク(アクティビティ)が今後どんな風に進んでいくのかイメージできない場合は、是非上記のような考え方で要素に分解して、見通しが立つようにしてみてください。時間をうまく使うヒントがきっと見つかると思います。
誰にとっても時間は有限でとても貴重な資産です。自分でハンドリングできる時間を手に入れて、次のステップのため、リラックスのため、友人・知人・ご家族と過ごすために使っていただければと思います。
取り止めなく書いてきましたが、皆さんのプロジェクトの成功をお祈りして筆をおきます。