不在時のボイスメール

Last updated at 2025-03-17Posted at 2025-03-17

はじめに

Teams クライアントのボイルメールの設定には、通常のボイスメールの設定のほかに、「不在時のボイスメール」の設定があります。これらの違いについてまとめました。

ボイスメールは着信へ応答できない場合に、応答メッセージを再生して音声を録音する機能です。そして、この「応答できない場合」には 2 つのパターンがあります。

ここで、パターン 1 とパターン 2 で応答メッセージが同じだと、電話を掛けてきた人には偶然タイミングが悪かったのか、相手が休暇なのか分かりません。

不在時のボイスメールの設定を使用すると、パターン 1 とパターン 2 で異なる応答メッセージを流すことで、電話を掛けてきた人に不在であることを伝えることができます。

「不在時」は英語ドキュメントでは「out-of-office」と記載されています。ここでは「不在」を一時的に離席している状況ではなく、「外出中」や「休暇中」と考えれば分かりやすいと思います。

先のパターン 2 の応答メッセージを設定するには、以下の 2 箇所の設定を行います。

Outlook の自動応答がオンである場合：✅
ユーザー設定の応答メッセージ：不在時の応答メッセージを入力

入力した応答メッセージの後に、「発信音の後にメッセージをどうぞ」と音声が流れます。

入力した応答メッセージがボイスメールの言語と異なっていると、設定されている言語で既定の応答メッセージが再生されます。

[あいさつ文が再生されるタイミング] で [常時] に ✅ すると、常に不在時の応答メッセージが使用されます。

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Outlook の不在時の自動返信を設定します。この設定は Teams クライアントからも設定することができます。設定内容は Outlook にも同期されます。

[設定] - [一般] - [不在] からスケジュールする] をクリックします。

自動応答を有効にする：オン
不在時の自動応答メッセージ：自動返信の内容を入力します。
この期間に買い切り応答を送信する：✅

自動返信の開始日と終了日を入力します。

このように設定しておくと、不在時の自動返信が有効な期間は、ボイルメールも不在時の応答メッセージが使用されます。