こんにちは、私は食品スーパーの事務所で働いています。
最近、私はデジタル勉強を始めました。
デジタルって、ハードル高かったけど意外に自分でも出来る事がある、と言うことに気付きました。
折角なので初心者の私ですが、デジタルで職場の問題を解決を試みました。

社内のタスク完了リストを超シンプルに作ってみました

職場には、従業員に向けて、実行を必要とするものが沢山あります。
例えば、教育動画の視聴、社内アンケートの回答、人事システムの申請や更新等です。
職場にはアルバイトを含めると100名以上の従業員が働いています。
現在はその都度、管理名簿を作っています。
従業員は、完了したら管理名簿の自分の名前を探して、完了日を記入しています。
多い時は、３つ位の管理名簿が机に並ぶ時があります。
そんな時は、狭い机の上が名簿で散乱してしまいます。

毎月並ぶ管理名簿を、デジタル化する方法を考えてみました。

先ずは完成動画でをご紹介します。

操作が簡単であることを目標に作り始めました。

沢山の従業員が使うので、誰でも分かる操作でないといけないと思いました。
登録は名前と完了日だけというシンプルなものをにしました。

使用ツールは

AppSheet

Google スプレッドシート

参考にしたリンク

1. 最初にGoogleスプレッドシートの作成をします。

「シート1」は名前と完了日が反映されます
「シート２」以降は部門毎の名簿のリストです
（従業員数が多いので部門毎で分けました）
シートができたら機能拡張からAppSheetを選択します

2. ここからは、AppSheetの設定になります

AppSheetは、データ型（Type）により入力規則を定義できます。

最初に、Googleスプレッドシートの「シート1」に関する設定をします。

デーブルの入力規則の設定をします。

名前は各部門毎に参照から選べるようにしました
完了はカレンダーをクリックし日時を選択します

次に「シート2」以降は各部門のシート毎に設定をします。

部門の名前のテキストをAppSheetから登録できるようにします

にこちらが完成アプリの画面です。

① 名前選択画面 = 部門を選択して参照の名前を選択します
　NEW をタップすると新しい名前の登録ができます
② 完了日を選択しsetをタップ、Saveで登録終了
③ 登録完了画面 → 部門タップ→対象者をソートで確認できます

スマホで操作するとこんな感じになります

実際に職場の人に使って使っていただきました。

先ずは私と同じ事務所で働く　Aさんです。
Aさんは、事務所の人事関係や店の管理関係の仕事をしています。
管理名簿はだいたいAさんが作っています。
Aさんの感想は、
「これなら名簿作らなくてすむし、直ぐにでも使いたい」　と嬉しい感想でした。

もう一人は、管理職のBさんです。
いつも私に、いろいろ良いアドバイスしてくれます。
Bさんの感想は
「これはいいじゃん、使いやすそう」　でした。
どちらも、アプリの感想は良いものでした。

今後の課題について

完成したアプリについては、
①部門選択ー②名前選択ー③完了日ー④当日の選択　
と4回タップします。
完了日については、開かずに、タップした時の時間で、完了日を登録できる方が使い易いと思いました。

google スプレッドシートについては、現状アプリを作る為の表でしかない為。
管理表としての役割になっていません。

今回実際に使っていただいた二人からも、この部分の指摘は受けていました。

今後、関数を取り入れて完成型にしたいと思っています。
改善点がしっかり見えているので、まだまだ進化させて行きます。