こんにちは、私は食品スーパーの事務所で働いています。
最近、私はデジタル勉強を始めました。
デジタルって、ハードル高かったけど意外に自分でも出来る事がある、と言うことに気付きました。
折角なので初心者の私ですが、デジタルで職場の問題を解決を試みました。
社内のタスク完了リストを超シンプルに作ってみました
職場には、従業員に向けて、実行を必要とするものが沢山あります。
例えば、教育動画の視聴、社内アンケートの回答、人事システムの申請や更新等です。
職場にはアルバイトを含めると100名以上の従業員が働いています。
現在はその都度、管理名簿を作っています。
従業員は、完了したら管理名簿の自分の名前を探して、完了日を記入しています。
多い時は、３つ位の管理名簿が机に並ぶ時があります。
そんな時は、狭い机の上が名簿で散乱してしまいます。
毎月並ぶ管理名簿を、デジタル化する方法を考えてみました。
操作が簡単であることを目標に作り始めました。
沢山の従業員が使うので、誰でも分かる操作でないといけないと思いました。
登録は名前と完了日だけというシンプルなものをにしました。
使用ツールは
- AppSheet
- Google スプレッドシート
1. 最初にGoogleスプレッドシートの作成をします。
- 「シート1」は名前と完了日が反映されます
- 「シート２」以降は部門毎の名簿のリストです
（従業員数が多いので部門毎で分けました） - シートができたら機能拡張からAppSheetを選択します
2. ここからは、AppSheetの設定になります
AppSheetは、データ型（Type）により入力規則を定義できます。
最初に、Googleスプレッドシートの「シート1」に関する設定をします。
デーブルの入力規則の設定をします。
- 名前は各部門毎に参照から選べるようにしました
- 完了はカレンダーをクリックし日時を選択します
次に「シート2」以降は各部門のシート毎に設定をします。
- 部門の名前のテキストをAppSheetから登録できるようにします
にこちらが完成アプリの画面です。
- ① 名前選択画面 = 部門を選択して参照の名前を選択します
NEW をタップすると新しい名前の登録ができます - ② 完了日を選択しsetをタップ、Saveで登録終了
- ③ 登録完了画面 → 部門タップ→対象者をソートで確認できます
スマホで操作するとこんな感じになります
実際に職場の人に使って使っていただきました。
先ずは私と同じ事務所で働く Aさんです。
Aさんは、事務所の人事関係や店の管理関係の仕事をしています。
管理名簿はだいたいAさんが作っています。
Aさんの感想は、
「これなら名簿作らなくてすむし、直ぐにでも使いたい」 と嬉しい感想でした。
もう一人は、管理職のBさんです。
いつも私に、いろいろ良いアドバイスしてくれます。
Bさんの感想は
「これはいいじゃん、使いやすそう」 でした。
どちらも、アプリの感想は良いものでした。
今後の課題について
完成したアプリについては、
①部門選択ー②名前選択ー③完了日ー④当日の選択
と4回タップします。
完了日については、開かずに、タップした時の時間で、完了日を登録できる方が使い易いと思いました。
google スプレッドシートについては、現状アプリを作る為の表でしかない為。
管理表としての役割になっていません。
今回実際に使っていただいた二人からも、この部分の指摘は受けていました。
今後、関数を取り入れて完成型にしたいと思っています。
改善点がしっかり見えているので、まだまだ進化させて行きます。