こんにちは。AMBL株式会社のR&D部のエイドリアンです。この記事はAMBLアドベントカレンダー2022の記事です。
TL;DR
やりたいこと
備品利用の開始、終了情報の登録を楽にしたい。
やってみたこと
既に使われているSlackとGoogle Spreadsheetを連携し、Slackから簡単に情報の登録ができた。
まえがき
AMBL株式会社 R&D部のエイドリアンです。
普段の業務を「なんとか自動化、効率化できないか」と常に考えています。備品の管理を紙で行う時代は過ぎました。ただし、デジタル化できたとしても、アクセス→検索→登録といった手順が省かれません。
今日はSlackとGoogle Spreedsheetを組み合わせて備品管理の自動化を紹介したいと思います。
やりたいこと
既に使われているツール（Slack）を活用し、備考の登録や管理をさらに楽したい。
フローは下記の図で表しています。
準備
Slack Workflow
ワークフロー
とは、複数のステップで構成される自動化されたタスクまたはプロセスです。コーディングの必要はありません。ワークフローは自分の Slack ワークスペースで開始されます。Slack で直接実行することも、他のツールやサービスと連携させることもできます。
Google Sheets for Workflow Builder
From effortlessly adding information to a spreadsheet, to searching for
specific data, save time by automating the tedious work of keeping
spreadsheets up-to-date.Whether you’re sending new information to a spreadsheet or pulling data into Slack, let Workflow Builder handle the context-switching, so you can stay focused and save time.Use workflow steps from this app to:
- Add a spreadsheet row
- Select a spreadsheet row
- Update a spreadsheet row
- Delete a spreadsheet row
インストール
Workflow作成
Slackにアクセスし、Tool（ツール） → Workflow Builder（ワークフロービルダー） を選択する。
右上のCreate（作成）ボタンをクリックし、ワークフローの名前を入力する。
ワークフローの起動トリガーを選択する。
| トリガー | 説明 |
|---|---|
| Shortcut ショットカット |
チャンネルの入力欄横にあるショートカットアイコンから実行できます |
| New channel member 新規チャンネルメンバー |
チャンネルに新しい人が入ってきた時に実行されます |
| Emoji Reaction 絵文字リアクション |
特定の絵文字でリアクションされた時に実行します |
| Scheduled date & time スケジュール日時 |
実行する日時を指定します |
追加したいチャンネルと表示名を入力する。
ワークフローの処理（ステップ）を追加する。
今回は3種類のステップを利用します。
| 作成者 | ステップ名 | 処理概要 |
|---|---|---|
| Slack | Send a message | 確認メッセージの表示 |
| Slack | Send a form | 備品IDを入力する |
| Google Sheets for Workflow Builder | Update a spreadsheet row | 備品管理票を更新する |
今回の問題を解決するための処理フロー（Workflow）は下記の図で表している。
上記のフローに従って、ワークフロー上でステップを組んでみましょう！
- ワークフロー起動：手動
- Open a form：備品ID入力
- Update a spreadsheet row：利用開始情報を管理票へ登録する
- Send a message：完了メッセージと返却ボタンを表示する
- Update a spreadsheet row：利用終了情報を管理票へ登録する
あとがき
Slack WorkflowとGoogle Spreadsheetを連携することで簡単にDXができました！
それぞれをツールをうまく活用することで、思わぬところ自動化、DXができちゃうかもしれません！ぜひ積極的にDXを推進していきましょう！
