背景
ミーティングの内容を共有したいけどうまくまとめることができない
全員が出席できるミーティングはスケジュール上難しいが、内容は共有したい
そもそも議事録の目的を把握していない
議事録という言葉はよく聞くけど、何のために書いているのかわからない
誰がどんな時に見るものなのかわからない
だから、情報の取捨選択すらできない
解決策としてUdemyで議事録（議事要約録）の書き方マスターコースを学んだ
議事録の役割
意思決定事項の再確認ができる
ToDoがわかる
議論の経緯と決定事項がわかる
議論や決定事項を後で確認できるようにする
決定事項と未決定事項をまとめる
【決定事項のまとめ方】
- なにを
- なにで
- 誰が・誰に
- どのように
- いつから・いつまでに
- どこで
最低限抑える項目：なにを、だれが、いつまでに
【未決定事項のまとめ方】
未決定の原因を明らかにしたうえで決定事項同様まとめる
例）時間不足、参加者不足など
決定事項とは
→議事録を読んだ人が、内容を理解して、次の行動に移れるまでを記す
論点と経緯が把握できるようにする
理由：不参加者の立場からすると、どんな経緯でそうなったのか気になる
＜議事録作成の手順＞
①会議の前に準備すること
- 会議の基本情報を得ておく
会議の基本情報とは
・会議名（具体的に）
・参加者、欠席者
・主な議題
・時間、場所
・使用した資料
・作成者、作成日
-
略語をあらかじめ決める
例）マネージャー：MGR
OOプロジェクト：OOPJ
-
議題を知っておく（聞き逃しを防ぐ効果もある）
→想像ベースでもいいので流れと落としどころを把握しておく
②会議中のメモの取り方
マークしておく内容
- 決定事項
- 今後のアクションにつながること
- 未決定の内容（？とかをつけておく）
③会議後にまとめること
-
決定事項
→方針レベル～アクションに落ちたものまでを含めてまとめる -
未決定事項
→次回持越し、議題から外すなどの結果を含めて残す - 今後のアクション
最終的に以下3点がまとまっているとベスト
・決定事項
・論点
・経緯
論点経緯をまとめるメモをする上でのポイント
①会議前
- 議題の記載
-
それぞれの議題に数字を振っておく
→これ何の話？がなくなる
発言メモの横に対応する議題の数字を振っておく
②会議中
-
小見出しとして以下の発言に注目する
依頼
問題事項
結論
質問 -
話の切り替えでラインを引く
③会議後
情報の取捨選択
- 記載の必要が低い発言
例
・一方的な資料の説明
・雑談
・結論につながらない感想やコメント
同じ内容の言いかえ
- 発言の順序ではなく、発言間の関係性で並び替える
例
・因果関係（具体→抽象など）
・前後関係
文章の精査
-
誤字脱字チェック
-
話し言葉→書き言葉に変更
例
次回もう一度話し合いましょう → 継続検討 -
短文化
-
指示代名詞を使っていないか
議事録レビューのポイント
- 作成者の意図が伝わるようにする
成果物の前提を伝える（完成 or 途中段階）
要確認事項を記載
締め切りを伝える