「書類の提出先」に悩んだことはありませんか？
現在、人事で社内教育や採用を担当しています。
当社は人事と総務が別な部署となっており、私のいる人事は「4階」、総務は「1階」という配置になっています。移動は原則階段というルールがあります。
また、一例に当社での「車の扱い」を挙げると、「通勤は人事」「社有車は総務」と微妙に管轄も違っており、私のチームは座席が入口側にあることから週に10分くらい下記のようなやり取りをしています。
私に起きている問題
- 「この書類どこに出すの？…え？！総務なら1階じゃん！無駄足だった！」というやり取りの度に仕事の手が止められる。
- 「よく分からないけど、人事っぽい書類だから電話してみた」という入電がある。
- 人事の書類ではあるが担当者までは分からない人に「今の担当は誰？」と声を掛けられる。
3つの解決したいこと
- 電話や声掛けの度に仕事の手を止められることをなくしたい。
- 社内で無駄なウォーキングをする人を減らしたい。
- 今後、部内の担当者が変わっても提出者自身が迷わず出せるようにしたい。
解決策（完成品）
書類をwebカメラで読み込むとLINEに「担当部署・担当者名など」が返ってくるようにしました。これで、提出をする人は1階から4階までを移動する時間や担当者を探す時間、私は週に10分くらいある質問対応がお互いに削減出来ます！
パソコン上、LINE上の表示は下記の通りとなります。なお、左右別々に撮影したため、本来はパソコン上の表示に合った返答がLINEへタイムリーに送られています。
利用したツール
- Teachable Machine
- CodePen
- LINE Messaging API
- Node-RED
作業工程
1. 書類を用意し、Teachable Machineで学習させる
今回は「ノート＝通勤許可申請」「新聞＝社有車使用許可」「webカメラの背景＝確認出来ません」として登録しました。
2. CodePenでwebカメラ画像の取得とNode-REDに情報を送るためのコードを作成
See the Pen 提出先チェック！ by aoki-risa (@aoki-risa) on CodePen.
3. CodePenとNode-REDを連携
各ノードを編集。LINE上に「担当部署・担当者名など」が送信されるように設定。
課題・今後やってみたいこと
- カメラに映る書類が変わった時だけ読み込むようにしたかったのですが、私の書いたコードでは正しく処理が出来ず、苦肉の策で読み込みを3秒に1回に行うことにしました。
- 中々ペーパーレスが進まない当社において総務でよく聞かれる書類もありそうなので、協力したら社内で無駄なウォーキングをする人をもっと減らせるのではないかと思いました。