きっかけ
インボイス制度、面倒ですよね。
メールを探して領収書をダウンロードして、経理用のフォルダに保存したり、金額を確認してスプシに書いたりなど、手動でやっていたら死ぬまで働かされます。
こういった作業は、Google WorkSpace Studio でなるべく自動化しましょう。
今回は、Gmailに届いた領収書を、任意のDriveフォルダに保存する方法を解説します。
記事の対象者
- 事務作業が中心の人
- カスタマーサポートなどの業務に当たる人
- 日常的にGmailの分類/作成/確認作業が発生する人
- Google WorkSpace利用者（無料のGoogleアカウントは対象外です）
手順
まずはGoogleにログインして以下のページを開きます。
サイドバーの+ボタンからフローを作成していきます。
ざっくり説明
- Starter: ここにはフローの実行条件を設定します（メールの受信、定期実行など）
- Actions: 条件が満たされたときの実行する内容を追加します。
Step1. Starterの設定
Starterに When I get an email を追加します。
条件は All emails のままでもいいですが、無駄なワークフローを減らしたいので、
Specific emails を選び、Has Attachment にチェックをいれましょう。
あとは、CcやBccに領収書が届くことはまれなので、 Has your email address in Cc or Bcc はチェック外すのもあり。
Step2. AIにメールを判別させる。
Step2 に Decide を追加します。
Decide はプロンプトに指定した条件を true か false で判別させるAI機能です。
その他のAI機能について軽く補足します。
| スキル名 | 役割 | 使い方の例 |
|---|---|---|
| Recap | 複数の未読をまとめて把握 | 昨日の出来事をマネージャーが報告 |
| Summarize | 1通の長いメールを短くする | 分厚い資料を1ページに要約 |
| Extract | 書類から数字だけを書き写す | 金額だけをメールから抽出 |
| Decide | Yes/Noなどの判断を下す | インボイスか添付されてるかを判断 |
今回は画像の通り、領収書が添付されているかどうかを判別させましょう。
Enter a promptに、プロンプトを入力してください。
後で確認すると日本語はフローの実行で警告が出ていたので英語で書きましょう。
プロンプト例:
Analyze the email content and file names. Return TRUE if they indicate a receipt or invoice for a paid service. Otherwise, return FALSE.
Step3. もし Step2がtrueなら？ というチェックをする。
多分Step2でDecideを選ぶと、Step3にCheck if が
勝手に追加されますが一応確認しましょう。
Check if の 条件はStep2の結果がtrueであることが指定されています。
次は、Step3 の サブステップ に 次のStep4を指定します。
Step4. ドライブに添付ファイルを保存。
Add email attachments to Drive をStep3のサブステップに追加します。
-
Location for email attachmentsには、添付ファイルを保存したい場所 -
Gmail attachmentsには、 Step1のEmailの添付ファイルを選びます
これで設定は完了です。
テスト
ではテストを送信しましょう。 Test run を押すと、右側にテスト条件が表示されます。
テストは、過去に自分の受け取ったメールを使って、それが来た場合のテストができます。
今回はCircleCIのメールが来ていたので、そのタイトルをコピーしてEmail received に書き込み、Startボタンを押します。
下のすべてのStepが通過していることをチェックしてください！
最後に、Driveを確認しましょう。
問題ないようなので、WorkSpace Studioの Turn on を押して完了です！
次回届いたメールから、領収書がDriveの指定したフォルダに溜まっていくはずです。
お疲れさまでした。
まとめ
Google WorkSpace Studioを使うと、メールのチェックや分類をAIに任せることができます。
ノーコードでAIも使用可能なため、エンジニア以外の人でも簡単に取り入れられます。
ただ、現状はアウトプットがDriveやSpreadSheetなどの一部のGoogle系サービスに限られているのが少しつらいポイントかなと思いました。
今後も有用なツールの使い方について解説していく予定なので、お楽しみに。