プロジェクトマネージャの仕事とは
初めてプロジェクトマネージャになった場合
一体何をすればいいのでしょうか。
- 要員メンバーのスケジュール管理
- 要員メンバーの作業指示
- 要員メンバーの成果物レビュー
- 要員メンバーとのコミュニケーション
- お客さんとの打ち合わせ
- リソース管理
- リスケジュール
- 社内の各種事務作業
等
あげればキリがないほど多く
何をやれば良いのかよく分からなくなり
人によってやることが変わってしまい
PMが変わると雰囲気が一変してしまうということも。。。
プロジェクトマネージャがやるべき、ただ一つのこと
それでは、唯一これだけは絶対に外してはいけない
プロジェクトマネージャがプロジェクトを担当した時に
どんなプロジェクトであっても、
真っ先にやるべきことは一体何なのか
それは、
リスク管理表の作成である。
リスク管理帳表とは？
プロジェクトで発生し得るリスクを管理して、
発生頻度やその重要度に応じてリスクに優先度を決定する。
その上で、発生確率を抑えるための回避策
発生時の対応策を事前に明記しておくものです。
なぜ？？
それではなぜ、この一つが最も重要となるのか。
そりゃもちろんプロジェクトマネージャがリスク管理を行うのは
必然・当然なのは周知の事実であろう。
だが、なぜそれ一つに絞ることができるのか。
解答の前に一つ自問してほしい
例えば、今のプロジェクトでガントチャートを作成して
スケジュールを書いているとする。
なぜ、そのガントチャートが必要なのか答えられるだろうか。
多くの読者はスケジュールが遅れたら大変だから
と答えられるだろう。
つまり、リスク管理である。
当たり前にやっているプロジェクト管理の全てはリスク管理にあり
ガントチャートでスケジュールを管理する
という当たり前と言っても過言ではない作業は、
その裏には、
1.リスク管理表に
- スケジュールに遅延が発生する可能性がある
・発生確率 大
・重要度 大
- 回避策
・ガントチャートを用いてスケジュールを毎日報告してもらう
- 判断基準
・スケジュールから１０％以上の乖離が発生した時
- 対応策
・原因を分析して下記の対応をとる
- 作業者の技術不足
→作業メンバーの変更もしくは、有識者とのペアプロの実施
- 見積もり外の作業量増加
→リスケジュール検討、追加要員のアサインを検討
お客様へ再見積もりの依頼の可能性を示唆しておく（軽減策）
というリスク管理表があるから実施するのである。
実際にリスク管理表にすることは暗黙的にしなくとも
プロジェクトマネージャはリスクを感じているから
実施するのである。
リスク管理表のメリット
リスク管理表を作成することの利点は
リスクが発生しているという状況をメンバーに共有することができる。
記載の予定スケジュールより１０％遅れたら
危ない状態なんだということを具体的な数値で意識することで
問題発生時に速やかな報告をもらえるようになるメリットがある。
まとめ
最初に記載したプロジェクトマネージャの仕事とは様々あるように見えるが、
全ては、リスク管理に集約しているということを念頭に起き、
リスク管理表の検討すべき項目をプロジェクト間で共有して
組織の財産とすることでプロジェクトマネージャの育成が捗ると思う。
PM間でのプロジェクトマネージメントのやり方を平準化できるので、
あの人だから、こういうやり方
この人だから、こういうやり方
というような、個人知識を減らし、共有知識に昇華できると
良いこと尽くし。
でも、結構ないがしろにしている会社が多いリスク管理表
補足
じゃあどういうリスク管理表作ればいいの？
についてはまた後日時間を見つけて書く予定