はじめに
「やりたいことがありすぎる！」
「何から手をつければいいか分からない」
そんなお悩みを持つあなたには、GTDがおすすめ。
この記事では、タスク整理術の一つであるGTDを解説します。
対象者
この記事は下記のような人を対象にしています。
- 駆け出しエンジニア
- プログラミング初学者
- もやもやするけど、言葉にできないマン
- 何からやったらいいかわからねぇマン
結論
GTDを使えば、目の前の「やること」に集中できるようになります。
GTDとは
GTDとは、Get Things Done(物事を終わらせる)の略で、有名なタスクマネジメント術です。
GTDは5つのステップに分けられるので、それぞれ詳しく解説していきます。
GTDのSTEP1：把握する
まずは「気になっていること」「もやもや」をとにかく書き出しましょう！
頭の中にモヤモヤした状態でアイデアをためておくと、結局実行されずにストレスだけが溜まります。
「できるか/できないか」「やるか/やらないか」はこの時点では無視して、とにかく頭の外に追い出すことが大事です。
まずは抽象的でもいいので、書きましょう！
GTDのSTEP2：見極める
次に、STEP1で書き出したタスクを具体化していきましょう。
ふんわりした状態のタスクで次のSTEPに進めると、判断が鈍ります。
出来るだけ、具体的なタスクに磨き上げましょう。
タスクを具体化するには5W2Hを意識すると良いでしょう。
また、副右数人が関わるタスクの場合はIPO/SIPOCを意識すると具体的な行動に落とし込みやすいです。
GTDのSTEP3：整理する
さて、全てのタスクが具体化できたら、最適な受け皿に分配していきます。
(A)ゴミ箱
行動を起こす必要がなく、その中でも価値がなさそうなものはゴミ箱行きです。
全てのタスクに全力を注ぐことはできません。
やらなくていいことは思い切ってやらない！という決断をしましょう。
優先順位の付け方で悩んだら、ペイオフマトリクスを活用しましょう。
(B)いつかやる
行動を起こす必要がなく、かと言ってやらないほどではない場合...「いつかやるリスト」に入れておくと良いでしょう。
手が空いたときにやるためのリストとして、活用しましょう。
(C)資料
行動をする必要がないものの、重要な情報である場合は、資料として残しておきましょう。
そして、必要なときに引き出せるようにしておきましょう。
(D)プロジェクト
取るべき行動が2つ以上の複雑なタスクは「プロジェクト」として扱いましょう。
プロジェクトの管理方法として、ガントチャートが有名です。
(E)今すぐやる！
2分以内に終わる見込みのタスクは、思い切ってささっと終わらせてしまいましょう！
リストを作って計画を立てて...なんてやるのは時間の無駄です。
(F)連絡待ち
全てのタスクを自分で片付ける必要はありません。
自分でやる必要がないタスクは、適任者に任せ、完了の報告を待ちましょう。
(G)カレンダー
今すぐやる必要はないけど、やるべき日が決まっているタスクは、カレンダーに記載して忘れないようにしましょう。
(H)次に取るべき行動
ようやくここまで来れば、次にやるべきタスクになります！
ここに分類されたタスクを優先的に実行するようにしましょう。
GTDのSTEP4：実行する
さて、ようやく「実行すべきタスク」が見えてきたので、あとは実行するだけです！
GTDのSTEP5：更新する
ある程度時間が経過したら、全体を見直してみましょう。
(H)のリストの内容が減ってきたら、(B)のリストの中から優先度の高いものを(H)に入れましょう。
他にもA~Hの仕分けに変更がないか、確認して最新の状態に更新しましょう。
上記のように5つのSTEPを使うことで、頭の中のモヤモヤを仕分け、確実に片付けることができます。
GTD向きのタスク管理ツール
さて、強力なタスク管理方法GTDですが、どんなツールが適しているのでしょうか。
私が使用したことのあるツールを比較してみました。
Asana
AsanaはとにかくUIが使いやすいです。
WEB版、スマホアプリ版どちらも動作が軽快なのも、おすすめのポイントです。
タスクが完了すると時々アニメーションが出るのも、モチベーションアップになります。
ClickUp
とにかく、無料で多機能に使いたいならClickUp一択です。
ただし、GTDには不要な機能も多いので、オーバースペックかも...という気もします。
Todoist
「パソコンでさくさく使いたい」ならTodoistがおすすめです。
スマホ版アプリもサクサク動作します。
多端末/複数人で同時アクセスすると同期がイマイチなので、一人で使うのがおすすめです。
notion
markdownでガンガン書いていくプログラマースタイルに適しているのはnotionでしょう。
一人で使う分には無料なので、気軽に始められます。
Google Keep
GoogleもTodoリストツールを提供しています。
特筆すべき機能はないですが、Googleカレンダーと連動できるので、カレンダー機能を重視する場合は選択肢に入るでしょう。
おわりに
タスクマネジメント方法のGTDについてまとめました。