ごきげんよう、百合宮桜（Miyu）です(*'▽')
あの頃に Play Back シリーズの第2弾✨
昔やっていた業務を自動化できるか試してみます！
今回は メールを上司にチェックしてもらってから送信する がテーマです。
ユースケース
私が製造業で事務職をしていた時に、新製品開発の巨大プロジェクトで書記（事務補佐）をする機会がありました。様々な部署の部長職～平社員までが一堂に会する巨大プロジェクトの為、メール1つにも失礼があってはいけないとされ、直属の上司がメール文をチェックしてからメールを送信することになっていました。
しかし上司は忙しいので、メールのチェック依頼をしてからチェックが完了するまでにタイムラグがあります。よって私が帰宅した後にチェック完了の連絡が来て、ポンコツな私は通知を見逃してメールの送信が 予定より遅れる ……そんなことがよくありました💦
ということで上司が承認 → メールの下書きを自動送信するフローを作ってみました。これで少なくとも私の見逃しによってメールの送信が予定より大幅に遅れることは防げます♪
フローの概要
今回のフローは Outlook メールの下書きにフラグが付いたのをトリガーに実行されます。フローで実行される処理は大きく分けて2つです。
- トリガー
- 上司への承認依頼
- 承認されたメールの自動送信
- フラグの解除
前提条件
本フロー検証時の前提条件は以下の通りです。
- メールはフロー開発者自身の Outlook メールの下書きフォルダーに保存される
- 開発者が自身の Outlook メールの下書きフォルダーでフラグを付けられる
共有メールアドレスからの実行は検証してませんのでご注意ください。
それでは1つずつ見ていきましょう。
トリガーについて
今回は Office 365 Outlook コネクタの メールにフラグが設定されたとき（V3） というトリガーを利用しています。これはメールにフラグが付いた時だけフローが実行されるトリガーです。
このトリガーを利用することによって、メール文の作成者が「これで完成！ 上司に見せられる！」と思った時に承認依頼を出せるようにしています。
パラメーターでフラグ設定を検知するフォルダーを 下書き のみに制限することで、受信メールへのフラグ設定での誤作動を防ぐことができます。
上司に承認依頼を発行する
トリガーで取得できるメールの本文は HTML テキストなので、そのまま承認依頼に入れると下図のようにコードでごちゃごちゃして見にくい承認依頼が爆誕します(´・ω・`)
そこで Content Conversion コネクタの Html からテキスト アクションを利用して、 HTMLテキスト→ただのテキストに変換 してから承認依頼へ入れるようにします。
承認依頼は Standard Approval コネクタの 開始して承認を待機 アクションを利用しています。
今回の場合、上司は1人の想定なので、担当者は直接入力で指定しています。メール案の作成者によって上司が異なる場合などは担当者を動的な値で指定した方が良いかもしれません。
詳細には以下を入れています。
@{triggerOutputs()?['body/subject']} についてのメール案です。確認をお願いします。
@{body('Html_からテキスト')}
これで下図のように承認依頼の詳細にメール本文の案が入るようになります。
承認されたメールの自動送信
承認依頼を上司が承認した時だけトリガーで取得したメール（フラグがついたメール）を自動送信します。
条件 アクションで 開始して承認を待機アクションの 結果=Approve の時だけメールの送信を行うようにします。
結果=Approve の場合は True 内の処理を実行するので、Office 365 Outlook コネクタの メッセージの下書きを送信する アクションを True の中に入れます。
メッセージID はトリガーで取得したものを利用します。
これで承認依頼が承認された時だけメールが自動で送信されるようになります。
フラグの解除
上司の承認判断が終われば（結果がどうであれ）フラグは不要なので、最後にフラグを解除する処理を入れています。
このように最後にフラグを解除することで、もし承認結果が却下の場合でも修正した後に再度フラグをつければ、自動で上司に承認依頼を行うことが可能になります。
おわりに
いかがでしたか？
今回の事例はとてもシンプルですが 同僚の確認待ち という仕事を行う上で必ず発生する 待ち時間のストレスを軽減 できる仕組みになっています。
この業務では
- 上司の確認待ちで 作業が止まる
- 上司の返答を 見逃す
- メールの送信が 遅れる
という 人間の動きに依存する 非効率なポイントがありました。
Power Automate を利用して、上司の承認 → 自動実行 という流れを作ることで「確認は人間がやるけど、その後の処理はシステムが行う」という 役割分担 が可能になります。
これによって
- 作業の抜け漏れ防止
- 対応の遅れ防止
- 心理的ストレスの軽減
といった効果が期待できます(*'▽')
しかも今回の仕組みはメール案のチェックだけでなく
- 書類のチェック
- コンテンツレビュー
など様々な業務への応用も可能です。
この例を参考に 人間の判断 と 機械での自動実行 をうまく組み合わせて、日々のちょっとしたストレスを減らしてみてくださいね✨
それではごきげんよう！