概要

突然ではありますが、グループウェアの導入について検討することになりました。
無料のものから有料のものまで、世の中にはたくさんのグループウェアがあります。
グループウェア製品自体の評価などは、いろんなサイトで公開されておりましたが、自分たちが求める機能要件に合わせて、費用比較が欲しくて、自分で作りました。

この記事は、あくまでも自身の事情に合わせた機能要件を前提として、独断と偏見で選出したグループウェア製品の費用比較を行っております。

グループウェアの調査

前提条件

私の事情として、以下の条件を前提としてグループウェアの費用比較を行うための調査を実施しました。

利用者の規模は160名規模とする
利用する機能
- 掲示板やメッセージなどの情報配信を行う機能
- ファイル管理機能
グループウェアに標準的に存在するようなスケジュール機能（グループウェアといったらスケジュール管理が中心だろう。。。）やポータル機能などは必須の機能要件ではない。
重要なのはなるべく低コストで運用できること。ミニマムスタートできること。

グループウェア調査

無料から有料までのグループウェアで

完全無料のSaaSグループウェア
無料でオープンソースなグループウェア
有料のSaaSグループウェア

を調査して、160名規模で利用する場合、どの程度費用がかかりそうなのか、まとめてみました。

#	グループウェア	月額料金（160名）	スマホ対応	掲示板／メッセージ系機能	ファイル管理機能	その他機能	備考
1	R-GROUP	0円（完全無料／無制限）	Web版対応	○	○	タイムライン，メール，タイムカード，無料通話，名刺管理，チャットなど	SaaSで提供ディスク容量も無制限
2	GroupSession オープンソースグループウェアを自前で環境構築する場合	0円 ※別途費用発生	有償オプションでアプリ／Web版対応	○	○	施設予約，メール，稟議，チャットなど	オープンソースのグループウェアなので別途インフラが必要。
3	GroupSession byCloudプランをを利用する場合	48,000円 byCloudスマートプラン300円/月×160名＝48,000円	有償オプションでアプリ／Web版対応	○	○	施設予約，メール，稟議，チャットなど	byCloudスマートプランを利用すると、別途発生する費用（サーバーなどのインフラ費用）が掛からず、サポート費用なども300円に含まれる。
4	Aipo	32,000円掲示板＋フォルダ＝200円/月 × 160名＝32,000円/月	Web版対応	○	○	カレンダー，ポータル，タイムカード，タイムライン，ワークフロー，ToDo，プロジェクト，WiKi，報告書など	アプリ単位で月額100円〜ミニマムスタートが可能 ~~無料お試しをするとカレンダーがデフォルトでセットされるので、カレンダーが不要な場合、除外できるのか確認中。(2020/6/7時点）~~ カレンダーアプリも必須ではないので、本当に自由にアプリ単位で利用が可能。
5	サイボウズOffice	80,000円スタンダードコース500円/月×160名＝80,000円	アプリ／Web版どちらも対応	○	○	スケジュール，施設予約，アークフロー，メール，電話メモ，アドレス帳，報告書，プロジェクト，ToDoリスト，タイムカードなど	グループウェアといったらサイボウズだと思いますが、他のグループウェアと比較してもそこそこの費用。

GroupSession補足

GroupSessionに記載している別途費用発生というのは、他のSaaS形式のサービスに対して、ソースや実行モジュール（.warファイル）のみが提供されている。
そのため、別途インフラとして次のようなものが必要になります。

サーバー
- さくらVPSやAWS EC2などでサーバーを用意するか、オンプレ環境でサーバーを用意するか。
グローバルIPアドレス
- グループウェアにアクセスするためのグローバルIPアドレスが必要。
- さくらVPSなどを利用する場合は、グローバルIPは基本料金に含まれて払い出されるのでOK。
ドメイン名
- グローバルIPでアクセスするのであれば不要だが、名前解決が必要名場合はドメイン名を取得する必要あり。
SSL証明書
- やりとりする情報によるかもしれませんが、基本的にはSSL証明書は必要になる。

概算ですが、上記を全て用意する場合、費用だけでも年間15,000円〜数万円程度は掛かると思います。
※構築するサーバーのスペックや、SSL証明書をやっすいところで取得するのか、ベリサインみたいなところで取得するのかにもよる。

また、SaaSで提供されていないということは、定期的なメンテナンスも自前でやる必要があります。

バックアップ
サーバーOSやミドルウェアなどのパッチ適用
ドメイン名や証明書の更新手続き
など

この点も色々考慮して決めていく必要がありそうですね。

所感

あとは検討する必要がありますが、

コスト最重要視なら GroupSessionの自前で用意（#2）
自分たちの運用コストを最小限にしつつ、コストも考慮するならAipo(#4)
運用コスト＋グループウェアのコストに加えて機能もやっぱり充実してた方がいいならGroupSessionのbyCloud版(#3)
コロナ不況で企業の今後が不安。サービスが途中で終了することは怖い。ということであれば、ネームバリューも高く、おそらく今後もサービス継続されるサイボウズOffice(#5)

がいいかなと思います。
※Aipoについては、デフォルトでどうしても「カレンダー」アプリは契約する必要がある。ということであれば、さらに月額一人当たり200円が追加になってしまうので、それであれば他の機能も充実するGroupSessionのbyCloud版がいいかなぁと思います。

上記で挙げたグループウェア以外にも、たくさんのグループウェアが世の中に存在します。
なので、あくまでも私自身の事情に合わせて検討した内容をメモしたものですのであしからず。