チケットとは
チケットは、ToDo管理の進化版です。登録する→やったで終わるのではなく、書いた人が「誰に」「いつまで」やってほしいのか、その進捗はどうなのか(New->On going->Done->Closeといったような)という一つのワークフローを「チケット」という単位で管理します。
メールのやりとりでもこのような流れを返信でつなげて、数十件になっているメール案件を見たことがあると思います。これをもう少し賢くやりましょうというのが、redmineのチケットです。ソフトウェア開発のために開発されたので、以下の資料もソフトウェア寄りですが、資料作成だろうが、イベント運営だろうが基本的なフローは一緒なので、redmineのチケットシステムは実は大体のグループタスクに使えるGeneralなものであると言えます。
チケットの作り方
チケットは、redmineのプロジェクトサイトのタブの「新しいチケット」というページから作ります。題名・説明を書けば、作れてしまうのですが、それだけを記入して作られたチケットはあまり活用されません。プロジェクトのメンバの「誰に」作業を振り、「いつまで」にやって欲しいかを登録することでそのメンバにメールで通知が送られます。そのメンバがそのチケットに応えることで、コミュニケーションが生まれるというのが、チケット運用の基本的な概念です。一見、パッシブなシステムですが、メール通知機能を持つことでインタラクティブ性をもったシステムになっています。具体的な作り方は以下を参照のこと
チケットの更新
チケットをアサインされた人は、チケットを更新することで仕事を進めます。プロジェクトのチケットタブから、いつでもそのプロジェクトのチケット一覧は確認できますが、慣れてくるとこのページからチケットの確認をするのはリーダーさんだけになります。それより「マイページ」の自分のチケット一覧、もしくはメール通知のリンクから、辿って更新することが多くなります。
大事なことは、更新するときに、「担当者」をしっかりとアサインすることです。例えば、仕事をする上で疑問点がでてきて質問を書き込んだのに、担当者が自分のままだと質問にこたえるべき人がその内容に気づかないことがあります。メーリングリストで全体に質問を投げても返ってこないことがあるように、メッセージのキャッチボールを意識して、担当者の変更は適切にしましょう。
http://redmine.jp/tech_note/first-step/user/issue/
http://redmine.jp/tech_note/first-step/user/update-issue/
終わったチケットは必ずクローズしよう
チケットシステムは、作成者(仕事をそもそも振ったリーダー)が存在します。担当者の仕事が終わっても、誰かがチケットをクローズしないとそのチケットはずっとアクティブな状態で残ります。これは、進捗確認をするときの一覧性を著しく下げるとともに、ToDoがごちゃごちゃになって、チケットで仕事を進める意欲を低下させます。
仕事でも、結局、作業確認がおこなわれず「あれ、どうなったんだっけ」「たしか○○さんがやってたんですが、どうなったんでしょうね」という無責任なやりとりを一度ならず聞いたことがあると思いますが、チケットの仕組みでは、このような確認作業が必ず行われるように、ワークフローのDoneとCloseが明確に区別されています。なので、チケットを作成した人、もしくは担当者は確認作業をした後、しっかりとチケットをCloseしてとむらいましょう。
メールでいうとCcに当たるWatcher
チケットの担当者はこの人なんだけど、他の人にも見てもらいたい。メールでいうとCcに当たるようなことをチケットでもしたいことは良くあります。そのニーズを満たすために、ウォッチャーという機能がチケットに用意されています。ウォッチャーを登録すると、そのチケットの通知は作成者、担当者だけでなく、ウォッチャーとして登録された人にも届きます。必須ではないけど、コメントがあったらしてほしいといったようなニーズがあるときにはその人をウォッチャーとして登録しましょう。