背景

最近、SharePointリストの管理されたメタデータ型列について、遊ぶ機会がありました。正直なところ、最初は「管理されたメタデータ型列」というものを全く知りませんでした。調査を進めるうちに、この機能が便利であることが分かったのでメモしておこうと思います。

管理されたメタデータ型列とは？

管理されたメタデータ型列は、データを体系的に分類するための強力なツールです。これにより、情報の整理が容易になり、必要なデータを迅速に見つけることができます。特に、大量のデータを扱う場合や、複数のユーザーが同じデータセットを利用する場合に、その真価を発揮します。
イメージしにくいかと思うので、実際にユースケースを考えて、使用方法手順説明しようと思います。

ユースケース

システム開発会社でサービスA、サービスBを開発しようとしております。
そこで、フェーズごとに成果物を格納しておりますが、ドキュメントが増えていくにつれて、ドキュメント構成が複雑になってきます。どこにドキュメントがあるか分からなくなってきました。
管理されたメタデータ列でドキュメントを格納しているパスをタグ付けすることによって、ドキュメントがどこにあるか分かりやすくなりました。

使用手順

イメージ

用語セット

成果物ドキュメントフォルダー構成

SharePointリスト

※Category列でファイルを格納したフォルダー階層ごとにカテゴリー分けしております。

まとめ

利用するメリットを整理してみました。

効率的な検索
管理されたメタデータ型列を使用することで、特定の条件に基づいたデータの検索が非常に簡単になります。例えば、プロジェクト名や担当者などのメタデータを付与することで、後から特定のプロジェクトに関連するドキュメントを簡単に検索できるようになります。
一貫性のあるデータ分類
用語セットを使用することで、データの分類が一貫性を持って行われます。これにより、異なるユーザーが同じ分類基準を使用するため、データの整合性が保たれます。
柔軟なデータ管理
管理されたメタデータ型列は、後から用語セットを更新することができるため、データの分類基準を柔軟に変更することが可能です。これにより、ビジネスの変化に対応したデータ管理が実現します。

管理されたメタデータ型列は、SharePointリストのデータ管理を飛躍的に改善するための重要な機能です。データの分類と検索が効率化されることで、業務の生産性が向上します。
実際に管理されたメタデータ型列を使用してみて、用語セットの持ち方、タグのデザインをもう少し工夫できるのではないかと思いました。
まだ使ったことがない方は、ぜひ一度試してみてください！

この記事が皆さんの役に立てば幸いです。何か質問があれば、コメント欄で教えていただけると幸いです！