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Office-Saas 連携No.3 ~ Microsoft Word の差し込み文書にSaas データソースをODBC で使う

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Microsoft Word の差し込み文書機能概要

Microsoft Word は、最も一般的に使われている文書作成ソフトウェアでしょう。レターやPDFの作成、宛名ラベルの作成機能もあります。そして便利な機能が「差し込み文章」機能です。ご存知の通り、一つのひな型を作成したら、ほかのデータベースに格納されている住所、社名などのデータを差し込んでくれるものです。難しいアプリケーションを組むことなく、コピー&ペースト要らずで、入り繰りのリスクのないレターやラベルが作成できます。差し込むデータは、SQL Server、ODBC DSN、Microsoft Access などから選択できます。

近頃顧客マスターがSalesforce などのクラウド上にあるというケースも多くなっています。本記事では、Salesforce のAccount(取引先)データを直接デスクトップのMicrosoft Word の差し込み印刷機能で使ってみます。
9.png
同様にCData ODBC Drivers を使えば、70以上のSaas、NoSQL、Web API をプログラミング不要で差し込み文書のデータベースとすることが可能です。

CData ODBC Driver for Salesforce のDSN 設定

まずは、CData website からCData ODBC Driver for Salesforceをダウンロードします。30日の無償版を使ってみましょう。

インストール実施後、DSN 設定画面が立ち上がります。
ODBCDSNConfig.png
User: Salesforce のユーザーID です。
Password: Salesforce のパスワードです。
Security Token: Salesforce のSecurity token です。
Security Token の入手方法の詳細については、CData のヘルプを参照してください。

[テスト接続]を押して、問題が無ければ[OK]をクリックして、接続を確立します。

Word 差し込み文章へのCData ODBC Driver の設定

  1. [差し込み文章]のタブから[差し込み印刷の開始]を選択し、ウィザードを開きます。
    1.png

  2. 右側に表示される差し込み印刷ウィザードで、作成する差し込み文章のタイプを選択して、次を押します。[宛先の選択]で[既存のリストを使用]を選択します。
    「参照」を押して、データファイル選択画面で、[新しいデータソースへの接続.odc]を選択します。
    2.png

  3. [データ接続ウィザード]で[ODBC DSN]を選択します。
    3.png

  4. 上で設定しCData ODBC ソースを選択します。今回は[CData Salesforce Source]を選択します。
    4.png

挿入するテーブルとカラム、およびレコードの設定

  1. データベースとテーブルの選択画面にて、差し込み文章で使用するテーブルを指定します。今回はSalesforce 内の顧客テーブルである[Account]テーブルを選択します。
    データ接続ファイルを保存して終了します。
    5.png

  2. 次にどのレコードを差し込み印刷の宛先とするかをチェックボックスで選択します。
    7.png
    -30e4a18433a9.png)

Word での差し込み文章のデザイン

  1. あとは、実際のWord 画面にて、[差し込みフィールドの挿入]を使って、挿入するフィールドを選択して、必要な住所や名前をWord 文章に挿入していきます。今回は、BillingStreet、BillingCity、BillingState、BillingPostalCode、BillingCountry を住所に、Name フィールドを会社名として宛先に挿入しています。
    8.png

  2. これで、Salesforce の顧客情報を使ったWord レターの作成ができました。リボンの[結果のプレビュー]から差し込まれた文章を確認できます。設定どおり、Salesforce 上の顧客住所、顧客名が挿入されていますね。
    9.png

このように、プログラミングを行わずに、Saas データをWord 文章に挿入することができました。皆さんも是非、お試しください。

TomoyoH
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