はじめに
皆さん、議事録作成に1時間もかけていませんか？
当社では 「Microsoft Teams」 をオンライン会議のメインツールとして社内で日夜会議を開催しています。
以前までは、誰かが会議の内容をメモに残したり、時には会議中の音声を録音し、それを後から聞いたりして議事録をおこすようなことをしていました。
ですが、今はTeamsであれば標準機能に 「トランスクリプト（文字起こし）」 がありますので、コレを使えばかなり議事録作成が楽になります！
しかし、文字起こしの内容をそのままコピペで使えるほど現実は甘くありません。
「え、そんなこと言っていないけど？？？」という謎の文章が生成されることもあります。
Teams文字起こし「迷」誤変換集
最近行った社内の会議で、文字起こしした内容の中から実際にあった迷える「誤変換集」をここで紹介していきます。
「スイカはないです」
訳「追加は無いです」
夏の会議だったんですかね
「月末の刑務所」
訳「月末の勤務表」
みなさん忘れずに提出しましょう
「マイナンケル振り返りはこの後調整する予定です」
訳「前の案件の振り返りはこの後調整する予定です」
マイナンバーの仲間か何かでしょうか
「メンタルメンタルフェス。あ面談大丈夫か？」
訳「メンタル対策？あ、面談対策か！」
聞き間違いに気づいた時のものですね。メンタルメンタル！
「今、提出率が8割ぐらいなので、バターを出してない人に対しては今朝ですね、オプレグミさん出してねって再度伝えました。」
訳「今、提出率が8割ぐらいなので、まだ出してない人に対しては今朝ですね、遅れても出してねって再度伝えました。」
オプレグミさんには是非お会いしたいところです
「犬カフェ」
解読不能
ドッグカフェの話題は出ていなかったはずですが、、、何だったんでしょうか
なぜ誤変換は起きるのか
誤変換された内容をみて気づいたパターンを以下に記載します。
- 早口・かぶり ：人間の耳同様、早口になってしまった部分や複数名で話がかぶってしまった部分は、文字におこし切れない時があります
- 主語の欠落・語尾が不明瞭 ：日本語特有の曖昧さがある部分は、文脈からの判断がしづらいのか精度が落ちています
- 専門用語の弱さ：専門用語や社内用語、英語と日本語が混じった会話は理解しにくいようです
精度をあげるために必要なこと
誤変換を防ぐために必要だと感じたことを以下に記載します。
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一人ずつ話す：
- ファシリテーターが“指名制” にする「では、◯◯さん、続いて△△さんの順でコメントお願いします」
- 相槌は打ちすぎず時、時にはうなずきだけで代替する
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ゆっくり明瞭に話す：
- 議事録のためというよりは参加者の方々に聞き取りやすいように、ゆっくりめに区切って話す
- 文を完結させる（主語・述語をはっきりさせる）
- 悪い例：「それで、あれをたぶん…いける感じですね」
- 良い例：「A案については、来週の水曜までに仮見積もりを提出します」
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環境を整える
- PC内蔵マイクではなく、ヘッドセットや指向性マイクを使う
- 私は「JBL Quantum STREAM」（指向性マイク）を使っています
- 静かな部屋やネットワーク環境の良いところで会議する
- PC内蔵マイクではなく、ヘッドセットや指向性マイクを使う
誤変換があっても大丈夫！ 「時短」議事録作成ワークフロー
誤変換はどうしても起きてしまうものです。なので、誤変換をいちいち手で直すのではなく、AIを使って時短するテクニックを紹介します。
ステップ1：文字起こしデータのダウンロード
対象の会議を選び、docxやvtt形式で文字起こしデータのファイルをダウンロードします。
文字起こしデータのダウンロードは開催者と同じ権限（ロール）を持つ参加者で無いとできません
権限の付与には「会議オプション」で設定が必要です。
「ロール」の「共同開催者を選択」で権限を付与する参加者のアカウントを入力すればＯＫです。
ステップ2：生成AIに投げる
ChatGPT等のAIに、ダウンロードしたファイルを使って議事録作成を依頼します。
以下、プロンプト例です。
以下のテキストはTeamsの文字起こしです。誤字脱字が含まれますが、文脈を推測して『決定事項』と『ネクストアクション』を箇条書きでまとめてください
当社で普段よく使うサンプルコードはコチラ
命令書:
あなたは、経験豊富な上級秘書であり、ビジネス文書作成のプロフェッショナルです。 以下の #入力データ セクションに記載された会議の文字起こしテキスト（またはメモ）を分析し、#制約条件 と #出力形式 に従って、客観的で正確な議事録を生成してください。
役割とタスク (Instruction):
文字起こし全体から主要な論点、発言の要点を正確に整理してください。
議論の過程を追跡し、会議中に合意または決定された事項を明確に抽出してください。
次回に向けての宿題（アクションアイテム）を特定し、担当者と期限を明記してください。
抽出した情報を構造化された議事録形式で日本語で出力してください。
発言者ごとに会話内容を整理し、議論の流れが視覚的に理解できるように構成してください。
制約条件:
文体は、客観的かつ丁寧なビジネス口調を厳守してください。
曖昧な表現や感情的な言葉は排除し、事実に基づいた情報のみを記載してください。
読者層は、経営層およびプロジェクト参加メンバーです。専門用語は適宜使用して構いません。
参加者の氏名は「○○さん」という敬称付き表記を使用してください。略称は使用せず、フルネームで記載してください。
発言者と発言内容が明確に区別できるよう、視覚的に整理してください。
重要な発言は引用形式で記載し、文脈を明確にしてください。
議事録全体の文字数制限は設けず、会議内容を網羅的かつ詳細に記録してください。
出力形式 (Schema設計):
議事録は、以下の【議事録テンプレート】に従って、Markdown形式の見出しと箇条書き、引用、表形式を使用して構造化してください。
【議事録テンプレート】
議事録
会議基本情報
会議名: 【会議名をここに記載】
日時: 【YYYY年MM月DD日（曜日） HH:MM～HH:MM】
場所: 【会議場所またはオンラインツール名】
参加者: 【参加者のフルネーム（敬称「さん」付き）をカンマ区切りで列挙】
議事録作成者: 【作成者名】
1. 主要な議論の概要
[会議全体の要約を2-3文で記述]
[議題1のタイトル]
[発言者のフルネーム（敬称なし）]: [発言者の主張や説明を詳細に記述。重要な発言は以下のように引用形式で記載]
「重要な発言内容をそのまま引用」
[発言の背景や意図、補足説明を記述。本文中で他の参加者に言及する際は「○○さん」という敬称付き表記を使用]
[別の発言者のフルネーム（敬称なし）]: [その発言者の応答や意見を記述]
[必要に応じて、議論の流れや論点を補足説明]
[議題2のタイトル]
[発言者のフルネーム（敬称なし）]: [発言内容と説明]
「重要な発言の引用」
[補足説明]
[発言者のフルネーム（敬称なし）]: [応答や意見]
[このパターンを議題ごとに繰り返す]
論点A: [簡潔に議論内容を要約]
論点B: [簡潔に議論内容を要約]
論点C: [簡潔に議論内容を要約]
2. 決定事項
[決定された内容を具体的な数値目標や期限と共に箇条書きで明確に記載。人名は「○○さん」表記]
決定事項1: [内容]
決定事項2: [内容]
決定事項3: [内容]
3. 未決事項と今後のアクション（アクションアイテム）
[残された課題や次回の議論に持ち越す事項を記述]
担当者 実施内容 期限 備考
【担当者フルネーム（敬称なし）】 【具体的なタスク内容】 【MM/DD】 【補足情報】
【担当者フルネーム（敬称なし）】 【具体的なタスク内容】 【MM/DD】 【補足情報】
注意事項:
発言者名（見出し）: 太字で敬称なしのフルネームを使用
本文中の人名言及: 「○○さん」という敬称付き表記を使用
表内の担当者名: 敬称なしのフルネームを使用
ステップ3：人間による最終チェック
AIが作成した議事録を確認します。全部読むのではなく、要点（決定事項・宿題事項・誤変換しやすい用語）のみを重点的に確認します。
必要に応じて、録音データがあれば該当の箇所だけを聞き直すようにします（全部は聞き直さない）。
これで完成です！
まとめ
文字起こし機能は「完璧な記録」としてはまだ弱いですが、「議事録の素材」としてはとても優秀です。文字おこし、議事録作成時に利用するAIは「書記」ではなく、「素材づくり」のパートナーとして付き合っていくのをオススメします。