Salesforceには時間ベースのワークフロールールという設定があります。

これは特定の条件から数日後（数時間後）にメールを送る。という設定に便利です。

しかしながら、この時間ベースは1000日より後の設定はできないですね。
もしも1000日後に設定すれば↓のようなエラーが出ます

エラー: 数値が大きすぎます。

今日は例として
・商談が受注してから3年後（1095日後）にメールを送る

という設定を教えます

カスタム項目「受注日」を商談オブジェクトに作成します。

条件は商談が受注したときです

アクションその１は下記項目自動更新です
日付は今日から１０９５日後。つまり数式は
TODAY()+1095
です

次にアクションその２を作成します
「タイムトリガの追加」ボタンをクリックします
まずは

商談：受注日（つまり最初に作成したカスタム項目）を設定。保存します

以上でワークフロールールは完成です。あとは有効化をお忘れなく。

ワークフロールール完成形はこのような形になります

なお、今回の設定について「じゃあ実際メールを送られたかどうか、今から３年後経ないと分からないじゃん？」と思うかもしれませんがご安心を。
以下のように「時間ベースのワークフロー」から、実際に３年後にメールが送られるか確認が可能ですよ。